Prima, durante e dopo un controllo o un'ispezione
- Autorità locali , per le ispezioni antincendio, i codici di costruzione, i problemi di salute e sicurezza e le possibili violazioni degli Americans with Disabilities Act (ADA)
- Agenzie statali , per imposte sulle vendite, registrazione delle imprese e problemi di impiego
- Agenzie federali, tra cui OSHA, ADA, dipartimento Wage e Hour e immigrazione / dogana (ICE).
Ecco una lista di agenzie statali e federali che possono controllare o ispezionare il tuo business.
Tipi di audit e ispezioni
- Alcune agenzie devono ispezionare la tua azienda quando si apre. Si tratta in genere di attività commerciali locali come il dipartimento della salute o il reparto edile.
- Alcune agenzie ispezionano regolarmente . Gli ispettori locali degli incendi e della salute di solito arrivano a un orario rotante.
- Alcune agenzie possono venire al tuo business senza preavviso senza motivo . OSHA è una di quelle agenzie.
- Alcune agenzie vengono in risposta a un reclamo di un dipendente o di un cliente o di un'altra persona. Gli ispettori dell'immigrazione, gli ispettori ADA e gli ispettori OSHA rispondono ai reclami di un dipendente o di un cliente. I revisori dei conti IRS oi revisori dei conti delle tasse statali potrebbero venire in risposta a un reclamo di un appaltatore indipendente.
Essere preparati prima di un controllo o un'ispezione
Prenditi del tempo per prepararti a eventuali verifiche o ispezioni:
- Fai una lista di possibili agenzie che possono ispezionare la tua attività specifica. Includi le agenzie che potrebbero essere visualizzate a causa della natura specifica della tua attività. Ad esempio, le imprese alimentari potrebbero avere un ispettore sanitario.
- Conosci i tuoi diritti per ogni tipo di ispezione. Puoi chiedere all'ispettore di tornare più tardi, quando è più conveniente per te? Avete il diritto di accompagnare l'ispettore o il revisore dei conti?
- Siediti con il tuo avvocato e discuti i tuoi diritti e le responsabilità durante questi audit e ispezioni.
- Stabilisci le procedure da seguire per te e il tuo personale quando arriva un ispettore o un auditor e istruisci il tuo personale su cosa fare. Potrebbe essere una buona idea mettere questi processi in un notebook da qualche parte.
- Decidi chi deve essere informato quando arriva un ispettore. Cosa dovrebbe fare il tuo staff se non sei disponibile? Chi è il prossimo responsabile? Il tuo avvocato dovrebbe essere informato e quando?
- Controllare i registri aziendali relativi a questa ispezione per assicurarsi che siano accurati, completi e conformi alla legge. Ad esempio, un ispettore federale delle tasse salariali o statali vorrebbe vedere schede di tempo o altri registri di tempo.
La prima cosa da fare durante un'ispezione o un controllo:
Sii cortese e disponibile. Il tuo atteggiamento dovrebbe essere: "Vogliamo obbedire al laico e fare la cosa giusta. Aiutaci a sapere che cos'è. Se ci sono problemi, vogliamo correggerli".
- Verificare l'identità dell'ispettore e assicurarsi che l'ispettore abbia i documenti corretti, incluso un mandato, se necessario. Gli ispettori falsi a volte si presentano cercando di intimidire i datori di lavoro a sottoporsi a ispezioni, pagando multe o sanzioni o acquistando kit di conformità.
- Quindi, metti in atto il tuo piano.
- Fare delle foto o tenere un registro dell'ispezione o dell'audit. Segui l'ispettore o chiedi se puoi partecipare alla verifica.
- Non fare nulla di volontario . Se ti viene fatta una domanda, rispondila. Non aggiungere nulla alla tua risposta.
- Alla fine dell'audit o dell'ispezione, chiedere una revisione. La maggior parte degli ispettori o dei revisori non si impegna a qualcosa di specifico, ma dovrebbe darvi un'idea generale della presenza di violazioni e di cosa aspettarsi dopo.
Dopo una verifica o un'ispezione
Se le violazioni sono state asserite dall'ispettore, si può avere il diritto a una procedura di ricorso. Il modo in cui viene gestito questo passaggio dipende dall'agenzia specifica. Come follow-up, qualsiasi agenzia dovrebbe fornirti una registrazione scritta delle violazioni, se queste sono correggibili e come, e quali ammende e sanzioni vengono imposte.
A questo punto, probabilmente vorrai contattare il tuo avvocato per discutere una risposta.
Se dall'ispezione non vi sono violazioni, discutere con i dipendenti di ciò che è andato bene, di ciò che hai sentito o visto e di cosa puoi imparare a fare meglio la volta successiva.
Per quasi tutti gli affari, ci sarà una prossima volta.