La linea di fondo è: se non puoi provarlo, non detrarlo.
È fantastico poter prelevare detrazioni fiscali per tutte le spese aziendali, ma è ancora meglio poter provare tali detrazioni in un controllo IRS. Se hai un preparatore fiscale competente, questa persona ti chiederà di vedere tutta la documentazione relativa alle tue detrazioni fiscali.
Quindi, prima di andare al tuo preparatore fiscale con i tuoi documenti ( NON in una scatola da scarpe , per favore!)
In questo articolo, esamineremo alcune semplici spese aziendali, ponendo sempre la domanda: "Come posso dimostrare che si tratta di una vera spesa aziendale?" E guarderemo sempre queste transazioni dal punto di vista dell'IRS e del tuo preparatore fiscale.
Il fatto più importante da ricordare è che DEVI essere in grado di mostrare non solo che la transazione ha avuto luogo, ma che era per SCOPO COMMERCIALE.
Acquisto di proprietà o spese di pagamento
Acquistate una stampante all-in-one di Best Buy per la vostra azienda. Si scrive un assegno dal proprio conto aziendale o si utilizza la carta di credito aziendale. Quindi, è sufficiente dimostrare che si tratta di una spesa aziendale, giusto? In realtà, no. Salvare l'assegno annullato o la ricevuta della carta di credito è solo una parte della prova. L'assegno annullato non mostra ciò che hai comprato. Usare una carta di credito è meglio, perché la ricevuta mostra l'acquisto.
È inoltre necessario includere la ricevuta del registratore di cassa con l'assegno annullato, per mostrare ciò che hai effettivamente acquistato.
Pagamento da un account personale
Pagare le spese dal tuo conto bancario aziendale o da una carta di credito aziendale funziona allo stesso modo. Naturalmente, dovresti utilizzare un conto commerciale o un conto di risparmio o una carta di credito aziendale separati.
Anche se i tuoi account personali non sono necessariamente un problema, è più difficile dimostrare che questo assegno personale è stato utilizzato a fini commerciali.
Quando si avvia la propria attività per la prima volta, potrebbe essere necessario utilizzare un account personale per alcuni articoli. Ad esempio, ho recentemente costituito una nuova LLC e ho dovuto utilizzare un assegno personale per la registrazione nel mio stato. Quando si utilizza un account personale per scopi commerciali, assicurarsi di avere un sacco di documentazione. In questo caso, ho stampato una ricevuta dal segretario di stato che dimostrava che avevo pagato per una registrazione LLC. In questo caso, è stato piuttosto difficile credere che questo fosse per uso personale.
Utilizzo dei registri di spesa
Alcune spese sono più difficili da dimostrare rispetto ad altre. I due grandi esempi di questo sono le spese di viaggio, incluso il chilometraggio e le proprietà elencate. In entrambe le circostanze, il modo migliore per soddisfare la richiesta dell'IRS per la prova delle spese è tenere un registro.
L'IRS preferisce la prova "al momento" . Cioè, una nota che fai su una nota di spesa o una ricevuta o un registro delle miglia nel momento in cui il denaro viene speso è meglio di una lista che scrivi alla fine dell'anno.
Tenere un registro delle miglia è, lo so, tenere un registro delle miglia è un enorme dolore. Significa che ogni volta che entri nella tua auto (non importa se l'azienda ha pagato la macchina, tra l'altro), devi registrare:
- L'appuntamento
- Il chilometraggio
- Dove sei andato
- Lo scopo - aziendale o personale - nel modo più specifico possibile.
Se vuoi renderlo più semplice, nota il chilometraggio sulla macchina il 1 ° gennaio dell'anno, quindi prendi nota del chilometraggio solo per motivi di lavoro.
Per dedurre le spese di chilometraggio aziendale, utilizzando la deduzione del chilometraggio standard o le spese effettive, è necessario dimostrare di aver utilizzato l'auto almeno il 50% del tempo per le attività.
Un consiglio: se sei collegato al tuo smartphone, prova un'app di spesa o un'app di spesa. Ti farà risparmiare un sacco di carta e manterrai online il tuo registro delle spese.
Infine, ricorda che il pendolarismo (andare avanti e indietro al lavoro) non è considerato una spesa di viaggio deducibile. Mentre puoi tenere traccia delle spese di viaggio, non includerle nel tuo diario di viaggio.
Utilizzo delle ricevute dei viaggi d'affari
Oltre a un registro delle miglia, se viaggi per lavoro dovrai tenere traccia delle ricevute per le spese.
Queste spese, come il chilometraggio, sono esaminate da vicino da un revisore dei conti IRS, perché è facile includere le spese di viaggio personali con i viaggi di lavoro.
Il modo migliore per dimostrare le spese di viaggio d'affari (compresi alberghi, voli, auto a noleggio, pasti e intrattenimento) consiste nell'utilizzare una scheda di credito (utilizzando il biglietto da visita, ovviamente) con note aggiuntive sullo scopo commerciale. Fai la nota nel momento in cui incorre nella spesa. Puoi anche utilizzare un day planner, un libro degli appuntamenti o un calendario per annotare eventi di viaggi di lavoro, quindi legarli con le ricevute.
Acquisto di proprietà quotate
Diamo un'occhiata più da vicino a quella stampante all-in-one che hai acquistato. La stampante può essere utilizzata anche per la stampa personale e l'IRS classifica questi tipi di proprietà come proprietà elencate . Sono in un elenco perché possono essere utilizzati per scopi personali o aziendali. L'IRS richiede un grado più elevato di prova dell'uso aziendale.
È necessario documentare specificamente come si utilizza la proprietà elencata. Il modo migliore è tenere un registro con il pezzo di proprietà (come il registro delle spese descritto di seguito). Ogni volta che si utilizza la stampante o altre proprietà elencate, annotare la data, l'utilizzo (numero di copie, ad esempio), il lavoro specifico (stampando le copie di un opuscolo per le imprese ") e se l'uso è aziendale o personale. associato alla stampante, come le cartucce.
Alla fine dell'anno, dovresti essere in grado di mostrare la percentuale di utilizzo per le imprese e quindi assegnare tale percentuale ai costi. Ad esempio, se si scopre di aver utilizzato la stampante per il 60% del tempo per le attività commerciali, è possibile detrarre il 60% dei costi come deduzione aziendale.
Come promemoria, se hai la proprietà nella sede della tua attività (NON nel tuo ufficio di casa ), non devi tenere un registro. Si presume che tutto l'uso in un luogo di lavoro sia a fini commerciali.
Utilizzando le dichiarazioni del conto
Supponiamo che tu abbia perso la ricevuta della carta di credito o che tu non abbia l'assegno annullato per l'acquisto della stampante. È possibile utilizzare un estratto conto bancario o un estratto conto della carta di credito per dimostrare un acquisto aziendale, ma occorrerà anche una verifica aggiuntiva, da un libro degli appuntamenti, un calendario o un pianificatore giornaliero.
Non esiste una cosa come troppo prova
Se c'è qualche dubbio sul fatto che alcune spese siano a fini commerciali, è meglio avere diversi modi per dimostrare la spesa.
Il tuo sistema di registrazione aziendale
Infine, i registri che conservi su queste spese aziendali dovrebbero far parte del tuo sistema generale di registrazione dei dati aziendali.