Ogni azienda, piccola o grande, deve prendere una decisione su come e quando registrare le entrate e le spese. Le due opzioni per questa registrazione sono chiamate "contanti" e "ratei".
Ai fini fiscali, dovrai prendere questa decisione per la tua azienda prima di presentare la tua prima dichiarazione dei redditi aziendale .
Come funziona la contabilità di cassa
Nella contabilità di cassa, una transazione viene registrata quando il denaro cambia effettivamente le mani.
Il reddito viene registrato quando si riceve il denaro e le spese vengono registrate quando vengono pagate.
Esempio 1: per una transazione di reddito , se si esegue un servizio e si fattura un cliente, si registra il reddito ai fini della contabilità di cassa solo quando si è ricevuto il pagamento per tale servizio. Se invii una fattura il 12 agosto e non ricevi il pagamento fino al 1 ° settembre, registri il pagamento il 1 ° settembre.
Esempio 2: per una transazione di spesa, è possibile ricevere una fattura per il servizio telefonico, ma nella contabilità di cassa non si registra la spesa finché non si è effettivamente pagato il conto . se si riceve una fattura il 15 agosto e non si paga il conto fino al 1 ° settembre, non si registra la spesa fino al 1 ° settembre.
Pro e Con: la contabilità in contanti è più semplice da ricordare e registrare, poiché segue il tuo account di controllo aziendale. Quando una vendita viene registrata nel tuo conto corrente, viene registrata nella tua attività.
Ma il metodo di contabilità di cassa non può mostrare il quadro reale della tua attività commerciale, dal momento che il mese in cui eri occupato o lento è diverso dal mese in cui hai ricevuto il denaro.
Come funziona la contabilità per competenza
Nella contabilità per competenza, la transazione viene registrata quando viene guadagnata (stabilita) inviando una fattura o ricevendo una fattura.
Nell'esempio 1: per una transazione di reddito, utilizzando il metodo di rateo, registrare il reddito quando il lavoro è completo o il prodotto è stato ricevuto; cioè, hai guadagnato il pagamento. Negli esempi sopra, il reddito viene registrato quando si invia il conto, anche se non è ancora stato pagato. La spesa viene registrata quando si riceve il conto, anche se non si è pagato.
Nell'esempio 2: per una transazione di spesa. Quando si riceve una fattura per una spesa, è considerata una spesa ai fini fiscali. Quindi puoi detrarlo per quell'anno, anche se non hai ancora pagato il conto.
Pro e Con: la contabilità per competenza è più confusa, ma mostra l'attività commerciale mensile in modo più accurato.
Impostazione del metodo di contabilità
La maggior parte delle piccole imprese utilizza il metodo di contabilità in contanti, perché è più semplice e più facile determinare quando registrare entrate e spese. Devi usare il metodo di accumulo se
- la tua azienda ha vendite superiori a $ 5 milioni all'anno, o
- la tua azienda dispone di un inventario di articoli che venderai al pubblico e le tue entrate lorde sono superiori a $ 1 milione all'anno.
L' IRS dice:
"In genere, se produci, acquisti o vendi merci, devi tenere un inventario e utilizzare un metodo di riscossione per le vendite e gli acquisti di merci".
L'inventario include qualsiasi merce venduta, oltre a forniture che diventeranno fisicamente parte di un articolo destinato alla vendita.
Transazioni di fine anno e metodo di contabilità
Alla fine dell'anno fiscale, la liquidità e la contabilità per competenza devono essere considerati nei tempi delle transazioni. Ecco come:
- Reddito Se si è in contabilità per competenza e si desidera reddito nell'anno corrente, inviare fatture prima della fine dell'anno. Se si desidera ritardare il reddito, non inviare fatture fino a dopo l'inizio dell'anno successivo. Per la contabilità di cassa, paga la fattura nell'anno in cui prevedi il reddito totale più basso.
- Spese Prendi le spese nell'anno in cui desideri che vengano conteggiate tali spese, per ridurre al minimo le tue tasse. Non devi necessariamente pagare il conto in quell'anno, se stai usando la contabilità per competenza.
Fatture non riscuotibili / crediti inesigibili
Secondo il metodo di riscossione , se hai clienti che non ti hanno pagato, potresti essere in grado di ammortizzare o ridurre le tue tasse per questi crediti inesigibili.
Ad esempio, diciamo che hai un cliente che hai fatturato a febbraio. Hai fatto ripetuti tentativi di riscuotere i soldi e alla fine hai deciso che questo cliente non ha intenzione di pagare. Se stai utilizzando il metodo di contabilità per competenza, hai già registrato la vendita. Prima della fine dell'anno, puoi prendere questa somma non riscuotibile dal tuo reddito, riducendo così il tuo reddito lordo e il tuo debito fiscale.
Per maggiori informazioni
Per ulteriori informazioni sulle restrizioni IRS sui metodi di contabilità, consultare questa sezione della Pubblicazione IRS 538: Periodi e metodi contabili.
Dichiarazione di non responsabilità: le informazioni contenute in questo articolo non sono intese come consulenza fiscale o legale. Se non si è sicuri su quale metodo contabile selezionare, rivolgersi al proprio consulente fiscale professionista.