Passi per trovare il luogo dell'evento perfetto
Supponendo che tu abbia già identificato il tipo di evento che stai pianificando e il suo scopo, ci sono molti altri fattori da prendere in considerazione quando inizi il processo di selezione del luogo stesso.
La seguente tabella di marcia ti aiuterà a guidarti attraverso i passaggi nella scelta dello spazio perfetto per l'evento.
Identifica il tuo pubblico di destinazione e conosci la tua lista degli ospiti
Quando organizzi la pianificazione di un evento, una delle informazioni più importanti che devi sapere è chi saranno i tuoi ospiti e quanti ti aspetti di partecipare. Mentre il tipo di evento sicuramente informerà la scelta della sede, uno dei maggiori fattori limitanti per uno spazio per eventi è la sua capacità. Assicurati di conoscere almeno una stima accurata (può essere un intervallo) del numero di ospiti in quanto ciò limiterà immediatamente le opzioni del tuo locale. Dovresti anche considerare il tuo pubblico. Assicurati che la sede rifletta non solo l'evento in sé, ma i gusti e le aspettative degli ospiti.
Identifica le date degli eventi
Controlla il tuo calendario perché i tempi influenzeranno molte decisioni, inclusa la tua sede di scelta. Dopo la lista degli invitati, la data del tuo evento sarà il prossimo fattore limitante.
A seconda del tipo di evento che stai pianificando, potresti scoprire che devi essere flessibile con la data del tuo evento per ottenere la sede che desideri o devi essere flessibile con la scelta della sede per ottenere la data desiderata. Dovresti iniziare a pianificare la sede sapendo dove tu o il cliente siete flessibili.
Ecco alcune domande da considerare:
- Quando i tuoi ospiti sono probabilmente disponibili a partecipare in base ai loro programmi?
- Quali luoghi hanno uno spazio appropriato e disponibile per quei tempi?
- Quando è il momento migliore per il tuo team di gestione per tenere l'evento?
Calcola il tuo budget
Con un budget illimitato, chiunque può pianificare un grande evento e avere una selezione infinita di scelte di location. Ma più che probabile, le tue risorse finanziarie sono limitate e dovresti essere consapevole fin dall'inizio di quali siano i tuoi limiti finanziari, anche se il tuo budget per gli eventi è semplice come stima o intervallo di riferimento. Un organizzatore di eventi può sempre pianificare un grande evento in un budget ragionevole.
- I luoghi rientrano nei parametri di budget per le spese di spazio, tecniche e di ristorazione?
- Hai negoziato un tasso favorevole per i servizi e dimostrato il valore del tuo ruolo?
- Hai concesso flessibilità nel tuo budget nel caso in cui le spese relative all'elemento pubblicitario superassero il piano?
Scope Out Different Locations
Una volta che i numeri degli elenchi degli ospiti e le possibili date degli eventi sono state ridotte, è importante identificare i luoghi in cui l'evento potrebbe essere tenuto. Gli hotel e i centri per eventi o conferenze sono alcuni degli spazi per eventi più famosi per eventi aziendali e ricevimenti nuziali, ma non sono le uniche opzioni.
Questo è un momento per essere creativi nei tuoi pensieri. Considera quanto segue:
- In base al tema del tuo incontro, quali sono le tre migliori posizioni che ti vengono in mente?
- Dove preferirebbero i tuoi ospiti partecipare a questo incontro?
- Cosa sarà più conveniente per i tuoi ospiti?
- Oltre a un hotel, quali posizioni inaspettate potrebbero aumentare il tasso RSVP?
Trova il giusto tipo di spazio per eventi
La sede scelta deve avere uno spazio appropriato per il tipo di evento che stai pianificando. Il tuo evento richiederà una pista da ballo? Avrai bisogno di un sistema PA? Che dire del podio di un oratore o di uno schermo per proiettore? Che tipo di impostazione della tabella ti serve? Oltre a prendere in considerazione questo tipo di domande, ecco alcune delle principali domande sulla pianificazione della sede da porsi:
- La sede dell'evento soddisfa i criteri speciali del tuo programma o evento?
- La sede può ospitare la tua produzione, intrattenimento, A / V, audio e altre esigenze tecniche?
- Le condizioni della struttura riflettono gli elevati standard della tua organizzazione?
Considerare i servizi e le restrizioni della sede
Oltre a trovare il giusto tipo di spazio per eventi, ti consigliamo di esaminare i tipi di altri servizi offerti dalla sede e decidere il loro valore per il tuo evento. Alcune sedi avranno anche un elenco di fornitori preferito da cui è necessario lavorare per trovare fornitori o fornitori per altri servizi. Altre sedi hanno restrizioni sull'arredamento o altri aspetti dell'evento stesso. Alcune domande da porre includono:
- Questo locale offre buone possibilità di parcheggio o parcheggiatore?
- Questo luogo offre sicurezza?
- Questo locale offre servizi aggiuntivi come catering, composizioni floreali, noleggio biancheria e tavola, ecc.?
- Questo luogo ha un allestimento e ripulire l'equipaggio?
- Questo luogo limita ciò che altri fornitori con cui lavori?
- Questo locale ha cibo e bevande minimi?
Considera Venue Reputation
La reputazione di un locale per il servizio è fondamentale. Questa è spesso la differenza tra tenere un buon evento e produrre un grande evento. Il modo in cui un luogo gestisce le sue strutture, il personale e i clienti sarà sempre ricordato. Per avere un'idea del valore della reputazione di una sede, considera queste domande:
- Qual è il mandato del responsabile della conferenza, del responsabile della ristorazione o dello chef esecutivo?
- La gestione ti tratterà come un cliente VIP o solo come uno dei programmi multipli?
- Quanta flessibilità è la sede che desideri estendere a te?
- Hanno testimonianze o recensioni disponibili?
- La sede offre fotografie di eventi simili ai tuoi?
Pianifica una visita alla sede
A meno che la logistica e il tempo non lo impediscano, ogni organizzatore di eventi dovrebbe condurre un'ispezione del sito prima di stipulare un contratto. Le immagini possono essere estremamente utili, ma ci sono molti aspetti che possono essere valutati solo di persona. Chiedete un tour della sede che includa tutto, dal parcheggio all'ingresso e lo spazio per eventi ai bagni. Sarai felice di averlo fatto!
Incorporare le preferenze del cliente
Alla fine della giornata, gli organizzatori di eventi devono presentare le loro raccomandazioni di sede ai loro clienti (che si tratti di un cliente interno come dirigenti o dirigenti aziendali o un cliente esterno) e ottenere le approvazioni. L'unica domanda da porsi riguardo al cliente durante la fase di pianificazione della sede è che il cliente approverà le mie raccomandazioni? Per essere in grado di rispondere a questa domanda con una certa sicurezza, è necessario assicurarsi di comprendere le aspettative e le preferenze del cliente sin dall'inizio.