Cos'è Petty Cash?
La piccola cassa descrive le piccole transazioni di un'azienda.
Il termine "meschino" viene utilizzato perché si tratta di piccole (minime) quantità di denaro o transazioni simili a contanti. "Petty" non è più così piccolo, quindi pensalo come una piccola quantità che potresti non pensare al tracciamento. In questo articolo, useremo il termine "piccola cassa" per includere una varietà di transazioni di piccola impresa.
Per esempio:
- Acquisto di caffè per la caffettiera dell'ufficio
- Pagare pedaggi o parchimetri
- Trattare i dipendenti alla pizza per celebrare un risultato
- L'acquisto di un piccolo regalo sulla strada per un incontro di lavoro.
Perché Petty Cash è importante?
Le piccole transazioni di cassa si sommano. Non documentare e rintracciare quei piccoli acquisti può significare un sacco di potenziali spese commerciali lasciate non reclamate, come buttarle via.
Diamo un'occhiata ad un paio di esempi:
- Se usi le tazze Keurig per il tuo caffè da ufficio, anche se comprate a buon mercato e alla rinfusa, ti costerà circa 26 centesimi a tazza. Per un dipendente medio che beve caffè, sono due tazze al giorno volte circa 200 giorni all'anno, vale più di $ 100 per quell'unico impiegato. Moltiplica quello per il numero di dipendenti e hai una grande quantità di denaro.
- La pizza per 10 persone potrebbe costare $ 50. Se lo fai una volta al mese, sono $ 600 all'anno. Non tenere un record significa $ 600 in spese perse.
Come devono essere registrate le transazioni di cassa piccola?
È possibile registrare su slittamenti o un elenco, a seconda di quale sia più semplice. La cosa importante da ricordare è che OGNI transazione deve essere registrata e deve includere:
- Data della transazione
- Importo della transazione
- Descrizione generale della transazione ("ciambelle per una riunione d'ufficio", ad esempio)
Non è necessario registrare il numero di conto al momento della transazione.
Quando reintegri denaro contante , raggruppa le transazioni per numero di conto e inseriscile nel tuo programma di contabilità.
Posso rintracciare le transazioni con piccoli pagamenti online?
I proprietari di smart business in questi giorni stanno pagando per le transazioni commerciali con carte di credito aziendali o carte di debito e app. Puoi tracciare il parcheggio con un'app e puoi utilizzare un sistema di pagamento automatico del pedaggio per eliminare il tempo trascorso nella corsia "solo contanti" sulle strade a pedaggio. Naturalmente, il pagamento con la carta di debito o di credito aziendale semplifica il monitoraggio delle piccole spese. Assicurati di annotare lo scopo commerciale sulla ricevuta.
Cosa succede se la mia azienda ha ancora una cassa?
Molte aziende hanno un fondo di cassa piccolo in ufficio, in particolare le attività commerciali che hanno clienti che pagano in contanti. La cassa è utilizzata per apportare modifiche e, in alcuni casi, per le transazioni di piccole imprese. Di solito, la scatola inizia con un saldo in contanti, in denominazioni adeguate. Quindi, quando la cassa si scarica, viene ricaricata.
Se i fondi della cassa vengono utilizzati per piccoli acquisti, tieni un registro nella casella in modo che questi acquisti possano essere registrati.
Come posso assicurarmi che tutte le transazioni con piccoli saldi vengano registrate?
È responsabilità dell'utente in qualità di titolare dell'attività commerciale di impostare politiche per l'utilizzo del contante, di monitorare le transazioni di cassa e di assicurarsi che i dipendenti utilizzino la piccola cassa in modo responsabile. Alcune possibilità:
- Dare ai dipendenti di fiducia una carta di debito aziendale e richiedere loro di consegnare dettagli sugli scopi commerciali per tutti i loro acquisti di debito.
- Richiedere ai dipendenti che utilizzano le proprie auto per le imprese di avere un pedaggiatore. Puoi fornirlo e ottenere i dettagli. Avrai bisogno del dipendente per verificare lo scopo commerciale.
- Se i dipendenti dispongono di smartphone per uso aziendale, richiedono loro di includere app per acquisire le ricevute tramite foto o inviarle al proprio reparto di contabilità.
La linea di fondo su Petty Cash:
Stabilire e tenere traccia dei piccoli soldi dovrebbe essere parte del sistema generale di archiviazione dei dati per la tua azienda.
Ricorda, se non lo registri, non puoi detrarlo come spesa aziendale. Assicurati di approfittare di tutte quelle piccole transazioni in contanti, in modo da poter rivendicare più spese commerciali legittime e abbassare le tasse aziendali.