Il seminario è forse l'evento più comune che i pianificatori organizzeranno. E la maggior parte dei seminari è programmata per un giorno o un giorno. Per coloro che sono interessati a creare una checklist per pianificare un seminario , il seguente offre una struttura di alto livello per la pianificazione e l'esecuzione di un seminario.
E per coloro che stanno pianificando una conferenza di più giorni o multisessione, considera di adottare un approccio simile. Tuttavia, la tua checklist per la pianificazione del seminario sarà semplicemente più lunga.
01 - Conferma lo Scopo dell'Evento
- Chi è il pubblico?
- Qual è l'argomento del seminario?
- Dove dovrebbe essere localizzato?
- Perché le persone parteciperanno?
- Qual è l'agenda del seminario?
02 - Rivedere la Guida alle specifiche dell'evento Apex
Il Convention Industry Council ha istituito una serie di strumenti che dovrebbero essere considerati un'ottima fonte di buone pratiche che aiuteranno l'evento o il pianificatore di riunioni a tenere traccia dei dettagli per pianificare gli eventi. Con gli strumenti di download gratuiti, aiuterà qualsiasi organizzatore di eventi a creare un elenco di dettagli rilevanti. Questo include, ma non è limitato a:
- Profilo dell'evento (data, orari, luogo, contatti, ecc.)
- Informazioni di contatto dell'organizzatore dell'evento / dell'ospite
- Informazioni di contatto del fornitore
- Profilo del partecipante
- Spazio necessario
- Cibo e bevande
- Requisiti A / V
- Configurazione funzione / stanza
03 - Crea un profilo evento
Una volta che un pianificatore ha alcune delle domande di base relative all'evento coperto, è il momento di ricercare possibili luoghi per l'incontro. È importante lavorare a stretto contatto con l'organizzatore / organizzatore dell'evento per determinare il tipo di sede e dove il seminario può essere più comodo sia per l'organizzatore che per l'ospite (l'elenco di idee può essere infinito):
- Hotel locale
- Struttura per conferenze locali
- Spazio ristorante privato
- Museo del club privato / galleria d'arte
04 - Outline Seminar Needs e Reqeuest Venue Proposte.
La maggior parte delle sedi è felice di fornire una stima per un possibile seminario. Il contatto di ristorazione o vendita avrà bisogno delle seguenti informazioni BEO :
- Possibili date per l'evento
- Numero di partecipanti
- Stile di configurazione della stanza (aula, a forma di U, ecc.)
- Ora dell'evento (account per impostazione / eliminazione)
- Requisiti di cibo e bevande
- A / V ha bisogno (inclusi schermi, microfoni, ecc.)
- Configurazione della stanza
Suggerimento: assumi un tecnico A / V da dedicare al tuo evento dall'hotel.
05 - Conferma e / o sviluppa l'agenda
Per l'organizzatore di eventi è fondamentale lavorare a stretto contatto con l'organizzatore / l'organizzatore dell'evento poiché l'agenda degli eventi cambierà frequentemente dalla conversazione iniziale fino al giorno effettivo dell'evento. L'organizzatore di eventi deve essere pronto a regolare il piano e lavorare a stretto contatto con la sede per assicurarsi che tutto funzioni senza intoppi.
06 - Confermare l'accordo BEO
Una volta che il pianificatore conosce il numero di partecipanti e i requisiti logistici richiesti per il seminario, deve assicurare lo spazio per gli eventi e i relativi requisiti. La maggior parte degli accordi dovrebbe consentire al progettista di ridurre / aumentare i requisiti di cibo e bevande fino a un certo numero di giorni prima dell'evento. Tuttavia, molti accordi copriranno quanto consentiranno a un gruppo di ridurre le quantità, quindi valutate bene.
07 - Crea comunicazioni e materiali per eventi
Questo è un articolo con cui alcuni pianificatori potrebbero essere coinvolti, mentre altri potrebbero non farlo. In sostanza, alcuni pianificatori di riunioni saranno responsabili per ciascuno dei seguenti aspetti:
- Creazione di inviti ad eventi
- Agenda stampa e altro materiale
- Rendere sicuri i regali / le lotterie dei partecipanti
- Produzione di badge di nome
- Segnaletica e display di eventi di spedizione
08 - Lavora a stretto contatto con Event Host per finalizzare la logistica
Prima dell'evento, ci sono un paio di passaggi importanti che un pianificatore di riunioni completa prima dell'evento. Ciò include la conferma di quanto segue:
- Altoparlanti per eventi
- Requisiti A / V evento
- Numero di partecipanti all'evento
- Ruoli e responsabilità dell'ospite
- Esigenze materiali per gli eventi (controllare più volte)
09 - Configurazione evento
Assicurati di lasciare il tempo nel programma BEO per l' impostazione dell'evento , e si consiglia di arrivare circa due ore prima dell'evento.
Suggerimento: se il seminario è programmato al mattino, chiedi al contatto di vendita della sede di consentire al tuo gruppo di organizzare la notte precedente (ma non lasciare nulla di prezioso nel sito pubblico).
Tutti i materiali per gli eventi, le dispense, la segnaletica, i display, i regali, le tabelle di registrazione , i badge dei nomi e altro devono essere pronti per l'evento.
Avvertenza: gli altoparlanti a volte cambiano le diapositive la sera prima e forniscono nuove presentazioni che devono essere aggiunte al punto di alimentazione 10 minuti prima dell'evento.
10 - Esecuzione evento
Dopo aver preparato, è il momento per il seminario. Aspettatevi quanto segue:
- Alcuni partecipanti arriveranno sempre presto.
- Alcuni partecipanti arriveranno sempre tardi.
- Spesso c'è una sorta di problema tecnico.