Non iniziare presto
La procrastinazione è il tuo nemico. Questo è uno degli errori di pianificazione degli eventi più comuni che si desidera evitare.
La mancata attivazione iniziale del processo di pianificazione degli eventi può causare una serie di problemi su tutta la linea. Non appena viene selezionata una data e hai una portata generale del tuo evento e del budget, vai al lavoro. Alberghi e altri luoghi prenotano in anticipo in modo sicuro, questo è il più presto possibile. In caso contrario si limiteranno le scelte della sede e rimarrai, purtroppo, a qualsiasi luogo disponibile. I relatori ospiti e l'intrattenimento dal vivo accettano anche prenotazioni in anticipo rispetto alla data dell'evento. Una volta che la data dell'evento è sicura, fai le tue ricerche e quando decidi quale interprete scegliere, fai subito un contratto firmato.
Organizzare se stessi con una checklist per la pianificazione degli eventi è un altro compito che deve essere affrontato immediatamente. Tracciando tutti i passaggi del processo di pianificazione degli eventi, determinando quando devono essere completati e sviluppando un calendario per ciascuno, avrai una preziosa guida per iniziare e tenerti in pista.
Iniziare troppo tardi è uno degli errori più comuni nella pianificazione degli eventi.
Non controllare gli eventi in competizione
Hai mai programmato il tuo evento solo per imparare - una volta che il processo di pianificazione è iniziato e la data dell'evento impostata - che c'è un altro evento in competizione nello stesso giorno? Solo un evento attirerà la folla, quindi non rischiare e incrocia le dita che gli invitati sceglieranno il tuo evento.
Evitare del tutto la situazione.
Esegui la tua due diligence e verifica la presenza di eventuali conflitti di eventi prima che sia troppo tardi. Guarda gli orari per le riunioni del settore (sia grandi che piccoli), la vicinanza alle vacanze, i principali eventi sportivi e gli incontri locali che possono devastare coloro che guidano l'evento. Una volta che hai deciso una data per il tuo evento, dai la parola ai tuoi ospiti. Le notifiche "Save the Date" e "Prossimi eventi" offrono agli interessati l'opportunità di contrassegnare il tuo evento sui loro calendari.
Fornitori non confermanti
Un contratto di fornitore firmato è un accordo legalmente vincolante e ti dà qualcosa per iscritto per ritenere il venditore responsabile dei servizi che devono fornire. Tuttavia, non fa nulla per te al momento dell'evento quando ti rendi conto che il venditore è un no-show. Quel contratto di eventi in mano non servirà cibo ai tuoi ospiti affamati o consegnerà tavoli e sedie a una sala da ballo vuota. Confermare con ogni fornitore non una volta, ma due volte. Sì, due volte . Conferma la ricezione del contratto firmato nel momento in cui entrambi accettate i termini. Conferma ancora una volta prima dell'evento stesso. Questa non è la conversazione che avrai riguardo ai dettagli sulla consegna o sull'arredamento del cibo; questo è un follow-up specifico per assicurarti che il tuo evento sia ancora sul loro calendario.
I venditori di eventi prenotano più eventi ed è molto facile per i tuoi documenti perdere la confusione o essere archiviati in modo errato da qualcun altro in azienda. Quindi assicurati che ciò non accada ricircolino verso di loro per effettuare il check-in e confermare che il tuo evento e le specifiche relative alla data, all'ora e ai servizi da fornire sono in realtà nella loro pianificazione. E mantieni il contratto del venditore immediatamente disponibile.
Non avendo un "Piano B"
Avere un piano di emergenza è un must per ogni evento, ma in particolare per quegli eventi programmati che si terranno all'aperto. Le condizioni meteorologiche sono imprevedibili e se un uragano, un forte allarme del vento o una tempesta anomala minacciano di cancellare il tuo evento, disponi di un piano di riserva. Le date di pioggia, i luoghi di eventi alternativi e i programmi di attività modificati sono tutte opzioni se il tuo evento all'aperto - o parte di esso - deve essere spostato all'interno.
Oltre a preparare le incertezze meteorologiche, altre circostanze insolite possono essere affrontate in anticipo. Le interruzioni di corrente possono essere ridotte avendo un generatore sul posto. Il parcheggio a straripamento può essere spostato in un'altra posizione predisposta. I problemi con la disponibilità della camera d'albergo possono essere risolti mantenendo alcune camere in più nella riserva all'interno del blocco dell'hotel . Prendi in considerazione le specifiche del tuo evento e pensa a quelle aree che sono più suscettibili di problemi. Pianificando in anticipo e sviluppando scenari alternativi, è possibile evitare uno degli errori di pianificazione degli eventi più costosi.
Non assumendo abbastanza aiuto
Quando si tratta di assumere personale dell'evento, di più è meglio. Ti costerà più soldi ma potrebbe salvare il tuo evento. Immaginate questo: un backup di auto in attesa di entrare in un parcheggio mentre gli addetti al parcheggio cercano freneticamente di tenere il passo. Una fila di ospiti frustrati in attesa di ordinare una bevanda mentre un server lotta per stare al passo con la domanda. Gli addetti alla registrazione degli eventi sono stati travolti dal gran numero di ospiti che sono appena arrivati, lasciando i viaggiatori stanchi che aspettano troppo a lungo per il check-in. Hai un'idea. Avere a disposizione personale addetto agli eventi per assistere durante le ore di punta, fornire un servizio aggiuntivo alle aree in difficoltà, risolvere i problemi che sorgono o essere una presenza accogliente per gli ospiti in arrivo con domande può elevare il tuo evento da un buon evento a un evento superbo.
Quando assumi il personale dell'evento , cerca quei membri dello staff con esperienza nel tipo di evento che stai pianificando. Assumi solo personale professionale e altamente raccomandato. Istruiscili su cosa è il tuo evento, gli ospiti che parteciperanno, le tue aspettative e chi è il loro punto di contatto se hanno una domanda o un problema. Il personale dell'evento, anche se fornito da un fornitore esterno, rappresenta te e la tua attività di pianificazione degli eventi. Un incontro negativo con lo staff dell'evento vivrà nella memoria sia dell'ospite che del cliente e potrà inacidire anche gli eventi più ben pianificati.