La regola n. 1 delle raccolte afferma che più una fattura è lunga, meno è probabile che venga pagata. La regola n. 2 delle raccolte è quasi altrettanto importante:
Regola delle raccolte n. 2: alcune persone non pagheranno, non importa quale.
In questi casi, hai un ricorso: prendi l'importo delle tue vendite e prendi la detrazione fiscale per il debito inesigibile .
Prima di poter prendere una detrazione per crediti inesigibili, è necessario utilizzare il sistema di contabilità per competenza .
La maggior parte delle piccole imprese utilizza il sistema di cassa. Con il sistema di ratei, è possibile registrare una vendita al momento della fatturazione del cliente, ma se non si viene pagati si può finire con un conto inesigibile.
Quindi, diciamo che stai usando il sistema di ratei e vuoi raccogliere i soldi o prendere una detrazione fiscale per l'importo.
In primo luogo, assicurati di comprendere e applicare le leggi relative al credito al consumo e alla riscossione dei crediti inesigibili. Non si vuole dover affrontare una causa da un cliente irato o essere accusati di molestie.
Come iniziare il processo di raccolta
Hai provato per mesi a far pagare un cliente, a inviare lettere, anche a portare questo cliente a un'agenzia di recupero crediti. Niente ha funzionato. C'è comunque un punto luminoso in questa oscurità finanziaria; puoi prendere una detrazione fiscale per cancellare questo debito dai tuoi crediti. Ecco come funziona questo processo:
- Durante l'anno, hai crediti da incassare che raccogli ... e alcuni crediti che riscontri problemi di raccolta.
- Alla fine dell'anno, esegui un rapporto sull'invecchiamento dei crediti commerciali per vedere chi non ti ha pagato per molto tempo e con chi hai provato diligentemente a riscuotere.
- Se il cliente non è più attivo o ha smesso di pagare, potresti essere in grado di tagliare il saldo di questo cliente dalle vendite totali, per ridurre il tuo reddito.
- Sommati tutti i debiti inesigibili che vuoi cancellare. Assicurati di voler davvero cancellare questi debiti. Se si ricevono i soldi dal cliente in un secondo momento, si dovrà annullare la cancellazione e dichiarare il pagamento come reddito.
- Rivedi l'elenco con il tuo consulente fiscale e aggiungi i non paganti. Quindi è possibile richiedere una detrazione per l'importo totale dei crediti inesigibili, sulla dichiarazione dei redditi aziendali.
Cosa succede se il cliente paga in seguito? A volte i clienti che pensavate non avrebbero mai pagato torneranno più tardi e pagheranno. Dovrai calcolare questo reddito e il tuo contabile dovrà contabilizzare l'inversione del debito inesigibile sulla tua dichiarazione dei redditi.
Come posso documentare che questo è davvero un cattivo debito?
Come con altre detrazioni fiscali, l'IRS vuole documentazione ; vogliono essere sicuri che le detrazioni sui crediti inesigibili siano legittime. Alcuni modi per documentare questi crediti inesigibili:
- Mantieni i documenti necessari per le attività di raccolta: lettere ai clienti, date delle telefonate e risultati
- Mantenere il rapporto di invecchiamento dei conti clienti per mostrare per quanto tempo questi debiti erano in sospeso.
- Se hai assunto un'agenzia di recupero, conserva i documenti o il contratto relativi a questa transazione e qualsiasi corrispondenza che mostri gli sforzi dell'agenzia di raccolta per raccogliere.
- Registra tutte le informazioni che ti inducono a credere che questi clienti non paghino o che hai raggiunto un punto morto nei tuoi sforzi di raccolta, come un avviso di fallimento in un giornale o una lettera che ti è stata restituita come non consegnabile.
In altre parole, conserva qualsiasi registrazione relativa a questo debito inesigibile, per confermare la tua cancellazione all'IRS.
Torna a Come pagare: configurare il tuo sistema di collezioni