La legge federale richiede che tu conservi le registrazioni dei saldi e altra documentazione
Quali sono i registri Paycheck necessari per mantenere i datori di lavoro?
Normalmente manterrai la maggior parte dei documenti richiesti dalla legge solo nel corso delle attività commerciali, quindi l'adempimento non dovrebbe richiedere molto tempo in termini di ulteriori passaggi o attività.
Controlla i record che hai già per assicurarti di essere in linea con i requisiti di IRS e FLSA.
I registri possono essere mantenuti in qualsiasi forma, anche elettronicamente. Quanto segue deve essere tenuto per tutti i dipendenti non esenti e per quelli coperti dai requisiti minimi salariali:
- Informazioni personali, incluso il nome del dipendente, l'indirizzo di casa, l'occupazione, il sesso e la data di nascita se ha meno di 19 anni
- L'ora e il giorno in cui inizia la sua settimana lavorativa
- Le ore totali hanno funzionato ogni giorno lavorativo e ogni settimana lavorativa
- Guadagni totali giornalieri o settimanali in tempo reale
- Regime di retribuzione oraria regolare per ogni settimana in cui viene eseguito lo straordinario
- Salario straordinario straordinario per la settimana lavorativa
- Salari totali pagati ogni periodo di paga
- Data di pagamento e periodo di pagamento coperto.
I dipendenti non esenti devono essere retribuiti almeno con salario minimo e ricevere ore di lavoro straordinario per le ore lavorate oltre i 40 alla settimana. Un dipendente può essere esonerato se viene retribuito almeno $ 455 a settimana su base salariale e se svolge determinate mansioni lavorative, in genere amministrative, dirigenziali o di gestione.
La retribuzione in tempo reale è quella che viene guadagnata durante le prime 40 ore in una settimana lavorativa.
Le registrazioni richieste per i dipendenti esenti differiscono da quelle per i lavoratori non esenti e sono richieste informazioni speciali per i dipendenti della famiglia, per i dipendenti che lavorano con modalità di pagamento non comuni, per i dipendenti a cui sono forniti alloggio o altre strutture e per i dipendenti che ricevono un'istruzione correttiva.
Se qualcuno dei tuoi dipendenti rientra in queste categorie, consulta un avvocato.
Forme che devi mantenere
Oltre ai record di stipendio, è necessario conservare alcuni altri documenti in archivio per ciascun dipendente.
- Una copia firmata del suo modulo W-4 che mostra la ritenuta federale. Questo modulo può essere modificato molte volte, quindi assicurati di mantenere il modulo più recente in cima.
- Una copia di qualsiasi modulo in cui un dipendente abbia autorizzato le detrazioni di pagamento, compresi i sussidi e le donazioni speciali come United Way o altre organizzazioni di beneficenza
- Una copia del modulo di domanda originale del dipendente e di eventuali documenti giustificativi, come un curriculum o trascrizioni.
- Registra i cambiamenti nei livelli di retribuzione, comprese le promozioni o le retrocessioni, e le ragioni di tali azioni.
Qual è il modo migliore per conservare i record Paycheck?
I registri di stipendi, compresi quelli che documentano tutte le ore lavorate, i cambiamenti nello stato di paga e le tariffe, dovrebbero essere conservati in un file separato.
È inoltre necessario tenere un registro di tutte le modifiche apportate alla retribuzione e ai benefici dei dipendenti, inclusi i consensi dei dipendenti. È necessario disporre di un consenso scritto in archivio per qualsiasi detrazione dalla retribuzione di un dipendente, ad eccezione delle imposte e dei supplementi FICA .
Susan Heathfield, esperta in risorse umane, ha informazioni più dettagliate su ciò che dovrebbe essere conservato nel file del personale di un dipendente.
Chi è autorizzato a vedere le registrazioni dei dipendenti?
La maggior parte delle aziende conserva i documenti dei dipendenti in un'area riservata e consente l'accesso solo alle persone che potrebbero aver bisogno di vedere i record a causa del loro grado di occupazione o posizione. I registri dei dipendenti non dovrebbero mai essere rimossi dalla sala record. Se hai più di pochi dipendenti, potresti voler impostare un criterio di accesso ai file del personale in modo che i dipendenti delle risorse umane sappiano come rispondere alle richieste.
- I dipendenti dovrebbero poter vedere i propri record. Puoi volere che qualcuno rimanga nella stanza con un dipendente mentre sta visualizzando il suo stesso record.
- Indicare quali dipendenti della società possono vedere i record dei dipendenti. L'accesso è generalmente limitato ai dipendenti del dipartimento delle risorse umane e ai dirigenti e ai dirigenti al di sopra di un determinato livello.
- Diversi revisori federali e statali possono avere accesso ai documenti dei dipendenti a fini di controllo. È possibile richiedere un mandato prima di consentire a un revisore l'accesso alle registrazioni dei dipendenti.
- Agli avvocati che rappresentano i dipendenti in cause legali può essere concesso l'accesso in determinati casi specifici. Un funzionario di alto livello o l'avvocato della compagnia dovrebbe verificare la richiesta dell'avvocato prima di consentire la visualizzazione dei record.