Gestione e mantenimento dell'account di Petty Cash
La piccola cassa si riferisce a piccole quantità di denaro contante in un'azienda. (Il termine "meschino" deriva da "petite" o "piccolo".) Ci sono due ragioni per mantenere la piccola liquidità:
- Per apportare modifiche a clienti o pazienti
- Per pagare piccoli acquisti che richiedono denaro, come cibo per il pranzo dell'ufficio o forniture di caffè o per il parcheggio. La maggior parte delle aziende al dettaglio detiene un cassetto di cassa come fanno le pratiche di assistenza sanitaria.
La piccola cassa funziona sul sistema di anticipi, in cui vi è una somma iniziale di denaro versata in un conto , che viene prelevata per uno scopo specifico (in questo caso, denaro contante). Quando l'account scende al di sotto di un determinato importo specificato, il sistema viene reintegrato.
Nelle aziende che hanno spesso bisogno di piccoli soldi, è spesso allestito nel front office con un piccolo cassetto o scatola di denaro, o in un negozio con un registratore di cassa. (Sì, alcuni posti usano ancora un registratore di cassa.)
Poiché l'economia di cassa si sta riducendo, e le persone usano le carte di debito e di credito per i piccoli acquisti, l'uso di un sistema di cassa piccola (con un "cassetto dei contanti") è diminuito. Ma è comunque essenziale per qualsiasi attività commerciale assicurarsi di tenere conto di tutti i piccoli acquisti in modo da poterli detrarre come spese aziendali.
Come funziona un sistema Petty Cash
Per impostare un sistema di cassa piccola con specifico, l'importo iniziale di denaro proviene dal conto corrente aziendale.
Ogni acquisto che usa la piccola cassa deve essere documentato allo stesso modo delle altre entrate e uscite aziendali . L'utilizzo di un piccolo conto in contanti o di piccoli foglietti di contante aiuterà a catturare queste spese in modo che possano essere utilizzate per compensare il reddito ai fini della tassa professionale.
Impostazione di un conto di cassa meschina
Inizia decidendo quanti soldi avrai bisogno ogni giorno, sia per apportare modifiche ai clienti che per effettuare piccoli pagamenti in contanti.
Tieni quanti contanti hai bisogno nel tuo cassetto, ma non troppo, quindi non è una tentazione per dipendenti o ladri. Per determinare un importo massimo per piccoli contanti, tenere un registro delle spese per un periodo di tempo, ad esempio utilizzando un importo medio per ogni settimana. Avrai bisogno di quei record anche a fini fiscali.
Tenere traccia delle transazioni
All'inizio, tieni traccia di quanto è contenuto nella cassa piccola o nel cassetto all'inizio di ogni giornata. Quando effettui ciascun pagamento, ti occorrono piccoli foglietti di cassa o un elenco di transazioni. Per ogni transazione, registra la data, l'importo e a cosa serviva.
Sii il più specifico possibile, quindi non c'è dubbio che la transazione fosse legata al business. Non è necessario tenere traccia dei cambiamenti ogni giorno. Ma alla fine di ogni giornata, registra l'importo nel cassetto dei piccoli soldi. La differenza dovrebbe coincidere con i pagamenti in contanti effettuati dai clienti e con il totale delle spese di piccola cassa pagate dal cassetto.
Quando il piccolo cassetto dei contanti scende sotto un importo predefinito che determini, aggiungi al cassetto scrivendo un assegno a "Petty Cash" e incassando l'assegno.
Petty Cash and Taxes
La parte più importante di un sistema di cassa piccola è la documentazione di ogni transazione.
La documentazione delle transazioni è il modo in cui un'azienda registra le spese aziendali a fini fiscali . Tenendo traccia di tutte le piccole transazioni di cassa - non importa quanto meschino - si dispone di record per il backup delle detrazioni per quelle spese di piccola impresa. Le spese più documentate, maggiori sono le detrazioni e più bassa la bolletta delle imposte aziendali.
Conosciuto anche come: denaro contante
Esempi: il cassetto per piccoli soldi è stato utilizzato per apportare modifiche e pagare le spese aziendali incidentali.