Scadere, Come completare, Dove inviare i moduli W-2
Un modulo W-2 è una dichiarazione che deve essere preparata ogni anno dai datori di lavoro per i dipendenti, mostrando i guadagni lordi totali del dipendente, i guadagni della Social Security, i guadagni di Medicare e le tasse federali e statali trattenute dal dipendente. Lo scopo di questo modulo è fornire al dipendente informazioni che devono essere incluse nel suo modulo di dichiarazione dei redditi. Fornisce inoltre l'Amministrazione della sicurezza sociale e le informazioni IRS per verificare la dichiarazione dei redditi dell'impiegato.
Quando è il modulo W-2 dovuto?
CAMBIAMENTI IMPORTANTI: A partire dalle relazioni annuali fiscali del 2016 e per tutti gli anni successivi, i moduli W-2 e W-3 devono essere depositati presso la Social Security Administration (SSA) entro il 31 gennaio dell'anno successivo. Pertanto, per i pagamenti delle imposte 2017, è necessario presentare la richiesta entro il 31 gennaio 2018. La modifica è stata implementata al fine di ridurre le frodi fiscali. Le scadenze annuali del rapporto sulle imposte sui salari 2018 per i pagamenti delle imposte del 2017 indicano le scadenze esatte per l'anno in corso.
Il modulo W-2 deve essere fornito ai dipendenti entro e non oltre la fine di gennaio, con le informazioni relative all'anno civile precedente. Questa scadenza non è cambiata. Gli W-2 devono includere un modulo di trasmissione W-3 a meno che non si stia effettuando la registrazione online con SSA. La scadenza del 31 gennaio si applica sia alle comunicazioni inviate che online alla SSA. La presentazione dopo la scadenza può comportare sanzioni tardive.
Sì, è necessario depositare gli W-2 con la Social Security Administration (SSA) entro lo stesso termine in cui si forniscono moduli ai dipendenti.
Questa è una buona ragione per dare ai dipendenti i loro moduli all'inizio di gennaio, in modo che tu possa trovare e correggere gli errori prima di presentare la SSA.
Parti del modulo W-2
Un modulo W-2 è un modulo a più parti:
- Copia A va all'Amministrazione della sicurezza sociale. La copia A viene solitamente stampata su una forma rossa spaziale scannerizzabile al laser. Se si sta archiviando una copia cartacea, è necessario utilizzare solo la carta fornita dalla SSA.
- La copia 1 è per la città, lo stato o la località
- La copia B è per il deposito con la dichiarazione dei redditi federale dell'impiegato
- La copia C è per i record del dipendente
- Copia 2 è un'altra copia per una città, stato o località
- La copia D è per i registri del datore di lavoro.
Dove posso trovare i moduli W-2?
Non puoi semplicemente copiare il modulo W-2 da Internet. Come indicato sopra, la Copia A del modulo è stampata su carta speciale. Devi usare i moduli ufficiali. È possibile ottenere i moduli W-2 ufficiali da un negozio di copie, alcuni programmi software fiscali (cercare la versione per piccole aziende) o il proprio preparatore fiscale.
Quali informazioni sono necessarie per completare i moduli W-2?
Informazioni sulla tua attività
Per ogni W-2, dovrai includere informazioni sulla tua attività:
- Il tuo numero ID del datore di lavoro
- Il tuo nome commerciale
- Il tuo indirizzo commerciale
- Numero di identificazione fiscale dello stato della tua azienda (controlla il dipartimento delle entrate del tuo stato)
Informazioni sui tuoi dipendenti
Per ogni dipendente, è necessario disporre di informazioni personali aggiornate:
- Numero di previdenza sociale o altro numero di identificazione fiscale
- Nome
- Indirizzo
Informazioni sui guadagni dei dipendenti
Successivamente, avrai bisogno di informazioni su salari totali e ritenute per ogni dipendente per l'anno scorso:
- Salari totali, reddito di punta e altri compensi
- Salari della Social Security totale (fino al massimo della sicurezza sociale )
- Salari totali di Medicare (uguali alle retribuzioni totali)
- Suggerimenti sulla sicurezza sociale e suggerimenti assegnati
Informazioni sui piani pensionistici
Nella casella 12, dovrai indicare, per ogni W-2, se ogni dipendente partecipa a un piano di pensionamento oa un piano non qualificato con la tua azienda, se questo dipendente è un dipendente statutario o se la persona ha ricevuto un pagamento per malattia di terzi .
Informazioni sui benefici speciali
La casella 13 del W-2 richiede informazioni sulle detrazioni per piani di benefici per i dipendenti e altre detrazioni che devono essere riportate sulla dichiarazione dei redditi dell'impiegato . Le istruzioni per il modulo W-2 contengono una guida di riferimento per i codici Box 13.
Numero di controllo (facoltativo)
È possibile aggiungere un numero di controllo interno a ogni modulo W-2 se si pagano molti dipendenti. È possibile generare il numero da soli o il software di preparazione del libro paga può generare questo numero.
Dove trovo le informazioni per W-2?
Le informazioni per questo modulo provengono dal registro delle buste paga , che mostra i totali da inizio anno per ciascun dipendente per salari e ritenute, insieme a deduzioni per piani medici, conti di risparmio sanitario e altri articoli. Sarà inoltre necessario un modulo W-4 corrente per ciascun dipendente. Il modulo W-4 viene utilizzato dal dipendente per fornire il proprio indirizzo e numero di previdenza sociale (o numero identificativo del contribuente ).
Come posso completare il modulo W-2?
Questo articolo su come completare il modulo W-2 ti guida attraverso il processo passo dopo passo .
Come posso inviare il modulo W-2? Posso inviare questi moduli online?
Invia il modulo W-2 alla Social Security Administration (SSA) entro la fine di febbraio. Sì, puoi inviare questi moduli online alla SSA utilizzando il loro servizio di Business Online. Se si dispone di 250 o più moduli W-2, è necessario inviarli all'SSA online.
Cosa succede se faccio un errore su un modulo W-2?
Prima di inviare tali moduli ai dipendenti, verificare la presenza di questi errori comuni. Se si commette un errore, è possibile correggere facilmente il modulo e restituire il modulo corretto al dipendente. Se l'errore viene scoperto dopo aver inviato i moduli all'Amministrazione della sicurezza sociale, ecco la procedura per correggere il modulo . È inoltre necessario inviare nuovamente il modulo di trasmissione W-3.