Anche in un'economia in crescita, molte volte le spese di viaggio sono percepite come troppo elevate per questi tipi di eventi e molti professionisti scelgono semplicemente di andare senza.
Nonostante il cambiamento, la maggior parte delle aziende e delle organizzazioni vede ancora l'impatto importante delle riunioni. Nell'economia odierna, l'organizzazione di riunioni di successo può significare concentrarsi su riunioni locali e centralizzate che consentano di ridurre i costi di viaggio, ma, cosa ancora più importante, significa impiegare questi dieci consigli per aumentare la frequenza delle riunioni.
Effettua chiamate di promemoria
Dopo che gli inviti iniziali sono stati inviati, fai un promemoria e segui le telefonate al maggior numero possibile di invitati, estendi un invito personale e consigli che partecipino all'evento. Storicamente, il follow-up telefonico aumenta notevolmente la frequenza delle riunioni aziendali. Assicurati di parlare del prossimo evento in altri eventi aziendali. Il passaparola può ancora essere un ottimo modo per creare un ronzio, che ci porta al suggerimento successivo.
Diffondere la parola
Diffondi le notizie sul tuo evento ovunque e in qualsiasi luogo, incluse pubblicazioni locali, pubblicazioni nazionali, pubblicazioni di membri, pubblicazioni commerciali, newsletter personali e qualsiasi altro strumento di comunicazione disponibile.
Assicurati di pensare a quali strumenti raggiungono il tuo pubblico di destinazione.
Promuovi online (sito web aziendale, social media e email)
Pubblica i dettagli dell'evento sul sito web della tua azienda. Promuovi l'evento sul tuo blog e la newsletter elettronica mensile. Pubblica i dettagli degli eventi sui social media in cui il tuo pubblico di destinazione è attivo come LinkedIn , Facebook e Twitter.
Incoraggia i membri della tua organizzazione a fare lo stesso. Chiedi loro di condividere il link all'evento con le loro connessioni, amici e follower. Se partecipi a community online pertinenti come i forum del settore, promuovi il tuo evento all'interno di tali community.
Incorporare gli inviti ovunque
Un altro modo per ottenere la parola ai potenziali clienti è di intrufolare gli inviti a unirsi a te nei tuoi eventi in tutti i tuoi metodi di comunicazione aziendale. Aggiungi una riga nella tua firma e-mail con un link al tuo sito Web o invito personalizzato. Se disponi di posta vocale o di un messaggio di attesa online, assicurati di includere le informazioni sull'evento imminente nel messaggio registrato.
Usa il tuo social network e la loro rete
Il social networking riguarda la crescita del gruppo di persone che consideri amici, clienti, partner commerciali e conoscenti professionali. Ottenere le presenze che stai cercando è più facile quando i tuoi partecipanti sono incoraggiati a portare un cliente o un rapporto commerciale. E non dare per scontato che le persone nella tua rete conoscano già l'evento. Non fa mai male allungarsi e ricordare loro.
Includere un relatore ospite Who's a Draw
L' obiettivo, l'argomento, il tema e i relatori dell'evento devono essere pertinenti, freschi e divertenti.
Un modo efficace per aumentare la partecipazione agli eventi aziendali è quello di coinvolgere oratori ospiti, soprattutto se lavorano nello stesso settore o settore correlato. Si dovrebbe anche considerare di avere un emcee che sarà interattivo e divertente.
Scegli una posizione di grande evento
Scegli un nuovo evento e un luogo interessante per l'evento. Sia che la grande attrazione sia la città prescelta o la sede stessa, è più probabile che le persone partecipino a un evento che sia conveniente e offra l'opportunità di godere di una grande atmosfera. Assicurati che l'evento si trovi in una posizione comoda per i tuoi partecipanti e prendi in considerazione altri servizi come il parcheggio o i mezzi pubblici per raggiungere la sede.
Diventa creativo
L'obiettivo è rendere unico un evento. Offri nuove attività; utilizzare un nuovo formato interattivo durante la presentazione; fare uno sforzo per essere originale.
Sii consapevole della tua agenda. Non utilizzare gli omaggi tradizionali alla fine quando i partecipanti sono pronti a partire. Prendi in considerazione l'inclusione di una sessione sull'innovazione che coinvolga i partecipanti nella pianificazione della tua prossima conferenza / evento. Una sessione divertente e informativa avrà un impatto positivo sulla partecipazione a eventi futuri. Fai una sessione di brainstorming e riporta le idee al tuo comitato di pianificazione per l'evento del prossimo anno.
Invia sondaggi di feedback
Sia che tu includa o meno una sessione di brainstorming, massimizza il tuo successo futuro inviando sondaggi di feedback dopo l'evento. Chiedi sempre suggerimenti di argomenti futuri e anche critiche costruttive poiché ottenere questo feedback è molto utile per pianificare riunioni ed eventi futuri.
Ad esempio, alcune persone preferiscono i seminari al mattino e altri preferiscono i programmi nel pomeriggio. Alcuni amano il martedì e altri come il giovedì. Nel tuo sondaggio di feedback, scopri cosa piace e piacerebbe vedere ai partecipanti all'evento. Il follow-up è la chiave del tuo successo di marketing.
Ascolta e consegna
È sempre importante ascoltare le esigenze dei partecipanti e dei partecipanti, ma se chiedi feedback, assicurati di mostrare che stai ascoltando. Come dice il vecchio proverbio, abbiamo due orecchie e una bocca, quindi dovremmo ascoltare il doppio di quanto parliamo. Tieni sempre presente che la partecipazione al tuo evento può essere correlata alla qualità degli eventi precedenti che hai ospitato. Costruisci una reputazione per ascoltare i bisogni e i desideri dei tuoi ospiti e mantenere tali promesse.