Un modulo W-3 è un modulo di trasmissione che viene inviato alla Social Security Administration (SSA) che mostra i guadagni totali, i salari della Social Security, i salari di Medicare e le ritenute per tutti i dipendenti per l'anno precedente. Il titolo del modulo è "Transmittal of Wage and Tax Statements". Per preparare un modulo W-3, è necessario sommare gli stipendi per tutti i dipendenti di ciascuna categoria, da tutti i moduli W-2 dipendenti e utilizzare i totali W-2 per completare il modulo W-3.
Il modulo W-2 è il totale delle retribuzioni e delle imposte versate ai dipendenti in modo che possano inviare tali informazioni sulle loro dichiarazioni dei redditi personali.
Quando deve essere presentato un modulo W-3?
È necessario inviare un modulo W-3, insieme a tutti i moduli W-2 per tutti i dipendenti, entro la fine di gennaio, dopo l'anno fiscale. Pertanto, ad esempio, se hai preparato W-2 per dipendenti per il 2016, devi inviare tutti gli W-2 e il modulo di trasmissione W-3 entro il 31 gennaio 2017.
La scadenza del 31 gennaio è la stessa per il deposito sia di moduli cartacei che di archiviazione elettronica.
La scadenza del 31 gennaio è nuova per il 2017 . Significa che devi dare i moduli W-2 ai dipendenti entro questa data e anche inviare il modulo W-2 e W-3 all'SSA entro la stessa data. È una buona idea consegnare i moduli ai dipendenti all'inizio di gennaio, quindi c'è tempo per correggere gli errori prima di inviare tutto all'SSA.
Come posso ottenere i moduli W-3?
Non puoi semplicemente copiare un modulo W-3 o stamparlo da Internet, perché il modulo è stampato con uno speciale inchiostro rosso.
È necessario acquistare il tipo richiesto di moduli W-3 nello stesso luogo in cui si acquistano i moduli W-2 oppure è possibile che il proprio elaboratore del libro paga o il compilatore fiscale completino tali moduli.
Come posso completare il modulo W-3?
Ecco le sezioni del modulo W-3, se vuoi lavorarci tu stesso. Controlla anche le istruzioni per questo modulo.
Informazioni sul datore di lavoro. Questa sezione (da a a h) include informazioni comuni sulla tua attività come datore di lavoro. Un paio di note:
- Tipo di pagatore La maggior parte delle aziende seleziona la casella 941. Il modulo 941 è il modulo del rapporto trimestrale sui salari e sulle tasse compilato dalla maggior parte dei datori di lavoro. Altre opzioni includono il datore di lavoro domestico e altri.
- Tipo di datore di lavoro. La maggior parte delle aziende controllerebbe la casella "nessuna domanda". Le altre caselle sono per organizzazioni senza scopo di lucro e datori di lavoro del governo federale.
- Numero di stabilimento La sezione del numero di stabilimento viene fornita in modo che i datori di lavoro possano identificare diverse aree dell'attività, in base alla sede, alla filiale o alla divisione. Se si identificano i numeri di stabilimento, è necessario separare i moduli W-2 e W-3 per ogni stabilimento. In alternativa, è possibile combinare tutti gli stabilimenti e inviare tutti i moduli W-2 insieme a un modulo W-3.
Informazioni su salari e tasse. La seconda sezione, numerata da 1 a 19, corrisponde alle sezioni numerate sul modulo W-2. In questo modulo W-3, devi fornire i totali per tutti gli W-2 che stai inviando.
Informazioni di contatto del datore di lavoro. Questa parte finale del modulo richiede di fornire informazioni di contatto, incluso un indirizzo email.
Quando e come faccio a compilare il modulo W-3?
Il modulo W-3 deve essere inviato all'SSA entro la fine di febbraio, insieme a una copia A dei moduli W-2 W-2 per ciascun dipendente.
I totali per ogni articolo sul W-3 devono essere uguali ai totali per tutti questi articoli su tutti i moduli W-2 dei dipendenti. Il W-3 include anche le retribuzioni statali totali e la ritenuta alla fonte per tutti i dipendenti.
È necessario presentare il modulo W-3, insieme ai moduli W-2 per tutti i dipendenti, l'ultimo giorno lavorativo di febbraio. Vedere questo articolo sulle scadenze di deposito delle imposte sui salari per informazioni specifiche sulla data di deposito per quest'anno.
La scadenza per presentare l'anno fiscale 2016 W-2 e W-3 è il 31 gennaio 2017,
Se archivi i moduli W-2 elettronicamente
Se si decide di inviare i moduli W-2 dei dipendenti elettronicamente all'amministrazione della sicurezza sociale, non è necessario compilare tutte le informazioni W-2 e inviare un modulo W-3.
L'IRS suggerisce fortemente di fornire elettronicamente i moduli W-2 all'Amministrazione della sicurezza sociale. La SSA ha due opzioni per il deposito elettronico, attraverso la sua sezione Servizi commerciali online:
• W-2 online. È possibile utilizzare un modulo W-3 di compilazione per inviare fino a 50 moduli W-2 alla volta.
• Caricamento file. È possibile utilizzare uno specifico software di imposta sui salari che formatta i file in base alle specifiche SSA per i moduli di archiviazione W-2 in formato elettronico (EFW2).
Trova maggiori dettagli sull'archiviazione elettronica dei moduli W-2 da Sicurezza sociale.
Cosa succede se faccio un errore su un W-3?
Se si verifica un errore su un W-3, in seguito a calcoli o se uno o più W-2 non sono corretti, è necessario registrare un modulo W-2c e un modulo W-3c con l'Amministrazione della sicurezza sociale. Ulteriori informazioni su come correggere gli errori nei moduli W-2 e W-3.