Le buste paga non riscosse sono un tipo speciale di proprietà non reclamata . Se sei seduto su stipendi non reclamati, tu (il datore di lavoro) sei legalmente vincolato dalla legge dello stato a restituire qualsiasi stipendio non incassato allo stato in cui la persona ha lavorato per ultimo.
Puoi essere multato o penalizzato se non restituisci l'assegno, anche se la persona non può essere trovata.
Perché lo stipendio non reclamato deve essere consegnato allo stato?
Il principio alla base di questa legge è chiamato " escheat " (è pronunciato come sembra, in due sillabe: es-cheat.) Escheat significa "arrendersi" ed è basato su una dottrina della common law che richiede che le proprietà non reclamate vengano restituite (arrese) allo stato, non tenuto dalla persona che lo ha.
Quali sono le regole per il ritorno degli stipendi dei dipendenti?
Le leggi di Escheat variano a seconda dello stato, ma la maggior parte ha il requisito che l'azienda che emette lo stipendio deve fare uno sforzo per trovare l'ex dipendente e consegnare l'importo dello stipendio entro un certo periodo di tempo (un limite di un anno dal il tempo in cui è stato rilasciato lo stipendio è comune).
Come posso avvisare l'ex-dipendente?
In primo luogo, invia una lettera certificata all'ultimo indirizzo conosciuto della persona (è per questo che tieni buoni registri del libro paga , giusto?).
Il tempo tra la notifica e l'archiviazione varia in base allo stato, ma in genere non supera i 180 giorni (circa 6 mesi). Cioè, è necessario avvisare la persona, quindi attendere non più del tempo specificato prima di passare lo stipendio allo stato.
L'invio di una lettera certificata significa che si dispone di una registrazione se la lettera non è consegnabile; questo ti aiuterà a mostrare lo stato in cui hai svolto la dovuta diligenza nel cercare di trovare l'ex dipendente.
Come posso inviare una busta paga incassata?
Ogni stato ha un requisito diverso. In Iowa, ad esempio, devi cercare di individuare gli ex dipendenti da luglio a settembre e inviare il rapporto entro il 1 ° novembre.
Come posso scoprire le leggi di Escheat per il mio stato?
Inizia facendo una ricerca su "escheat" e il nome dello stato. Oppure puoi consultare il sito web del tuo tesoriere di stato, dipartimento delle entrate o agenzia fiscale per trovare informazioni. Bizfiling ha una lista di leggi sulla proprietà non rivendicate per stato. Ricorda, ogni stato ha requisiti diversi.
Stabilire una procedura per la gestione degli assegni di pagamento non riscossi
- Imposta una nota "da fare" sul tuo calendario dei salari per la fine di ogni anno ed esegui un rapporto che mostra le informazioni per ogni busta paga. Contrassegna le buste paga che non sono state incassate.
- Quindi, invia le lettere certificate.
- Infine, segui i requisiti del tuo stato per la restituzione di buste paga non riscosse per quegli ex dipendenti che non hanno incassato assegni.