Scrivere un'agenda per un viaggio incentivo o un ritiro esecutivo

Come produrre un'agenda di riunione concisa

I pianificatori di eventi sono quelli incaricati di produrre un'agenda concisa ma informativa per le riunioni e gli eventi che organizzano, compresi gli ordini del giorno di ritiri aziendali settimanali. Se l'agenda è per un giorno di incontri per i direttori di filiale o per quattro giorni di esercizi di team building per i nuovi assunti, gli elementi di base rimangono gli stessi.

Suggerimenti per scrivere l'agenda

Scrivere un'agenda per un evento, in particolare un evento di più giorni, è a volte impegnativo perché l'agenda (o l'itinerario a prima vista) deve essere breve e fornire tutte le informazioni necessarie.

Dopo tutto, la maggior parte dei partecipanti avrà familiarità con i programmi offerti e non vuole trascinarsi dietro un ampio documento per scoprire dove dovrebbero essere e quando. È il tuo lavoro come organizzatore di eventi per rendere la vita dei partecipanti il ​​più semplice possibile.

Gli elementi di base di un ordine del giorno dovrebbero contenere le seguenti informazioni:

• Nome e luogo dell'evento.
• Giorno e ora esatta di ogni evento / attività fino al quarto d'ora.
• Il tipo di evento come una sessione creativa di brain storming contro una sessione di definizione degli obiettivi strategici e una discussione con i team leader
• Informazioni pertinenti sull'evento, ad esempio come vestirsi per un incontro se si tratta di un pranzo, una cena o un cocktail party (es. Business casual vs. black-tie)
• Suggerimento: consente sempre ai partecipanti di sapere dove possono trovare ulteriori informazioni, ad esempio il sito Web dell'organizzazione ospitante.

Esempio di formato agenda meeting

La maggior parte dei formati dell'agenda presenta una sezione di intestazione al centro della pagina con da una a tre righe di testo con il nome dell'evento, il nome dell'organizzazione che ospita l'evento e la data di inizio dell'evento.

L'agenda è quindi organizzata in due colonne: la colonna di sinistra contiene date e ore. Sul lato destro è il nome dell'evento insieme ai dettagli sull'attività.

La tua agenda dovrebbe essere facile da seguire, e se si tratta di un evento di un giorno, cerca di ottenere tutto in un'unica pagina. Ricorda, l'itinerario generale è uno dei numerosi oggetti a cui ti viene chiesto di preparare insieme ad altri materiali di invito formali come inviti elettronici e stampati .

Poiché i partecipanti riceveranno più materiale di comunicazione da te, ci saranno molte opportunità per fornire informazioni approfondite in un altro documento.