Che cos'è un'esenzione dalla ritenuta?
La trattenuta è un termine generale per le somme prelevate dalla retribuzione dei dipendenti per le imposte sul reddito federali e statali e per le imposte FICA (previdenza sociale e assistenza sanitaria).
Alcuni dipendenti potrebbero non essere tenuti ad avere imposte sul reddito federali prelevate dalla loro retribuzione se il loro reddito è inferiore a un certo livello. L' IRS consente ai dipendenti di richiedere un'esenzione dalla ritenuta alla fonte in un anno specifico se si verificano entrambe le situazioni:
- Nell'anno precedente avevano diritto al rimborso di tutte le imposte sul reddito federali trattenute perché non avevano alcuna responsabilità fiscale, e
- Per l'anno in corso, prevedono un rimborso di tutte le imposte sul reddito federali trattenute perché si aspettano di non avere alcuna responsabilità fiscale.
Alcuni tipi di dipendenti possono essere esenti: studenti, lavoratori part-time, over 65 e dipendenti non vedenti.
Come puoi vedere, un'esenzione dalla ritenuta è valida solo per un anno. Deve essere richiesto ogni anno e deve essere richiesto entro il 15 febbraio. Dopo il 15 febbraio, non è possibile accettare una richiesta di esenzione dalla ritenuta. Il dipendente dovrebbe aspettare l'anno successivo per richiedere l'esenzione.
Come faccio a sapere se un dipendente è esente dalla ritenuta?
La cosa principale da ricordare in questa situazione è che è possibile modificare la ritenuta solo in base alla documentazione fornita dal dipendente.
Fino a quando il dipendente non ti fornirà la forma o i moduli corretti, dovrai continuare a trattenere le imposte sul reddito federali, statali e locali in base alle forme più recenti completate dal dipendente. Non puoi prendere la parola del dipendente sulla richiesta di esenzione.
Per richiedere l'esenzione dalla ritenuta alla fonte, il dipendente deve compilare un nuovo modulo W-4 entro il 15 febbraio di ogni anno per modificare la ritenuta d'acconto.
Il modulo W-4 include informazioni sullo stato civile del dipendente e il numero di quote richieste, al fine di calcolare la ritenuta d'acconto.
Se il dipendente rivendica un'esenzione, ecco come dovrebbe apparire il modulo W-4:
- Riga 5 - Numero totale di quote - sarà vuoto
- Riga 6 - L'importo aggiuntivo da trattenere - sarà vuoto
- Riga 7 - La richiesta di esenzione - mostrerà la parola "Esente".
Che altro devo sapere sulle richieste di esenzione dalla ritenuta?
Una richiesta di esenzione dalla ritenuta alla fonte non esonera il dipendente dal pagamento della sua quota di tasse FICA, inclusa la tassa addizionale di Medicare . Tutte le tasse FICA devono essere pagate da entrambi come datore di lavoro e dal dipendente. La trattenuta dei dipendenti per la sicurezza sociale si ferma al massimo della sicurezza sociale , ma il tuo contributo alla previdenza sociale come datore di lavoro continua per tutte le retribuzioni.
La richiesta di esenzione per le imposte sul reddito federali non ha nulla a che fare con la tassa sul reddito statale dei dipendenti e la ritenuta fiscale locale. Il dipendente dovrà verificare con le agenzie fiscali locali e locali per scoprire come funziona questa esenzione in tali giurisdizioni. Come indicato sopra, finché il dipendente non ti consegna i documenti firmati per la richiesta di esenzione dalle tasse statali o locali, devi continuare a trattenere queste tasse.
Se il dipendente desidera richiedere l'esenzione dalla ritenuta d'acconto ma ha già trattenuto la ritenuta prelevata dalla retribuzione durante l'anno, non è possibile rimborsarli. Al momento dell'imposta, l'agente notificherà la ritenuta alla fonte sul modulo W -2 per l'anno. Il dipendente può quindi richiedere la ritenuta. Ad esempio, Carlton arriva da te a febbraio e afferma di voler richiedere l'esenzione dalla ritenuta d'acconto per quest'anno. Completa un nuovo modulo W-4, ma hai già trattenuto $ 276 dalla sua paga a gennaio. Dovrà aspettare di presentare la sua dichiarazione dei redditi e reclamare $ 276.
Non dare per scontato che uno studente, un lavoratore part-time o un lavoratore stagionale saranno esonerati dalla ritenuta alla fonte. Tutti i dipendenti devono compilare un modulo W-4 a noleggio e questo modulo è ciò che il dipendente deve utilizzare per richiedere un'esenzione.
Posso aiutare i dipendenti a capire se sono esenti dalla ritenuta?
Il tuo avvocato ti dirà di non aiutare i dipendenti a compilare moduli.
Ma se un dipendente ti chiede puoi dare loro informazioni per aiutarli a prendere la decisione da soli. La Pubblicazione IRS 505 ha un diagramma di flusso che potrebbe aiutare il dipendente a decidere di richiedere l'esenzione dalla ritenuta alla fonte.
Cosa fare se la richiesta di esenzione da parte di un dipendente è errata o falsa?
Se ritieni che l'esenzione dalla ritenuta alla fonte W-4 di un dipendente sia errata, non puoi cambiarla, ma puoi avvisare il dipendente che l'IRS potrebbe mettere in dubbio l'esenzione. Indipendentemente da ciò che afferma il dipendente, è necessario utilizzare solo il modulo W-4 firmato per trattenere dalla retribuzione dei dipendenti.
Non è necessario consegnare i moduli W-4 all'IRS, ma possono esaminare la richiesta di esenzione di un dipendente e possono chiederti di inviare il modulo W-4 di un dipendente. In alcuni casi, se l'IRS ritiene che la richiesta di esenzione non sia valida, potrebbe inviare una "lettera di lock-in" alla tua azienda, insieme a una copia per il dipendente. Una lettera di blocco blocca la ritenuta alla fonte in base alla revisione dell'IRS.
Questa lettera specifica il numero massimo di quote di ritenuta alla fonte consentite per il dipendente. Una volta ricevuta questa lettera di lock-in, è necessario iniziare a utilizzare queste informazioni per trattenere le imposte sul reddito federali dalla retribuzione del dipendente, efficace con la data stabilita dall'IRS. Non è possibile modificare l'importo della ritenuta d'acconto fino a quando non si riceve l'autorizzazione dall'IRS; non è possibile accettare un nuovo W-4 dal dipendente per modificare l'importo della ritenuta d'acconto.
Se non si modifica la trattenuta del dipendente in base alla trattenuta nella lettera di blocco, la propria azienda è responsabile del pagamento dell'importo aggiuntivo di imposta che avrebbe dovuto essere trattenuto. (Vedi questo articolo sulla ritenuta alla fonte IRS per ulteriori informazioni.)