Le dimensioni e la portata di ogni evento possono cambiare rapidamente e devi sentirti a tuo agio con la persona che paga le bollette. Questo è il motivo per cui il tuo colloquio iniziale con il cliente è così importante.
Se non ottieni le risposte di cui hai bisogno, o se le cose sembrano strane, potresti voler portare i tuoi servizi altrove per evitare una catastrofe in fondo alla strada.
Di seguito sono elencate le domande chiave che i pianificatori dovrebbero porre prima di stipulare un contratto per il loro cliente.
Qual è la data e la posizione previste per il tuo evento?
Questa è forse la domanda più basilare ma è importante che il cliente fornisca una risposta diretta. Può essere un brutto segno se si avverte molta indecisione o conflitto con questo argomento. Ora, naturalmente, alcuni clienti avranno bisogno del tuo aiuto per scegliere un luogo, ma dovrebbero avere almeno un paio di posti in mente. Puoi trascorrere una quantità significativa di tempo per lo shopping , e spenderai ancora di più se il cliente non ha idea di ciò che vuole.
Quanti ospiti parteciperanno all'evento?
La differenza di costo tra 200 e 500 partecipanti è enorme, quindi se un potenziale cliente ti dà un conteggio a tutto campo allora probabilmente non hanno fatto alcuna ricerca sui costi.
In questo caso, dovrai immediatamente passare alla domanda successiva nell'elenco.
Qual è il tuo budget per persona?
Preferisco guidare con una richiesta di budget "per persona" perché fornisce un migliore senso di quanto il cliente ha pensato all'evento. Le risposte con numeri di copertina come $ 5.000 o $ 20.000 sono troppo distanti dall'esperienza dell'ospite.
Qualunque sia il numero che il tuo cliente usa per rappresentare il suo budget, dovresti suddividerlo in una tariffa per persona in modo che entrambi possano vedere con che cosa devi veramente lavorare.
Quali sono i 3 elementi indispensabili per il tuo evento?
Dopo aver saputo di più sul budget, è giunto il momento di capire se è abbastanza grande da soddisfare le aspettative del cliente. I must-have possono presentare un importante ostacolo in determinate situazioni. Immagina che il tuo cliente desideri che una celebrità particolare si esibisca al suo evento, ma non hanno idea di quanto sia il costo o se quella persona sia disponibile. Questi sono i tipi di problemi che devi affrontare all'inizio e non puoi sempre fare affidamento sul cliente per menzionarli.
Quali sono le 3 cose che non vuoi nel tuo evento?
Sebbene sia molto simile alla domanda precedente, l'aggiunta della connotazione negativa può aggiungere informazioni significative per il pianificatore. Supponiamo ad esempio che il cliente sia categoricamente contrario a servire il pollo per cena. Una ripercussione di questo sarebbe un aumento dei costi alimentari . Senza pollo come opzione, dovrai prendere in considerazione la carne o il pesce, che sono in genere più costosi. Capire come una "no-no list" influisca sul quadro generale è un'abilità fondamentale nel valutare la compatibilità del client.
Il vecchio detto di non avere la torta e di mangiarlo anche lui illustra perfettamente il punto.
Queste cinque semplici domande sulla pianificazione degli eventi ti diranno molto sul tuo cliente prima di accettare di lavorare insieme. E anche se le nuove prospettive sono essenziali per il tuo business degli eventi , il tipo sbagliato di cliente consumerà tutte le tue risorse e ti costerà denaro a lungo termine.