Calcolo della ritenuta d'imposta federale sul reddito, imposta FICA e altro
Stai valutando la possibilità di elaborare il tuo personale ? Calcolare trattenute e detrazioni per gli stipendi dei dipendenti non è difficile se segui i passaggi descritti qui.
Il tuo obiettivo in questo processo è quello di ottenere dall'importo della retribuzione lorda (la retribuzione lorda è l'importo effettivo dovuto al dipendente) alla retribuzione netta (l'importo dello stipendio del dipendente). Dopo aver calcolato la retribuzione lorda per il periodo di retribuzione, è necessario quindi detrarre o trattenere gli importi per la ritenuta fiscale federale sul reddito, FICA (Social Security / Medicare) , imposte statali e locali e altre detrazioni.
AGGIORNAMENTO: La nuova legge fiscale riguarda i calcoli alla fonte
Il Tax Cuts and Jobs Act, firmato dal presidente Trump il 22 dicembre 2017, ha cambiato le aliquote fiscali per molti americani. Queste variazioni di velocità significano modifiche alle tabelle di ritenuta e potrebbero richiedere nuovi moduli W-4 per molti dipendenti. L'IRS ha pubblicato tabelle fiscali aggiornate e incoraggia i datori di lavoro ad attuare le modifiche necessarie il più presto possibile, ma non oltre il 15 febbraio 2018.
I dettagli di come questi cambiamenti influenzano i tuoi processi del libro paga sono spiegati in questo articolo.
Qual è la differenza tra deduzioni e ritenute?
La ritenuta alla fonte è un termine utilizzato per le imposte federali o statali, come le imposte sul reddito e le imposte FICA, che sono prelevate dalla retribuzione dei dipendenti. Le detrazioni sono per altri importi che possono essere prelevati dallo stipendio di un dipendente, come le prestazioni di vecchiaia, i costi dell'assistenza sanitaria o fondi speciali e donazioni.
Utilizza la retribuzione lorda per tutti i calcoli
La retribuzione lorda è l'importo della retribuzione dei dipendenti per il periodo del libro paga. Quando si calcolano gli importi di ritenute e detrazioni, è necessario utilizzare l'importo lordo dell'impiegato del dipendente per ciascun calcolo. I calcoli non sono progressivi, con importi minori e minori utilizzati per i calcoli. Vedere l'esempio di calcolo dettagliato di seguito per ulteriori informazioni su come funziona.
L'unica eccezione a questa regola è quando si calcola la ritenuta d'imposta federale sul reddito utilizzando il metodo percentuale (spiegato di seguito).
01 - Fase uno: ottenere un modulo W-4 da ciascun dipendente
L'IRS richiede che tutti i lavoratori negli Stati Uniti sottoscrivano il modulo IRS W-4 al momento dell'assunzione. Questo modulo include informazioni importanti che dovrai pagare al dipendente e assicurarsi che il reddito e la trattenuta siano correttamente calcolati sulla retribuzione del dipendente.
Oltre al nome e all'indirizzo del dipendente, le informazioni più importanti sono:
- Il numero di sicurezza sociale del dipendente
- Lo stato civile del dipendente,
- Il numero di quote che il dipendente sta sostenendo e
- Qualsiasi importo aggiuntivo che il dipendente desidera aver prelevato da ogni retribuzione.
Lo stato civile, le indennità e gli importi aggiuntivi saranno necessari per calcolare la ritenuta alla Fase 4.
02 - Passaggio due: calcolo della retribuzione lorda
Gli stipendi dei dipendenti iniziano come retribuzione lorda. La retribuzione lorda è l'importo totale della retribuzione. Per gli impiegati dipendenti, è un importo annuale diviso per il numero di periodi di paga. Per i dipendenti orari, è il numero di ore lavorate per il tasso (inclusi gli straordinari.
Se non sei sicuro del tipo di dipendenti che hai, leggi questo articolo sulla differenza tra impiegati retribuiti e dipendenti orari.
Ecco alcuni esempi di come viene calcolata la retribuzione lorda per i dipendenti retribuiti e orari se non è previsto uno straordinario per tale periodo di pagamento:
Un dipendente stipendiato viene pagato un salario annuale. Diciamo che il salario annuale è di $ 30.000. Quel salario annuale è diviso per il numero di periodi di paga nell'anno per ottenere la retribuzione lorda per un periodo di paga. Se si paga dipendenti stipendiati due volte al mese, ci sono 24 periodi di paga nell'anno, e la paga lorda per un periodo di paga è di $ 1250 ($ 30.000 divisi per 24).
