Ogni anno, i datori di lavoro sono tenuti a inviare una relazione ai dipendenti che mostrano i loro salari e detrazioni totali, in modo che i dipendenti possano includere le informazioni sulle loro dichiarazioni dei redditi. Le segnalazioni devono anche essere depositate presso l'Amministrazione della sicurezza sociale. Questo rapporto è un modulo W-2.
Prima di preparare e inviare moduli W-2 ai dipendenti e all'Amministrazione della sicurezza sociale, segui questi passaggi per assicurarti che tutto vada liscio.
01 - Assicurati di aver correttamente classificato i lavoratori come dipendenti
Un dipendente è un lavoratore che svolge il lavoro sotto la direzione di un datore di lavoro. In generale, chiunque svolga servizi per un'organizzazione è un dipendente se l'organizzazione può controllare ciò che verrà fatto e come sarà fatto.
D'altra parte, un appaltatore indipendente è un individuo o un'azienda che fornisce servizi a un altro individuo o azienda. Il contraente indipendente è un'entità commerciale separata e non è considerato un dipendente. Alcuni esempi di contraenti indipendenti sono consulenti, agenti o intermediari. Il lavoro di appaltatori indipendenti è spesso accessorio o non essenziale per l'azienda; ad esempio, un servizio di pulizia, un processore paghe o un servizio IT.
Leggi ulteriori informazioni sulla classificazione dei lavoratori come dipendenti o collaboratori esterni e consulta un avvocato per l'impiego.
02 - Verifica le date di distribuzione e archiviazione per l'anno corrente
Due passaggi sono coinvolti nel processo W-2. Il primo passo consiste nel distribuire i moduli W-2 ai dipendenti. Il secondo passo è archiviare questi moduli con la Social Security Administration. (SSA)
La scadenza per la distribuzione ai dipendenti e il deposito presso la SSA è il 31 gennaio dell'anno successivo. Questa è una nuova scadenza precedente per il deposito della SSA è stata istituita per aiutare a evitare le frodi fiscali. Maggiori informazioni sulle scadenze W-2 e 1099.
Assicurati di dare ai dipendenti i loro moduli all'inizio di gennaio, in modo che abbiano il tempo di esaminarli, per evitare errori.
03 - Controllare i moduli W-4 del dipendente
I datori di lavoro sono tenuti ad avere un modulo W-4 in archivio per tutti i dipendenti in ogni momento. Il modulo W-4 include le informazioni necessarie per determinare l'ammontare della ritenuta alla fonte sul reddito federale di un dipendente, utilizzando lo stato civile, il numero di persone a carico e qualsiasi importo aggiuntivo da trattenere.
Il modulo W-4 deve essere completato al momento dell'assunzione e in qualsiasi momento il dipendente desidera apportare una modifica. Il dipendente dovrebbe modificare il modulo W-4 se le informazioni personali del dipendente (incluso lo stato civile e il numero delle persone a carico) cambiano o se cambia l'indirizzo del dipendente. Il dipendente può anche modificare il modulo W-4 in qualsiasi momento per modificare l'importo della trattenuta.
Ogni anno prima della fine dell'anno, i datori di lavoro dovrebbero chiedere a tutti i dipendenti di rivedere il modulo W-4 per assicurarsi che le informazioni personali siano accurate.
Assicurarsi che i dipendenti abbiano informazioni accurate e aggiornate su Modulo W-4 ti aiuteranno a preparare e distribuire i moduli W-2.
04 - Raccogliere informazioni sul libro paga per i moduli W-2
Innanzitutto, sono necessarie alcune informazioni di base sulla società per tutti i moduli W-2:
- Numero ID del datore di lavoro della tua azienda
- Il nome, l'indirizzo e il codice postale dell'azienda
- E il numero di identificazione fiscale della tua azienda
Quindi, sarà necessario raccogliere informazioni su ciascun dipendente, informazioni personali e informazioni sui salari:
- Nome e indirizzo del dipendente e numero di previdenza sociale o altro numero di identificazione fiscale
- Importo pagato a tale dipendente: salari totali, mance e altri compensi
- Importo delle imposte sul reddito federali trattenute
- Salari di sicurezza sociale (fino all'importo massimo della sicurezza sociale per l'anno)
- Salari di Medicare e mance e ritenuta fiscale di Medicare, inclusa la tassa addizionale di Medicare per gli impiegati ad alto reddito.
- Suggerimenti assegnati agli impiegati pagati
- Prestazioni di assistenza dipendente pagate e altri benefici tassabili per il dipendente
- Per ogni stato in cui lavorava, i salari e le mance statali pagati e l'imposta sul reddito statale trattenuta
- Salari e mance locali pagati e trattenuta sul reddito locale.
05 - Revisione elaborazione W-2 - Come verranno creati gli W-2?
Se la tua azienda è nuova nell'elaborazione delle buste paga o se la tua situazione salariale è cambiata di recente, è una buona idea esaminare il processo di ricerca, completamento e distribuzione dei rapporti di fine anno ai dipendenti. Puoi ottenere i moduli W-2 da un negozio di forniture per ufficio, dal tuo CPA, da software fiscali o di contabilità o dall'IRS.
