Un modulo W-4 deve essere compilato da tutti i dipendenti che lavorano negli Stati Uniti, in modo che il datore di lavoro sappia quanto deve essere trattenuto dallo stipendio del dipendente per le imposte sul reddito federali. Il dipendente deve indicare:
- Stato civile
- Numero di quote, e
- Ulteriori importi di detrazione.
AGGIORNAMENTO: la nuova legge sulla riforma fiscale (2017) e il suo effetto sui moduli W-4
La legge sulla riforma fiscale del 2017 ha apportato importanti cambiamenti che incideranno sulla ritenuta dei dipendenti.
Molti dipendenti potrebbero voler cambiare il loro modulo W-4 per evitare di pagare troppe ritenute. L'IRS ha emesso un nuovo modulo W-4 2018 , che è attualmente in stato proposto e non dovrebbe essere utilizzato fino a quando non è finalizzato.
Come è stato cambiato il nuovo modulo W-4?
Alcune modifiche annotate sul nuovo modulo W-4 2018 sono:
- Nella pagina dei calcoli, gli importi sono stati modificati sull'elemento B, F e G.
- Nel foglio di lavoro, le tabelle 1 e 2 sono state modificate in modo da riflettere i nuovi programmi di ritenuta d'imposta federali sul reddito.
Quando deve essere completato un W-4 a noleggio? Quando entra in vigore un nuovo W-4?
Un dipendente deve completare il modulo a noleggio prima che venga fornito il primo stipendio. L'IRS dice che i datori di lavoro sono tenuti ad implementare un nuovo W-4 all'inizio del primo periodo del libro paga che termina il o dopo il trentesimo giorno dalla data in cui il datore di lavoro lo ha ricevuto.
Ecco un esempio. Josie ti regala un nuovo W-4 il 10 novembre; viene pagata il 15 e il 30 di ogni mese.
È necessario implementarlo entro e non oltre il 15 dicembre del libro paga. Naturalmente, potresti essere in grado di implementarlo prima, ma non è necessario.
Se un dipendente desidera apportare una modifica a un W-4 per un bonus o un'altra modifica di pagamento una tantum, è necessario fornire loro un preavviso sufficiente in modo che possano pianificare che la modifica W-4 sia in vigore con la stessa busta paga di il bonus.
Quante volte un dipendente può cambiare un W-4? Quanto dura un W-4?
I dipendenti possono modificare gli importi su un modulo W-4 in qualsiasi momento e tutte le volte che lo desiderano. I requisiti di timeline di implementazione sopra devono essere seguiti per le modifiche e le nuove assunzioni.
Non esiste un limite di tempo per quanto tempo un W-4 rimane in effetto; rimane in vigore fino a quando il dipendente non lo cambia. Al termine, il W-4 continua in vigore per la ritenuta delle imposte FICA per i pagamenti effettuati dopo la data di scadenza.
Il W-4 più recente deve essere firmato dal dipendente e conservato nella cartella del libro paga del dipendente per verificare l'ammontare della ritenuta fiscale sul reddito federale.
Posso accettare i moduli W-4 telefonicamente o via email?
No, non è possibile accettare informazioni da un dipendente in merito a un modulo W-4 nuovo o modificato tramite telefono o e-mail. L'unico modo per effettuare una modifica è completare e firmare il modulo W-4 stesso di persona o per posta.
Potresti essere in grado di accettare le informazioni W-4 elettronicamente, attraverso sistemi elettronici conformi alle normative IRS.
Stati USA e moduli W-4
Molti stati degli Stati Uniti usano la propria variante del modulo W-4 per registrare gli importi trattenuti dallo stato. E alcuni stati non consentono l'acquisizione elettronica di informazioni W-4. Rivolgiti al dipartimento delle entrate dello stato per ulteriori informazioni.
Problemi con i moduli W-4
Un modulo W-4 può non essere valido per diversi motivi, tra cui mancano le informazioni richieste, manca una firma, o se il modulo è stato alterato, o se Se pensi che un W-4 non sia valido, devi continuare per trattenere basato sul precedente W-4. Se il modulo W-4 non valido è il primo, l'IRS dice che dovresti trattenere il singolo con quote zero.
I dipendenti non possono trattenere una percentuale o un importo in dollari. Devono utilizzare le tabelle W-4 e IRS e metodi di ritenuta.
IMPORTANTE: non è possibile fornire consigli ai nuovi dipendenti durante la compilazione del modulo.
Se un dipendente ha difficoltà a completare il modulo W-4, è possibile che si desideri indirizzare la persona a questo articolo IRS sul calcolo della ritenuta d'acconto.