Segnalazione dei suggerimenti dei dipendenti e conservazione dei registri per i datori di lavoro del settore dei servizi
Cosa sono i suggerimenti dei dipendenti ?
I suggerimenti sono importi discrezionali dati a qualcuno per il servizio.
La mancia è un'usanza negli Stati Uniti, ma varia in uso in tutto il mondo. Nella maggior parte dei paesi europei, ad esempio, gli impiegati dell'assistenza ricevono uno stipendio abbastanza ampio da non utilizzare comunemente i suggerimenti.
L'IRS dice che il pagamento è considerato un "suggerimento" se queste quattro condizioni sono soddisfatte:
- il pagamento deve essere con il libero arbitrio del donatore (non obbligatorio o coercitivo)
- il cliente deve avere il diritto di determinare l'importo
- il pagamento non dovrebbe essere negoziato o dettato dal datore di lavoro
- il cliente ha il diritto di determinare chi riceve il pagamento.
Se un ristorante aggiunge una mancia al prezzo del pasto (per le grandi feste, per esempio), questo non è un suggerimento.
Che cosa è un impiegato a tempo indeterminato?
Il termine "dipendente capovolto" viene utilizzato per designare dipendenti il cui reddito regolarmente e abitualmente include suggerimenti di almeno $ 30 al mese. Questo termine è usato per distinguere tra dipendenti che sono capovolti e quelli che non lo sono.
Il reddito da punta è tassabile?
Sì.
Come tutte le altre entrate, tutti i suggerimenti sono soggetti alle imposte federali sul reddito e tutti i suggerimenti per un totale di $ 20 o più in un mese sono soggetti alla tassa FICA (previdenza sociale e imposte Medicare). Mentre il dipendente riceve i suggerimenti, è necessario ricevere informazioni su tali suggerimenti in modo da poterli includere nel modulo W-2 del dipendente.
Bisogna dire che i consigli sono di proprietà del dipendente e voi (il datore di lavoro) non potete prendere reddito da loro, né potete ridurre il loro reddito per compensare il loro reddito. Di seguito viene spiegato come il reddito da punta è incluso nel reddito da lavoro dipendente.
Quali sono i dipendenti del modo ottenere mance?
I lavoratori ricevono spesso consigli in contanti , come denaro extra in un pagamento a un tassista ("mantenere il cambiamento") o un importo lasciato su un tavolo del ristorante.
Più comunemente in questi giorni, un suggerimento è incluso in una transazione di debito o carta di credito, come ad esempio in un ristorante.
I suggerimenti possono essere suddivisi o raggruppati da vari dipendenti. Ad esempio, potresti aver visto un barattolo di punta in un autolavaggio. I suggerimenti sono suddivisi tra dipendenti. Se hai una tale situazione nella tua azienda, probabilmente hai una politica su come questi suggerimenti sono suddivisi. Anche i costi di servizio possono essere considerati come consigli cumulativi.
L'IRS menziona anche suggerimenti non in denaro come biglietti o altri oggetti che hanno un valore.
Come faccio a sapere quali suggerimenti ha ricevuto un dipendente?
I dipendenti sono tenuti a tenere un registro di mance giornaliero e segnalare questi suggerimenti ($ 20 o oltre un mese) su base regolare. L'IRS vorrebbe che i dipendenti segnalassero il reddito di punta su base giornaliera .
Ovviamente, il dipendente deve dichiarare il reddito da punta sulla propria dichiarazione dei redditi.
Oltre a riportare i suggerimenti inclusi nel modulo W-2 annuale, devono anche fornire suggerimenti per gli scopi di calcolo delle imposte Social Security e Medicare (utilizzando il modulo IRS 4137).
Come vengono raccolti e segnalati i suggerimenti?
Il dipendente tiene tutti i suoi consigli. Se stai raccogliendo consigli su una carta di credito o di debito, devi rimborsare il dipendente per tali importi.
Cosa dire dei consigli raggruppati?
I suggerimenti raggruppati sono comuni in alcuni ristoranti e altri servizi, come l'autolavaggio di cui sopra. I dipendenti dividono l'ammontare aggregato in base alle proprie disposizioni e ogni singolo report riporta la loro parte dell'importo accumulato. Gli stati hanno leggi e disposizioni diverse in merito al raggruppamento.
Che cosa sono i costi di servizio?
Il costo del servizio richiesto imposto da alcuni ristoranti per vari motivi non è un suggerimento per i dipendenti.
Le spese di servizio sono considerate come entrate per il datore di lavoro a meno che non siano distribuite ai dipendenti. Per chiarire, l'IRS afferma: "Indipendentemente dal fatto che le spese di servizio siano distribuite ai dipendenti, tali importi rappresentano reddito lordo per il datore di lavoro".
Questo promemoria del datore di lavoro dell'IRS spiega meglio la differenza tra i costi di servizio e i suggerimenti.
