Ci sono variabili da considerare quando si effettua la selezione. Questi includono l'obiettivo del tuo evento, il budget con cui stai lavorando, la tua ragione per assumere esternamente, i candidati disponibili per il lavoro e, fortunatamente, ci sono alcune risorse eccellenti che le aziende possono utilizzare per scegliere il miglior organizzatore di eventi o produttore aiuta a creare il loro evento aziendale.
Utilizzare la seguente guida per determinare se è necessario o meno un pianificatore di eventi per il proprio evento aziendale successivo e, in tal caso, selezionare il candidato migliore per il lavoro.
Determina il tuo obiettivo e la tua esigenza per l'organizzatore di eventi
La maggior parte della gente pensa che assumere un pianificatore di eventi o un catering esterno inizi a determinare il budget dell'evento , ma la verità è che è più importante iniziare definendo perché si desidera organizzare un evento. Prima di contattare una risorsa esterna o interna che ti aiuterà a pianificare quell'evento, vorrai essere in grado di condividere gli obiettivi importanti dell'evento. Rispondi alle tue domande pertinenti su chi, cosa, dove, quando, perché e come - ci sarà un sacco di tempo per apportare modifiche in seguito.
Una volta definiti i tuoi obiettivi, inizieranno a emergere alcune idee chiare su quale tema e messaggio vuoi trasmettere al tuo evento, ma soprattutto, vorrai determinare quali attività e servizi hai bisogno della risorsa esterna da gestire a vostro nome.
Dovrai determinare il budget che hai per un pianificatore e se aiuteranno a selezionare la sede, costruirai i menu e formulare raccomandazioni su opzioni di cibo e bevande, oratori di origine e intrattenimento, essere sul posto per esigenze giornaliere di produzione, e / o aiutare a creare i documenti di comunicazione importanti come inviti e lista degli ospiti.
Se stai pianificando il tuo evento da solo e hai ancora delle esigenze insoddisfatte, è probabile che dovrai assumere un organizzatore di eventi per gestire questi compiti e responsabilità.
Utilizzare le fonti locali per trovare un pianificatore di eventi qualificato
Spesso, la gente pensa che il passaparola sia il modo migliore per assumere un organizzatore di eventi per la loro festa di anniversario, riunione di lavoro della prima colazione, ritiro del fine settimana o un altro tipo di evento, e mentre certamente aiuta, questo probabilmente non è l'approccio più efficace.
Se stai cercando di trovare il miglior organizzatore di eventi per la tua relazione, è meglio cercare qualcuno che abbia esperienza e detenga una solida reputazione all'interno della comunità di organizzatori di eventi. Il passaparola offre l'opportunità di vendite facili per un pianificatore che desidera trovare nuovi clienti, ma la reputazione tra pari è molto efficace.
Indipendentemente dal fatto che si tratti di un evento sociale o di un meeting aziendale, in generale, le regole di assunzione di un organizzatore di eventi o di un ristoratore rimangono invariate: si desidera assumere qualcuno che abbia esperienza nel creare il proprio tipo di evento.
Prendi in considerazione i capitoli dei gruppi di appartenenza professionali o verifica con il capitolo nazionale o locale di Meeting Professionals International, la International Special Events Society, l'Associazione nazionale dei dirigenti di catering.
È anche importante scoprire chi sta pubblicando articoli nel loro settore.
Se vuoi sapere chi ha la reputazione di fornire servizi o competenze in un particolare mercato, controlla con la convention locale e l'ufficio visitatori come molti organizzatori di eventi sono membri attivi, e mantengono anche relazioni con le camere di commercio locali; Un altro modo per rivolgersi agli esperti è quello di contattare il reparto vendite della convention dell'hotel: condivideranno con voi di chi hanno fiducia.
Interviste e discussione delle esigenze degli eventi con i candidati
La maggior parte degli organizzatori di eventi non vedono l'ora di conoscere il tuo evento specifico, ma prima fornisci brevi dettagli e concentrati un po 'di più sulla loro esperienza nel primo giro di interviste, durante il quale dovresti ridurre il numero di candidati fino al tre candidati più forti.
Dovresti quindi chiedere a ciascun organizzatore di eventi o alla loro azienda di condividere informazioni sulla loro attività, esperienza con eventi passati e su come pianificano gli imprevisti, prestando particolare attenzione alle modalità della risposta del richiedente e a eventuali domande di follow-up che potrebbe avere per la tua azienda, l'evento o i suoi obiettivi.
I bravi pianificatori ti guideranno attraverso una discussione per conoscere gli obiettivi generali, la tempistica, il budget, il conteggio degli ospiti e le preferenze personali del tuo evento. I bravi pianificatori ti faranno domande sulla tua organizzazione e impareranno i tuoi obiettivi e il tuo particolare evento: cerca questi segni quando intervisti per trovare candidati che si distinguono dagli altri.
