Come e-file W-2 Form e W-3 Form in linea
Cosa sono i moduli W-2 e i moduli W-3?
I moduli W-2 vengono utilizzati per segnalare le retribuzioni dei dipendenti all'IRS ai fini della rendicontazione dei redditi. Il W-2 è preparato dal datore di lavoro e viene fornito al dipendente e alla Social Security Administration (SSA) entro la fine di gennaio, per l'anno fiscale precedente. La SSA utilizza le informazioni a fini di sicurezza sociale e condivide le informazioni con l'IRS ai fini delle imposte sul reddito.
I moduli W-3 sono chiamati "forme di trasmissione" e riassumono le informazioni su tutti i moduli W-2 inviati all'SSA. I moduli W-3 non sono necessari se si schedano moduli W-2 con SSA in linea.
Come posso inviare file W-2 e moduli W-3 online?
Gli stipendi W-2 e le dichiarazioni fiscali per ciascun dipendente devono essere presentati all'Amministrazione della sicurezza sociale (SSA) ogni anno per tutti i dipendenti, per l'anno solare precedente. I moduli W-2 per i dipendenti vengono inviati insieme al modulo W-3 , che è un modulo di riepilogo.
I moduli W-2 sono dovuti, insieme ai moduli di trasmissione riassuntiva W-3, entro il 31 gennaio dell'anno precedente. Poiché sia i moduli per i dipendenti che i moduli SSA sono dovuti alla stessa data, è consigliabile consegnare i moduli W-2 ai dipendenti a inizio gennaio, in modo che possano esaminarli e apportare correzioni, se necessario.
È possibile presentare moduli elettronici W-2 online sul sito Web di Business Services Online (BSO) di SSA. È possibile creare versioni di compilazione di questi moduli, stampare copie per il deposito presso governi statali o locali, distribuire ai dipendenti e per i propri archivi.
Archiviare 250 o più moduli W-2? DEVI archiviare online
L' amministrazione della sicurezza sociale dice,
Se si archiviano 250 o più moduli W-2 durante un anno solare, è necessario archiviarli elettronicamente a meno che l'IRS non conceda una rinuncia. (Potrebbe essere addebitata una penalità se non si riesce a file elettronicamente quando richiesto.)
Vantaggi per moduli E-Filing W-2
- L'archiviazione elettronica, secondo l'IRS, consente di risparmiare tempo e fatica e contribuisce a garantire l'accuratezza.
- Non è necessario calcolare e inviare un modulo di trasmissione W-3 ; l'Amministrazione della sicurezza sociale genera automaticamente un W-3.
- È possibile utilizzare il sito di BSO per verificare i numeri di previdenza sociale ai fini del reporting salariale.
- Il sito di BSO offre un tutorial, manuali, una lista di controllo e molte altre informazioni utili per aiutarvi a archiviare i moduli W-2.
- Se si commette un errore in uno o più moduli W-2 dopo l'archiviazione, è possibile inviare i moduli W-2c per correggere l'errore.
Prima di inviare questi moduli elettronicamente
Per inviare moduli W-2 online, è necessario innanzitutto registrarsi alla sezione Servizi aziendali di Social Security Administration Online.
Quindi sarà necessario creare e salvare i moduli W-2 utilizzando un formato di file speciale e inviarli a BSO.
Dopo che i file sono stati inviati, è possibile visualizzare i file caricati e vedere i rapporti di errore, compresi il nome e il numero di social security, e apportare correzioni.
Puoi anche controllare lo stato della tua richiesta e vedere se il file è stato accettato.
Ancora confuso riguardo al modulo W-2? Risposte alle tue domande sul modulo W-2