Oggetti che ogni pianificatore di eventi dovrebbe avere sempre a portata di mano
I pianificatori degli eventi trascorrono molto tempo a prepararsi per i loro eventi ma a volte possono trascurare le piccole cose che loro - oi loro clienti - potrebbero aver bisogno del giorno dell'evento reale. Ma un grande organizzatore di eventi non arriva mai a un evento a mani vuote. Un modo per evitare il viaggio di emergenza all'ultimo minuto nel negozio per una necessità di eventi aziendali di base è creare un kit di fornitura che vada con te ovunque tu vada. Che tu stia preparando un seminario , una conferenza o un altro tipo di evento, il kit di fornitura del tuo pianificatore di eventi dovrebbe aiutarti in un bind. Ecco alcuni articoli che ti consigliamo di conservare il kit.
Clear Pastic Storage Box
Inizieremo con la scatola di immagazzinaggio stessa. È importante acquistare una scatola di materiali di consumo non troppo grande ma con una profondità sufficiente per contenere una gamma di materiali di consumo. Una scatola di plastica trasparente è estremamente utile per questo scopo e, come tale, può contenere molti articoli diversi.
La sfida è trovare un fornitore che abbia qualcosa delle dimensioni giuste per contenere oggetti più grandi, come i distributori di nastro, senza la sensazione di trascinarsi dietro un enorme contenitore per ogni evento a cui partecipi. Potresti avere successo con scatole o vasche con le seguenti dimensioni: 5.87 "di altezza x 10.62" di larghezza x 16.12 "di profondità.
Taglierino
Gli organizzatori di eventi e riunioni spediscono un'incredibile quantità di materiale in scatole per ogni evento. Anche un piccolo seminario per 35 persone richiede spesso l'apertura di una dozzina di scatole di cartone di materiali di consumo. A seconda di ciò che viene spedito, a volte promozionali e altri articoli vengono spediti in scatole più piccole all'interno di quelle scatole. Questo è dove un taglierino sarà utile.
Ad alcune persone piacciono i tagliapiastrelle più grandi e voluminosi che consentono una presa forte. Tuttavia, in generale, di solito stai tagliando il nastro all'esterno delle scatole. Per il tuo kit di fornitura di eventi, il peso leggero è quasi sempre la scelta migliore.
Mailing e Storage Tape con Dispenser
Altrettanto importante quanto il taglierino è il nastro per la spedizione e il dispenser. Dopo che l'evento è stato concluso, tutto deve essere re-inscatolato e rispedito in ufficio o nel prossimo luogo dell'evento.
Una pistola a nastro è generalmente troppo grande per la maggior parte delle esigenze, ma un dispensatore portatile è estremamente facile da usare e svolge il lavoro. Impacchetta un ruolo con un dispensatore nel tuo kit, e questo renderà la preparazione per la spedizione con facilità.
Forbici
Sembra un oggetto che potrebbe non essere molto utile, ma le forbici sono estremamente importanti per tagliare qualsiasi cosa, dalle tovaglie malamente ricamate con fili esposti agli acquisti dell'ultimo minuto che richiedono la rimozione dei cartellini dei prezzi.
Un paio di classiche forbici da 5 "si adatteranno comodamente nella scatola (più sarà più leggero). La maggior parte delle forbici disponibili nei negozi di forniture per ufficio sono leggermente più grandi a circa otto pollici. Inoltre, trova una coppia in acciaio inossidabile di buona qualità come dureranno attraverso l'usura di base.
Nome Tag o Badge
Uno degli ultimi elementi da produrre prima di qualsiasi evento aziendale è il badge del nome dell'ospite . Questo perché molte persone confermano e / o rifiutano gli inviti all'ultimo minuto, il che richiede che i pianificatori delle riunioni attendono fino all'ultima ora possibile per produrre i tag del nome al fine di non sottostare o sovra ordinare.
Tuttavia, inevitabilmente ci saranno nomi errati, e alcune persone arriveranno senza preavviso. Per quelle situazioni, è più facile avere una serie di etichette nome vuote per le persone semplicemente per scrivere i loro nomi. Se sei un po 'eccessivo, puoi anche portare con te etichette vuote con il logo della società o dell'associazione stampato al laser per dare un aspetto più lucido e professionale alla targhetta del nome di "emergenza". Ci piace tenere sempre a portata di mano 3 "x 4" (la dimensione più popolare).
Sharpie Markers and Highlighters
Mantenere una scorta di evidenziatori e evidenziatori è utile in molte situazioni per i pianificatori di eventi. La maggior parte di voi non ha bisogno di me per contrassegnare gli usi ovvi per evidenziare gli elementi nei quaderni degli eventi, ecc. Tuttavia, è interessante considerare le richieste esterne che si possono ricevere quando un evidenziatore sarà utile.
Ad esempio, i dirigenti aziendali e altri generalmente arrivano preparati per le proprie presentazioni e di solito hanno delle pagine di note prestampate. Ma i presentatori si affideranno spesso al pianificatore di riunioni per fornire il servizio di pulizia e altri messaggi che i presentatori potrebbero dover comunicare. Ho scritto quegli articoli in alcuni casi direttamente sulle pagine di note e evidenziato in colori non tradizionali come l'arancione per far risaltare queste situazioni.
Penne e matite
Allo stesso modo, non è mai una cattiva idea portare un paio di scatole in più di penne e matite per il tuo evento. Di solito ci si aspetta che l'incontro o l'organizzatore di eventi abbiano queste forniture a portata di mano, non solo per loro stessi, ma anche per i presentatori, i partecipanti e persino il personale dell'evento .