Tempo di viaggio vs. tempo di pendolarismo
In generale, il tempo speso viaggiando dai dipendenti per le attività legate al lavoro dovrebbe essere pagato. Il viaggio che è secondario alle funzioni del dipendente e al tempo trascorso in pendolarismo (viaggiando tra casa e lavoro) non viene pagato. Il tempo di viaggio può includere sia viaggi locali che viaggi fuori casa.
Tempo di viaggio vs. tempo di pendolarismo
Il pendolarismo va avanti e indietro al lavoro. Tutti (almeno tutti quelli che non lavorano a casa) si trasferiscono in un lavoro.
Il tempo di pendolarismo è il tempo personale, non il tempo lavorativo. L'IRS non consente alle aziende di dedurre il tempo di pendolarismo come una spesa aziendale, e i dipendenti non devono essere pagati per il tempo di pendolarismo.
Il Dipartimento del lavoro (DOL) discute degli impiegati che guidano i veicoli forniti dal datore di lavoro. Il DOL considera il tempo trascorso nel viaggio da casa a lavoro da un dipendente in un veicolo fornito dal datore di lavoro, o in attività svolte da un dipendente che sono accessorie all'uso del veicolo per il pendolarismo, generalmente non è "ore lavorate" e, quindi, non deve essere pagato.
Ecco una possibile regola generale: se autorizzi un viaggio, indipendentemente da come il dipendente viaggi (auto, treno, autobus, ecc.), Il tempo di viaggio dovrebbe essere pagato.
Paga il viaggio per i dipendenti orari
Il pagamento ai dipendenti per i viaggi locali è applicabile solo ai dipendenti non esenti (orari), non ai dipendenti (professionisti o manageriali) esenti. Gli impiegati esenti sono pagati per la loro esperienza dal lavoro, non entro l'ora.
Esempi di viaggio: pagato o non pagato?
- Un dipendente guida a lavorare da casa tutti i giorni. Gli chiedi di fermarsi e prendere dei bagel per la riunione dello staff. Questo tempo di guida non è pagato. Il tempo che si reca al lavoro non è mai pagato; il tempo di fermarsi per i bagel è "incidentale" per il pendolarismo e non fa parte del lavoro del dipendente.
- Chiedi a un dipendente di recarsi in un negozio durante il lavoro per ottenere bagel per la riunione dell'ufficio. Se il dipendente effettua questo viaggio durante le normali ore di lavoro, dovrà essere pagato.
- Una LPN (infermiera professionale con licenza) lavora per una struttura infermieristica e viaggia tra le due sedi di questa struttura come indicato, fornendo assistenza ai pazienti in entrambe le sedi. Il suo tempo di viaggio giornaliero deve essere incluso nella sua retribuzione perché non sta facendo il pendolare, ma viaggia tra luoghi di lavoro.
Pagare i dipendenti per il tempo trascorso viaggiando lontano da casa
I dipendenti che viaggiano in un altro luogo per motivi di lavoro sono un caso diverso. In generale, devi pagare i dipendenti per il tempo speso che è sotto il tuo controllo e il tempo che non possono spendere come desiderano. Quindi, se un dipendente viaggia da Cleveland a Pittsburgh per un seminario di due giorni sotto la direzione dell'azienda, una parte del tempo del dipendente dovrebbe essere compensata.
Nel caso di dipendenti , il pagamento del tempo di viaggio non è un problema, perché gli impiegati sono retribuiti per il lavoro, non per le ore lavorate. Pagare i viaggi di lavoro potrebbe essere un problema, tuttavia, nel caso di un dipendente orario.
Il pagamento del tempo di viaggio per i soggiorni di un giorno o di notte è complicato.
Contatta l'ufficio distrettuale più vicino del Dipartimento del lavoro degli Stati Uniti per informazioni su casi specifici di tempo di viaggio che riguardano la tua attività. Si potrebbe anche voler contattare un avvocato di lavoro per discutere di questi problemi.
Pagare le spese di viaggio
Oltre a pagare i dipendenti per il tempo di viaggio, devi pagare le spese per il viaggio . Il Dipartimento del lavoro non richiede il rimborso delle spese di viaggio, ma ha senso pagare i dipendenti se si richiede loro di viaggiare. Le spese di viaggio sono deducibili dalla tua attività e i dipendenti possono detrarre le spese di viaggio non rimborsate. Se i dipendenti mescolano viaggi di lavoro e personali, è necessario risolvere la parte correlata al business e pagare solo queste spese.
Regolamenti statali sul pagamento per i viaggi dei dipendenti
Rivolgiti al tuo dipartimento del lavoro statale per vedere se ci sono delle regole che potrebbero sostituire le regole federali.