A seconda delle circostanze del pianificatore di eventi, questi suggerimenti aiuteranno a raggiungere una certa misura di risparmio con le stanze degli ospiti, i servizi di riunione e la ristorazione.
Sfruttare più riunioni nella stessa posizione
Una delle strategie più efficaci per risparmiare denaro è tenere la maggior parte dei tuoi eventi durante l'anno nella stessa proprietà. I responsabili delle vendite degli hotel stanno cercando di ottenere determinati numeri di entrate che probabilmente mostreranno una maggiore flessibilità per un cliente che, a loro avviso, tornerà nel corso dell'anno rispetto a un cliente occasionale .
Sfrutta il numero totale di camere per l'evento
I responsabili delle vendite degli hotel mostreranno flessibilità nei costi di spazio delle sale riunioni e anche nelle spese di catering se sanno che un evento includerà un blocco di stanze. Le camere offrono un margine di profitto maggiore rispetto a qualsiasi altro servizio per eventi.
Sfrutta ulteriori sconti sulle camere degli ospiti
I responsabili delle vendite tratteranno anche le camere degli ospiti o forniranno ai loro clienti il tasso più basso in quel momento. I pianificatori di eventi dovrebbero confrontare i prezzi che i direttori di vendita forniscono rispetto a qualsiasi contratto aziendale già stabilito con quell'hotel - specialmente se si tratta di una catena - per garantire il prezzo migliore.
Negoziare i requisiti di cibo e bevande
Molti progettisti ridurranno i costi adattando questa categoria e i gestori dell'hotel saranno lieti di assistervi. I menu sono progettati per adattarsi al budget di chiunque. Tuttavia, secondo la mia esperienza, è meglio identificare i tuoi bisogni di cibo e bevande preferiti e richiedere sconti poiché il prezzo supera il budget.
I gestori degli alberghi capiscono: gli organizzatori di eventi sono nel business di mantenere i loro ospiti felici, e così è l'hotel.
Negozia le spese audio / visive
A / V è un'area in cui le spese nascoste possono sommarsi rapidamente e talvolta possono essere negoziate, ma non sempre. Affittare proiettori LCD varia da luogo a luogo, e può essere un prezzo abbastanza scandaloso. Finché la tua sede non richiede manodopera sindacalizzata, sii audace e suggerisci di attualizzare qui, anche quotando la tua tariffa preferita. E chiedere alcuni articoli di spesa da rinunciare, se possibile. Le tariffe orarie sul lavoro non sono negoziabili. Le sedi sono consapevoli delle frustrazioni dei clienti con le commissioni A / V e sono invece operazioni di outsourcing verso società terze; eliminando qualsiasi responsabilità negoziale.
Sfrutta l'evento totale esaurito in hotel
Le vendite forniranno un pianificatore di eventi con costi per ogni articolo di spesa e / o servizio separatamente. Questo approccio "elemento pubblicitario" favorisce l'hotel o la sede e non il cliente. In questo caso, un organizzatore di eventi deve compilare l'investimento totale nel proprio programma in una proprietà e discutere le riduzioni in base all'importo totale speso per tutti i servizi. Alla fine della giornata, il direttore delle vendite dell'hotel sa quanti soldi vorrebbero ricevere in cambio dei loro servizi.
Per coloro che calcolano i loro costi e indirizzano la linea di fondo, seguiranno ulteriori risparmi.
Sii estremamente flessibile su tempo, spazio e date
Tieni un programma durante le date non di punta e osserva quanto sarà flessibile il direttore delle vendite dell'hotel. Inoltre, se un pianificatore è flessibile sulle proprie esigenze di spazio, è probabile che le vendite dell'hotel trovino un posto e un prezzo ottimale. Mentre un organizzatore di eventi sta cercando quello spazio durante una piccola finestra di tempo in cui l'hotel ha tutto altrimenti prenotato e non prevede di vendere quello spazio, questo crea un'opportunità per entrambe le parti.
Suggerimento finale
Confronta gli sconti offerti dalle camere degli hotel ai motori di ricerca dei viaggi online dei consumatori. È sorprendente la frequenza con cui potresti notare che i motori di ricerca come Expedia o Travelocity e altri siti che possono offrire un costo più vantaggioso di quelli offerti da un direttore delle vendite di un hotel a un cliente aziendale o aziendale.