Anche se non è sempre possibile incontrare qualcuno di persona durante il primo turno di interviste, specialmente se il tuo programma è fuori città, questo può essere un passo fondamentale nella scelta del pianificatore o del produttore giusto per il tuo evento e la tua azienda.
Le riunioni faccia a faccia forniscono informazioni al di là dell'esperienza o dell'esperienza di un pianificatore nel suo rapporto con il team della tua azienda che contribuirà a creare questo evento: ti consigliamo di scegliere un candidato che non solo abbia un eccellente track record per produrre eventi di qualità, ma anche uno che va d'accordo con la tua squadra.
Restringere le opzioni e fare una selezione
Non è abbastanza buono da seguire il tuo istinto, il consiglio dei tuoi amici o persino colleghi e colleghi, o la sola riunione di persona: questo è il tuo evento, e il tuo nome e la tua reputazione saranno associati a questo è necessario verificare anche i riferimenti dei candidati. Assicurati di chiedere i nomi dei clienti con cui i candidati hanno lavorato in precedenza, ma anche di scavare nella cronologia di ogni pianificatore per trovare gli eventi che potrebbe non aver menzionato: potresti scoprire che ha sbagliato alcuni eventi con un particolare client che non ha fare il suo curriculum.
Una volta verificato che un candidato va d'accordo con la tua azienda, dimostra competenza nel campo e ha una buona comprensione dell'evento che vuoi produrre con lui o lei, è il momento di restringere la selezione a uno e ascoltare le sue idee sull'evento. Sulla base dei tuoi obiettivi e delle tue idee, un buon organizzatore di eventi ti presenterà un piano che ti aiuterà a raggiungere il tuo tema: se è una serata privata e una cena per un gruppo intimo di persone, il planner dovrebbe venire da te con idee che includono molti i dettagli per il tuo programma.
A questo punto, l'organizzatore di eventi dovrebbe presentarti idee che ti faranno sentire come se avessero preso il tuo budget e raddoppiato il suo valore. Dovrebbe essere evidente nel modo in cui mettono la loro visione per il tuo evento.
Confrontando il tuo budget con quello di Event Planner
In base agli obiettivi del tuo evento, è possibile creare un senso generale di quanto costerà per i vari elementi del tuo programma, che varieranno in base al tipo di evento che stai ospitando e a ciò che include. Molte persone che organizzano un evento per la prima volta tendono a cadere nella trappola di voler pianificare un evento di champagne con un budget per la birra, motivo per cui molte persone si rivolgono al loro organizzatore di eventi per chiedere aiuto.
Un candidato ideale prenderà il budget che le presenti e lo trasformerà in qualcosa di magico, ma quelle idee avranno un prezzo, ed è importante per te chiedere al planner di rivelare tutti i suoi costi e le potenziali fonti di come queste tasse saranno coperti e incorporati nel budget generale - le spese di pianificazione degli eventi varieranno da pianificatore a pianificatore o società di eventi a società di eventi.
A seconda della natura del tuo evento, ti verrà chiesto di fornire depositi, documenti e contratti all'organizzatore di eventi e alle sedi e ai servizi dell'evento che offrono. È un modo completamente accettabile di gestire il business, ma il miglior consiglio a questo punto è quello di cercare una consulenza professionale e di non firmare mai un contratto che non è stato rivisto dal proprio consulente legale, specialmente quando si tratta di privati che potrebbero non avere il stesse risorse di una grande azienda.
Resta con il tuo pianificatore e sii preparato per il fuoco e lo zaffiro
La maggior parte delle storie brutte che si verificano in relazione alla pianificazione degli eventi sono solitamente il risultato di una mancanza di follow-through. La pianificazione degli eventi richiede il coordinamento efficace della logistica e il rinvio di questi a una persona di terze parti può ritorcersi contro se il pianificatore di eventi che hai assunto non è pienamente responsabile per gli obiettivi e gli obiettivi della tua azienda per l'evento.
Per questo motivo, tu, in qualità di gestore delle assunzioni, dovresti lavorare a stretto contatto con il pianificatore o il produttore per assicurarti che ogni elemento della produzione esploda senza intoppi, assicurandoti che i luoghi e i fornitori siano pronti per l'evento per garantire che i pagamenti siano stati effettuati venditore prima e dopo. Non è detto che la maggior parte dei pianificatori di eventi non forniscono i loro servizi promessi; significa semplicemente che devi assicurarti che la logistica sia stata confermata.
Se tutto procede come previsto, avrai un evento di successo e un'eccellente risorsa per il pianificatore di eventi per il futuro, ma se il processo di pianificazione non procede senza intoppi per i servizi concordati per iscritto, allora è importante verificare se il progetto è una buona misura con il pianificatore.
Mentre è ragionevole essere pazienti e lavorare attraverso la logistica e qualsiasi potenziale incomprensione lungo la strada, se non si ricevono i servizi che si desidera, allora si dovrebbe essere pronti ad avere alcune discussioni serie. Se è necessario, essere pronti a sparare a un pianificatore errato e avere un'opzione di backup in ogni momento.