Nota: non è possibile scaricare i moduli W-2 dall'IRS o altrove su Internet. Copia A del modulo W-2 è in un colore specifico di inchiostro rosso e non può essere duplicato. È necessario presentare il modulo IRS specifico della Copia A con l'Amministrazione della sicurezza sociale (questa è la copia che si conserva e archivia con Social Security alla fine di febbraio).
Ecco alcune opzioni per preparare i moduli W-2:
- Utilizzo del software di contabilità . Se si dispone solo di pochi dipendenti e si utilizza il software di contabilità, è possibile acquistare un componente aggiuntivo per preparare i moduli W-2 utilizzando questo software.
- Utilizzo del software di preparazione fiscale. Se si utilizza uno dei programmi software di preparazione alle imposte comuni, in linea o in una versione desktop, e si è acquistata la versione aziendale di questo software, verificare se l'elaborazione W-2 è inclusa. Shirley Elmblad, Guida al software finanziario, ha un articolo sulle revisioni del software fiscale
- Utilizzando i moduli W-2 acquistati . Le principali società di forniture per ufficio hanno moduli W-2 prestampati da utilizzare con il software su un CD che consente di inserire manualmente le informazioni per questi moduli e stamparli sulla stampante.
Qualunque metodo tu usi per completare e stampare i moduli W-2 dovrebbe anche avere i moduli di trasmissione W-3 .
06 - Decidere come distribuire i moduli W-2 ai dipendenti
Dopo aver creato i moduli W-2, la tua prossima decisione è come distribuirli ai dipendenti. Ricordare che il termine per la distribuzione dei moduli W-2 ai dipendenti è il 31 gennaio dell'anno successivo all'anno fiscale. Ad esempio, i datori di lavoro che erano tenuti a distribuire gli W-2 dell'anno fiscale 2016 hanno tempo fino al 31 gennaio 2017 per distribuirli.
Hai due opzioni per distribuire i moduli W-2 stampati ai dipendenti: spediscili via mail o distribuiscili ai dipendenti di persona. Se un dipendente preleva di persona il modulo W-2, potrebbe essere necessario che il dipendente firmi che il modulo è stato prelevato, per evitare domande sul fatto che sia stato fatto.
07 - Controllare gli errori prima di inviare i moduli W-2 ai dipendenti
Per ridurre i problemi e dover inviare nuovamente i moduli W-2, controllare i moduli W-2 per gli errori, utilizzando questa lista di controllo. Gli errori comuni di W-2 includono l'utilizzo del modulo dell'anno sbagliato, il mancato inserimento delle informazioni, l'inserimento di informazioni nella casella sbagliata e il mancato blocco della ritenuta di sicurezza sociale al massimo.
08 - Gestione delle richieste di dipendenti per moduli W-2 duplicati
I dipendenti spesso sbagliano o perdono i moduli W-2 e possono rivolgersi al dipartimento buste paga per richiedere una copia duplicata del loro modulo W-2. Prima di distribuire i moduli W-2, considera come gestirai queste richieste:
- Se hai stampato i moduli internamente, puoi semplicemente ristampare il modulo W-2 e consegnarlo o spedirlo al dipendente.
- Se il modulo è stato preparato da un servizio di gestione stipendi esterno, potrebbe addebitarti il costo della ristampa e della spedizione del modulo. Si consiglia di addebitare ai dipendenti un primo modulo duplicato o un secondo duplicato in un anno (succede!).
Qualunque cosa tu decida, è una buona idea comunicare la tua politica relativa ai moduli duplicati ai dipendenti. Avere un addebito per i moduli duplicati può sembrare estremo, ma potrebbe ridurre il numero di moduli persi con cui si ha a che fare.
09 - Archiviare moduli W-2 e W-3 con l'Amministrazione della sicurezza sociale
Dopo aver deciso come preparare i moduli W-2 e aver distribuito questi moduli ai dipendenti (entro il 31 gennaio dell'anno successivo all'anno fiscale), la decisione successiva è determinare come archiviare questi moduli con la Social Security Administration (SSA). .
Tutti i moduli W-2 devono essere registrati presso l'Amministrazione della sicurezza sociale, insieme a un modulo di trasmissione W-3 . Due opzioni per l'invio di queste forme:
- È possibile effettuare l' archiviazione online nella sezione Servizi aziendali online del sito Web di Social Security. Dovrai prima registrarti, quindi compilare i moduli appropriati online. Se si file online con il BSO, non è necessario includere i moduli W-3.
- È inoltre possibile spedire i moduli W-2 compilati insieme al modulo W-3 all'amministrazione della sicurezza sociale.
Ecco ulteriori informazioni su come preparare un modulo W-3 .
10 - Controllare le normative statali per la distribuzione di moduli W-2
Quando si completa un modulo W-2 per un dipendente, una parte di tale modulo (Copia 1) è designata per essere inviata allo stato in cui lavora il dipendente. Se il dipendente lavora in più di uno stato, dovrai inviare una copia del modulo W-2 a ciascuno stato.
Ogni stato ha requisiti diversi per la presentazione di moduli W-2 e di eventuali moduli di trasmissione. Verificare con l'autorità fiscale del proprio stato o il dipartimento delle entrate dello stato per conoscere i requisiti dello stato.
AGGIORNAMENTO: molti stati sono conformi alla nuova scadenza del 31 gennaio precedente per l'archiviazione di W-2 con SSA.
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