In che modo i consigli sulle carte vengono accreditati ai dipendenti?
Quando i suggerimenti sono inclusi nelle carte di credito o di debito, devi fornire l'importo della mancia al dipendente. È possibile ridurre la mancia per l'importo della commissione di transazione addebitato alla società della carta di credito. Ad esempio, se la commissione di transazione della carta di credito è del 3% e la mancia di un dipendente è di $ 5, puoi dare al dipendente $ 4,85 (Il suggerimento diminuisce l'addebito della transazione).
Ma il Dipartimento del lavoro afferma che questa riduzione non può portare il salario del dipendente a un livello inferiore al salario minimo, e devi rimborsare il dipendente il giorno di paga successivo (non aspettare fino a quando non ricevi il rimborso dalla società emittente della carta di credito).
In che modo il reddito da punta influisce sui salari totali di un dipendente?
Tutti i dipendenti devono essere retribuiti almeno al salario minimo, incluso il reddito da mancia. Ecco cosa è necessario sapere su suggerimenti e salari minimi:
La cosa più importante: a te (il datore di lavoro) non è consentito utilizzare consigli sui dipendenti se non come credito contro il salario minimo. È possibile utilizzare l'importo di punta per compensare ciò che il Dipartimento del Lavoro chiama "salario in contanti richiesto", che attualmente è $ 2,13. L'attuale salario minimo federale è $ 7,25. La differenza tra il salario in contanti richiesto e il salario minimo si presume essere composta da suggerimenti.
Se un dipendente con un capoverso lavora fuori orario ed è idoneo per la retribuzione per lavoro straordinario , è necessario assicurarsi che il dipendente riceva l'intero importo della retribuzione per lavoro straordinario.
Prendiamo una situazione per spiegare come funziona il salario in contanti richiesto:
In primo luogo, è necessario pagare un dipendente con una mancia di almeno $ 2,13 l'ora prima del conteggio dei suggerimenti.
Quindi i suggerimenti del dipendente sono segnalati dal dipendente, come descritto sopra. Il $ 2,13 più i suggerimenti riportati dal dipendente dovrebbe essere pari almeno al salario minimo. Se i due importi non equivalgono al salario minimo, tu come datore di lavoro devi recuperare la differenza.
In che modo la legge del mio stato sui dipendenti con mance influisce sul reddito da punta?
Alcuni stati hanno un diverso tasso di salario minimo per i dipendenti con mance; alcuni richiedono che i dipendenti siano pagati il salario minimo completo prima dei suggerimenti, mentre altri stati hanno un salario minimo richiesto più alto rispetto all'importo federale. Se la legge sul salario minimo statale richiede un importo superiore al tasso federale, è necessario utilizzare l'importo del tasso minimo salariale dello Stato.
Come faccio a segnalare e pagare le tasse sui suggerimenti dei dipendenti?
In primo luogo, è necessario raccogliere i rendiconti dei redditi dei dipendenti (dai dipendenti, dalle transazioni con carta, da altre fonti) e includere tutti i proventi derivanti dai pagamenti degli stipendi dei dipendenti per ogni libro paga.
È necessario trattenere le imposte sul reddito e le tasse FICA sul reddito da punta nel calcolo dei pagamenti degli stipendi. È inoltre necessario pagare la quota di datore di lavoro delle tasse FICA sul reddito da punta. Il reddito da punta è anche soggetto sia al limite massimo di sicurezza sociale che alla tassa addizionale di Medicare .
È necessario includere i redditi delle mance dei dipendenti e la ritenuta alla fonte in tutti i rapporti sulle imposte sui salari ( modulo 941 - rapporto sulle tasse trimestrali e modulo 940 , - rapporto annuale sulla tassa di disoccupazione). E devi versare i depositi delle imposte sui salari come richiesto dalla ritenuta d'acconto e dalle tasse FICA.
Mantieni i registri dei resoconti dei dipendenti in archivi dei dipendenti, in caso di audit.
Cosa succede se il dipendente non segnala il reddito da incassare a me?
È responsabilità del dipendente segnalare il reddito da punta a te come datore di lavoro e all'IRS, a fini di imposta sul reddito. L'IRS dice che non sei responsabile per la quota di datore di lavoro delle tasse FICA "fino alla notifica e la richiesta delle imposte viene fatta al datore di lavoro dall'IRS. "
Per ulteriori informazioni sulle tue responsabilità come datore di lavoro
Articolo IRS su Tip Recording and Reporting.
Per un'ulteriore spiegazione del credito tip, leggi questo articolo di wiserwaitress.com.
Questo articolo spiega di più sui requisiti dei dipendenti per la segnalazione delle entrate dei suggerimenti.
Questo foglio informativo del Dipartimento del lavoro contiene maggiori dettagli su suggerimenti e problemi relativi al salario minimo.