Un dipendente orario viene pagato ad una tariffa oraria per il periodo di paga. Se la tariffa oraria di un dipendente è $ 12 e ha lavorato 38 ore nel periodo di paga, la sua retribuzione lorda per quella busta paga è $ 456,00 ($ 12 x 38).
Ma non hai ancora una paga lorda se gli straordinari sono pagati. Successivamente, dovrai calcolare gli straordinari per i lavoratori orari e alcuni lavoratori dipendenti. La retribuzione extra deve essere aggiunta alla retribuzione ordinaria per ottenere una retribuzione lorda.
03 - Passaggio tre: calcolare il tempo supplementare
Tutti i dipendenti orari hanno diritto allo straordinario se lavorano oltre 40 ore in una settimana. Alcuni impiegati retribuiti sono esenti dagli straordinari, a seconda del loro livello di retribuzione. I dipendenti con salario più basso devono ricevere gli straordinari se il loro stipendio è pari a $ 455 a settimana ($ 23,660 all'anno), anche se sono classificati come esenti.
La legge federale sul lavoro richiede un overtime minimo richiesto di una volta e mezza la tariffa oraria per tutte le ore oltre i 40 in una settimana. Puoi pagare più di questo straordinario, ma per i nostri scopi qui utilizzeremo l'importo richiesto. Alcuni stati hanno anche leggi straordinarie che richiedono che lo straordinario debba essere pagato a tassi più alti. Controlla il tuo dipartimento del lavoro statale per i dettagli.
Ecco un esempio di come viene calcolato lo straordinario:
Sandy lavora 43 ore in una settimana. Ha diritto a straordinari per 3 ore a 1,5 volte la sua tariffa oraria. Se la sua tariffa oraria è $ 12, riceve ore straordinarie al prezzo di $ 18 per 3 ore, totalmente $ 54 di lavoro straordinario. Questo straordinario è aggiunto al suo normale retribuzione oraria di $ 480 (40 ore x $ 12), per un totale di $ 534. Questa è la sua paga lorda per il periodo di paga.
Questi articoli sugli straordinari potrebbero aiutarti a risolvere il problema degli straordinari:
04 - Fase quattro: calcolo dell'importo trattenuto dell'imposta federale sul reddito (FIT)
Per calcolare la ritenuta d'imposta sul reddito federale è necessario:
- La retribuzione lorda del dipendente per il periodo di paga
- Il modulo W-4 del dipendente e
- Una copia delle tabelle delle imposte dall'IRS in Pubblicazione 15: Guida fiscale del datore di lavoro ). Assicurati di avere il tavolo per l'anno corretto. La tabella è cambiata a partire dal 1 ° gennaio 2018, quindi avrai bisogno della tabella 2018.
Vai alla pagina su Pubblicazione 15 che dice: "Tabelle del metodo percentuale per ritenuta d'acconto"
Cerca la tabella corrispondente:
- Stato civile. Il singolo (incluso lo status di capofamiglia) è sulla sinistra e il coniuge è sulla destra.
- Tipo di periodo di pagamento Questo varia da settimanale a annuale (nel senso che la persona viene pagata una volta all'anno). Ogni due settimane è ogni due settimane (ad esempio ogni venerdì) e semestrale sarà due volte al mese (il 1 ° e il 15, ad esempio).
- Quindi trova la paga lorda della persona su quel tavolo.
Diciamo che stai guardando il periodo di busta paga settimanale per una persona sposata.
Guarda in basso a sinistra per trovare l'importo della retribuzione lorda settimanale per quella persona. Diciamo che è $ 1500. Trova $ 1500 nella lista "Oltre ... Ma non oltre". $ 1500 sono oltre $ 525 ma non oltre $ 1626.
Vedrai questa riga:
L'ammontare delle imposte sul reddito da trattenere è:
Over- Ma non eccessivamente eccessivo
$ 525 $ 1626 $ 35,90 più il 15% - $ 525
Ci sono diversi passaggi per questa parte successiva.
1. Inserisci $ 35,90 dalla colonna "Importo della tassa da trattenere".
2. Quindi, devi trovare l'eccedenza della retribuzione del tuo dipendente dal numero nella colonna "di eccesso". Sottrarre $ 525 da $ 1500; che ti dà $ 475.
3. Più $ 475 del 15% nella terza colonna. Questo ti dà $ 146,25.
4. Aggiungi $ 146,25 a $ 35,90 a € 182,15. Questo è l'importo trattenuto dalla paga della persona per l'imposta federale sul reddito.
L'IRS ha un calcolatore di ritenuta alla fonte per rendere questo processo più semplice se hai molti dipendenti.
