Come richiedere un prolungamento del tempo per archiviare gli W-2
La linea di fondo: se si deve presentare in ritardo, file il più presto possibile, per evitare ulteriori multe e sanzioni.
AGGIORNAMENTO: Nuova data di archiviazione precedente per moduli W-2 e 1099-MISC
L'IRS ha annunciato che il termine ultimo per la compilazione dei moduli W-2 e 1099 , inclusi i moduli W-2, i moduli 1099-MISC e i moduli di trasmissione W-3 e 1096, è il 31 gennaio dell'anno successivo.
Questo è un mese prima della data di deposito precedente e si applica sia ai moduli inviati per posta che ai moduli di e-schedati. La nuova data precedente è in vigore per gli anni fiscali che iniziano con l'anno fiscale 2016, al fine di prevenire la frode fiscale.
La scadenza per dare gli W-2 ai dipendenti non è cambiata; è ancora il 31 gennaio dell'anno successivo.
Nuovi requisiti per archiviare un'applicazione di estensione per W-2
Oltre alle modifiche nelle scadenze di archiviazione, l'IRS ha modificato le norme per la richiesta di un'estensione per il deposito di moduli W-2. L'applicazione di estensione non è garantita e devi fornire una spiegazione dettagliata per la richiesta di estensione. Le richieste devono essere presentate sul modulo IRS 8809 entro il 31 gennaio. L'estensione è per 30 giorni.
Scadenza per moduli W-2 e moduli 1099-MISC
I moduli e chi devono riceverli, entro il 31 gennaio dell'anno successivo all'anno fiscale
- Gli W-2 devono essere consegnati ai dipendenti e depositati presso l'Amministrazione della sicurezza sociale.
- I moduli 1099-MISC devono essere consegnati ai non dipendenti e depositati presso l'IRS.
Il modulo 1099-MISC deve essere fornito al non dipendente e inviato all'IRS per tutti coloro a cui hai pagato almeno $ 600 o più durante l'anno fiscale. Ecco l'elenco delle persone che devono ricevere il modulo 1099-MISC.
Sanzioni per archiviazione tardiva di moduli W-2 e 1099-MISC
L'IRS impone sanzioni in caso di mancata presentazione delle dichiarazioni W-2 ai dipendenti.
Se si archiviano W-2 in linea, non è necessario includere i moduli W-3, ma se si archiviano gli W-2 per posta si può pagare una penalità per la mancata registrazione delle dichiarazioni W-3, insieme alle copie del dipendente W- 2 di.
Le penalità possono anche essere imposte per affermazioni incomplete o imprecise. Se riesci a mostrare "ragione ragionevole" per il tuo fallimento, puoi evitare le penalità, ma non contare sull'SSA o sull'IRS che accetta la tua "giustificazione ragionevole". Se il tuo fallimento è intenzionale o può essere provato che hai intenzionalmente ignorato la legge, le sanzioni sono più alte. Ecco i dettagli:
La penalità per mancata fornitura di un W-2 è di $ 50 per dichiarazione, non importa quando viene fornita la dichiarazione corretta .
Deposito presso la Social Security Administration (SSA)
Potresti essere soggetto a sanzioni se non si riesce a compilare il modulo W-3 con SSA (insieme a W-2 per tutti i dipendenti) entro la fine di febbraio dell'anno precedente. Inoltre, potresti essere penalizzato se i moduli non sono corretti, con errori o omissioni. Puoi evitare sanzioni se:
- File in modo tempestivo, entro la data di scadenza
- Includere tutte le informazioni richieste sul modulo
- Assicurati che le informazioni siano corrette
- Assicurati di archiviare il modulo corretto (non un modulo fotocopiato per il W-3)
- File per via elettronica, se ti viene richiesto di farlo (cioè se hai 250 o più moduli W-2 da inviare
Controllare attentamente le forme per completezza e precisione. In particolare, assicurati di avere TIN corretti per i dipendenti, cognomi correttamente scritti e che gli importi di denaro siano corretti.
Sanzioni per le piccole imprese
Le pene sono più piccole per le " piccole imprese " (quelle con $ 5 milioni o meno in entrate lorde medie annuali per i tre anni fiscali più recenti).
L'ammontare della penalità si basa su quando si archivia. L'importo più basso è $ 15 per i resi correttamente archiviati entro 30 giorni dalla data di scadenza.
L'utilizzo di un fornitore di servizi paghe non ti solleva dalla responsabilità di garantire che i moduli W-2 siano archiviati correttamente e in tempo. Se la mancata archiviazione è intenzionale, la penalità è di almeno $ 100 per ogni modulo, senza limiti.
Penalità per il deposito in ritardo di moduli 1099-MISC
Se non si riesce a presentare un modulo 1099-MISC entro la data di scadenza, è possibile che venga applicata una penalità, in base al ritardo: se la richiesta di pagamento avviene entro 30 giorni, la sanzione è di $ 30; $ 60 per reso se si inoltrano più di 30 giorni di ritardo ma entro il 1 ° agosto e $ 100 per ritorno se si fa una richiesta dopo il 1 ° agosto o non si registra nulla. I ritorni devono essere completi e corretti per evitare penalità.
Se non si forniscono le dichiarazioni 1099-MISC ai beneficiari in tempo, si può anche incorrere in una penalità separata. L'importo si basa su quando fornisci la dichiarazione corretta.