In che modo la nuova scadenza influisce sulle correzioni W-2
Una modifica della scadenza di archiviazione per i moduli W-2 e W-3 richiederà alla tua azienda di apportare modifiche alle tue procedure.
La scadenza per il deposito dei moduli W-2 e W-3 con la Social Security Administration (SSA) è stata modificata. Per i moduli 2017, la scadenza per il deposito è il 31 gennaio 2018.
La scadenza per la compilazione dei moduli con la SSA è ora la stessa della scadenza per fornire i moduli W-2 ai dipendenti.
Se si desidera dare ai dipendenti il tempo di ricevere i moduli e di apportare modifiche, sarà necessario fornire i moduli W-2 ai dipendenti prima di gennaio. È molto più facile apportare correzioni prima di archiviare con SSA.
Trova maggiori dettagli sulla nuova scadenza per il deposito in questo articolo in merito alle scadenze annuali del rapporto sulle imposte sui salari 2018 , per le imposte sul salario 2017.
In che modo la modifica della scadenza influisce sugli errori del modulo W-2
In passato, hai avuto un mese per dare i moduli W-2 ai dipendenti e assicurarti che fossero corretti prima di inviarli alla Social Security Administration. Con le due scadenze ora identiche, potresti voler dare gli W-2 ai dipendenti all'inizio del mese di gennaio, in modo che gli errori possano essere corretti.
In caso contrario, sarà necessario seguire questa procedura per correggere gli errori in W-2 e W-3.
Correzione di W-2 e W-3 con W-2C e W-3C
Se hai rilasciato una dichiarazione W-2 errata a un dipendente, prima o dopo aver archiviato il modulo di trasmissione W-3 con la Social Security Administration, devi completare un modulo W-2c e un modulo W-3c .
Innanzitutto, una revisione dei requisiti del modulo W-2
È necessario preparare e distribuire un W-2 a ciascun dipendente, mostrando la propria retribuzione e ritenuta per l'anno, entro la fine di gennaio dell'anno successivo. Entro la fine di gennaio, è necessario preparare un modulo di trasmissione W-3 e inviarlo insieme a tutti i moduli W-2, all'SSA.
La scadenza esatta cambia ogni anno a causa di festività e fine settimana. Ecco un articolo aggiornato che mostra le scadenze esatte per l'anno fiscale corrente.
Errori nel nome del dipendente, SSN
Se in precedenza hai segnalato correttamente il nome o il codice fiscale del dipendente e quest'anno il nome / SSN non è corretto, completa il W-2c solo attraverso la casella i. Non completare le caselle numerate con le informazioni su salari e ritenute. Se questa è la prima volta che hai segnalato erroneamente il nome / SSN, basta rifare il W-2 originale e consegnarlo al dipendente. Se hai inviato il modulo all'SSA insieme al W-3, dovrai fare W-2c e W-3c.
Nome mancante o numero di previdenza sociale
Se l'errore è un nome dipendente o SSN mancante, non è possibile utilizzare W-2c per aggiungere queste informazioni. Le istruzioni per i moduli W-2C e W-3C indicano che è necessario contattare l'SSA direttamente al numero 1-800-772-6270.
Errore in un importo su un modulo W-2
Se hai commesso un errore in un importo, a titolo di ritenute o guadagni, compila completamente il W-2c, mostrando gli importi originali e corretti. Potrebbe anche essere necessario presentare un 941c se ha segnalato erroneamente salari e / o trattenute su un 941 - Dichiarazione fiscale trimestrale del datore di lavoro .
Note aggiuntive
- Se hai pagato salari a un dipendente per errore, questi salari sono ancora tassabili per il dipendente.
- Non utilizzare un W-2c per segnalare la retribuzione.
- È necessario utilizzare un W-3c separato per ogni tipo di W-2c (questo è lo stesso di un file con tipi diversi di W-2).
Leggi attentamente le istruzioni
Questo articolo è una panoramica generale su queste dichiarazioni salariali e fiscali; non è inteso per essere completo. Prima di completare un W-2c o W-3c, leggere attentamente le istruzioni (che si trovano nei documenti).
Un promemoria sulla presentazione in ritardo
Assicurati di portare i tuoi W-2 ai tuoi dipendenti entro la data prevista e i tuoi W-3 trasmessi alla SSA in tempo utile per evitare penali per la distribuzione e l'archiviazione tardive.