Successivamente, dovrai calcolare le tasse FICA.
05 - Fase cinque: calcolo delle detrazioni di previdenza sociale e Medicare
È necessario detrarre le imposte FICA (Social Security e Medicare) dagli assegni paga degli impiegati . Il calcolo per queste deduzioni è piuttosto semplice. L'ammontare della tassa FICA è pari al 15,3% della retribuzione lorda del dipendente.
La metà del totale (7,65%) viene trattenuta dallo stipendio del dipendente e metà viene pagata dal datore di lavoro.
Per il dipendente sopra, con $ 1500 in paga settimanale, il calcolo è $ 1500 x 7,65% (0,0765) per un totale di $ 114,75.
Fai attenzione a non detrarre troppe tasse di sicurezza sociale dai dipendenti ad alto reddito, dal momento che la sicurezza sociale è limitata ogni anno, con l'importo massimo fissato dall'amministrazione della sicurezza sociale.
Dovrai considerare anche la detrazione fiscale addizionale di Medicare dovuta dai dipendenti a reddito più elevato, che inizia quando il dipendente raggiunge un importo di pagamento specifico per l'anno. L'imposta aggiuntiva è pari allo 0,9% della retribuzione lorda e inizia a $ 200.000, in base allo stato W-4 del dipendente. Nessuna imposta aggiuntiva è dovuta dal datore di lavoro.
06 - Fase Sei: prendere le detrazioni fiscali sul reddito dello Stato
La maggior parte degli stati impone tasse sui salari e stipendi dei dipendenti. Dovrai fare qualche ricerca per determinare la quantità di queste detrazioni e come inviarle all'autorità fiscale locale / locale competente. Le tue responsabilità come datore di lavoro per dedurre, pagare e riportare queste tasse sono discusse in questo articolo.
Ricorda di utilizzare nuovamente la retribuzione lorda per la detrazione dell'imposta sul reddito dello Stato.
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07 - Passaggio 7: prendi altre detrazioni
Non hai ancora finito con deduzioni. Ecco alcune altre possibili detrazioni dalla retribuzione dei dipendenti che potresti dover calcolare:
- Detrazioni per i contributi dei dipendenti alla copertura del piano sanitario
- Detrazioni per 401 (k) o altri contributi del piano di pensionamento
- Detrazioni per contributi a fondi aziendali interni o donazioni di beneficenza.
Ricorda, tutte le detrazioni sono basate sulla retribuzione lorda.
08 - Infine, un esempio di come apparirà lo stipendio del dipendente
Nel caso del dipendente sopra, lo stub settimanale dovrebbe essere simile a questo:
Retribuzione lorda FIT Ritenuta FICA Ritenuta altri detriti Saldo netto
$ 1500,00 $ 182,15 $ 146,25 $ 0 $ 1171,60
09 - Utilizzo delle tabelle del metodo percentuale per calcolare la ritenuta d'imposta sul reddito federale
Il metodo percentuale per calcolare la trattenuta è un metodo di calcolo alternativo. Questo calcolo si basa non sulla retribuzione lorda ma sui salari netti dopo la detrazione per le detrazioni di ritenuta totali. Per il 2018, l'IRS ha pubblicato dettagli sull'avviso 1036 che spiega come funziona il metodo percentuale.
In primo luogo, si deduce il numero totale di quote (nella riga 5 del modulo) dalla retribuzione lorda per il periodo di retribuzione corretto. Se un dipendente ha due indennità e viene pagato settimanalmente, il totale da detrarre sarebbe $ 159,60. Se la retribuzione settimanale dell'impiegato è di $ 650,00, l'importo utilizzato nel calcolo sarà $ 650 meno $ 159,60 o $ 490,40. Quindi utilizzare la tabella sull'avviso 1036 per calcolare la ritenuta alla stessa maniera del passaggio 4.
10 - E non dimenticare di pagare le tasse sui salari
È necessario effettuare depositi con l'IRS delle imposte trattenute dalla retribuzione dei dipendenti per le imposte sul reddito federali e le imposte FICA e gli importi dovuti come datore di lavoro. In particolare, dopo ogni busta paga, è necessario
- Pagare la ritenuta fiscale federale sul reddito da tutti i dipendenti
- Pagare la ritenuta fiscale FICA da tutti i dipendenti, e
- Paga la metà della tassa FICA per tutti i dipendenti.
A seconda delle dimensioni del tuo libro paga, devi effettuare depositi mensili o semestrali.
È inoltre necessario presentare una relazione trimestrale sul modulo 941 che mostri gli importi dovuti e quanto si è pagato.