Scopri le informazioni chiave che si trovano nel documento sorgente
Perché i documenti di origine sono importanti
Il documento di origine è essenziale per il processo contabile e contabile in quanto è la prova che si è verificata una transazione finanziaria.
Se una società viene controllata, i documenti di origine eseguono il backup delle registrazioni contabili e della contabilità generale come traccia di verifica indiscutibile.
Mantenere un documento di origine per un'azienda è come tenere le ricevute per gli articoli deducibili dalle tasse per le tasse personali. Se le tasse sono controllate, forniscono la prova che hai effettuato tali acquisti. Lo stesso vale per la tua attività, ma nel mondo degli affari, non si mantengono le ricevute solo per le spese deducibili dalle tasse. Conservi i documenti originali per ogni transazione finanziaria.
Quali documenti di origine forniscono
Un documento di origine descrive tutti i fatti di base della transazione, come l'importo della transazione, a chi è stata effettuata la transazione, lo scopo della transazione e la data della transazione.
Ecco alcuni esempi di documenti di origine comuni:
- un assegno annullato
- fattura
- ricevuta del registratore di cassa
- ricevuta generata dal computer
- nota di credito per un rimborso del cliente
- orario del dipendente
- ricevuta di deposito
- ordinazione d'acquisto
Come trattare i documenti di origine
Il documento di origine deve essere registrato nel giornale di contabilità appropriato il più presto possibile dopo la transazione. Dopo la registrazione, tutti i documenti di origine dovrebbero essere archiviati in una sorta di sistema in cui possono essere recuperati se e quando sono necessari.
In alcuni casi, potrebbe anche essere importante fornire la catena di custodia per essere in grado di determinare che il documento di origine in questione è rimasto sotto il proprio controllo.
Documenti di origine e fotocopie
Nella maggior parte dei casi, le fotocopie dei documenti di origine sono legalmente accettabili. L'Internal Revenue Service, ad esempio, ha accettato le fotocopie delle ricevute dal 1997, a condizione che siano leggibili, contenga tutte le informazioni presenti nell'originale e, nei limiti del processo di scansione, presenti tali informazioni in un formato identico a quello originale.
Una ricevuta di materiali che ha specificato gli oggetti acquistati e il prezzo pagato, ma che è stata scansionata senza il nome del fornitore non si qualificherebbe. Un documento che ha presentato tutte le informazioni nello scontrino originale, ma che è stato ridigitato in formato Word o Excel, non sarebbe idoneo.
Lo standard IRS - completo, leggibile e una riproduzione accurata dell'originale - è lo stesso standard utilizzato in molte aziende e agenzie governative. Altre istituzioni, tuttavia, aggiungono a questi requisiti generali.
L'Università di Washington, ad esempio, accetta solo come sostituti del documento originale fotocopie digitalizzate a una densità minima di 300 punti per pollice (dpi) e presentate in formato PDF o TIFF; non accetta fotocopie JPEG.
Se si prevede di eseguire la scansione di documenti contabili o legali per facilitare la conservazione, rivolgersi all'istituzione competente per accertarsi che accetti i documenti nel formato che si prevede di utilizzare.