In che modo l'iniziativa APEX ha modificato la pianificazione degli eventi aziendali

La spinta originale per standardizzare la comunicazione nel settore degli eventi

Una delle richieste più comuni tra gli organizzatori di eventi aziendali e meeting è il software standardizzato per la pianificazione degli eventi che aiuti la comunicazione tra i professionisti del settore e l'efficienza complessiva. Mentre un sistema o un software totalmente standardizzati e prescritti non è stato ancora adottato in tutto il settore, il CIC (Convention Industry Council) ha lanciato un'iniziativa che ha offerto una direzione senza precedenti per gli organizzatori di eventi, i professionisti del settore e, in definitiva, gli sviluppatori di software per la pianificazione degli eventi in tutta la nazione. ciò che è noto come APEX.

Lo scambio di pratiche accettate della CIC

APEX è l'acronimo di "Accepted Practices Exchange", un'iniziativa del Convention Industry Council (CIC) lanciata per unire l'intero settore delle riunioni, delle convention e delle mostre per sviluppare e implementare standard volontari per il software di pianificazione degli eventi e altri strumenti. Nonostante la sua natura volontaria, è stato un punto di svolta nel settore.

Più di 2.500 membri del settore in 60 città degli Stati Uniti e del Canada hanno partecipato a discussioni pratiche e più di 350 professionisti del settore sono stati coinvolti come volontari pratici dal 2001. Attraverso la collaborazione, le persone coinvolte nell'APICE speravano di definire accettazioni a livello di settore pratiche, che definirebbero gli standard per il software di pianificazione degli eventi e altri strumenti. Questa iniziativa alla fine si è evoluta nella creazione degli strumenti di pianificazione degli eventi APEX, che comprendono una serie di risorse per i pianificatori di eventi e lo sviluppo continuo del nuovo software di pianificazione degli eventi.

Strumenti e risorse APEX

Nel 2001, l'iniziativa APEX era l'unica spinta a livello di settore e coesiva per sviluppare standard per lo strumento di pianificazione degli eventi. Alla fine, ha portato allo sviluppo di strumenti, modelli e linee guida sulle best practice che molti programmatori di eventi utilizzano ancora oggi in qualche forma. Tutte le risorse sono ancora disponibili per l'utilizzo online o disponibili per il download in Microsoft Word dei formati PDF.

Gli strumenti sono tutti disponibili gratuitamente.

1. Il glossario online APEX di settore
   Questo strumento interattivo online è il riferimento completo per la terminologia, il gergo e gli acronimi utilizzati nel settore meeting ed eventi. Rappresenta una grande risorsa per garantire la coerenza dei termini e si rivela comunque un utile strumento di formazione per i nuovi dipendenti.
2. Il modello ESG (Event Specifications Guide)
   I pianificatori di eventi usavano usare il termine "riprendere" per fare riferimento alle specifiche della riunione. L'acronimo ESG (che sta per guida alle specifiche degli eventi) ha sostituito questo termine dopo il lancio di APEX con uno strumento standardizzato da utilizzare per preparare e condividere istruzioni e dettagli completi per eventi di qualsiasi dimensione.
3. Custodia e registrazione APEX
   Queste pratiche accettate sono state sviluppate per la raccolta, la segnalazione e il recupero di dati completi relativi all'abitazione e alla registrazione per riunioni, convegni e altri eventi. Ha anche dimostrato di essere una risorsa per affrontare problemi abitativi come i fornitori di alloggi, problemi di internet, alloggi internazionali e divulgazione.
4. Il modello PER (rapporto post-evento)
   Sostituendo i vecchi rapporti "storici", il rapporto post-evento o PER è ancora il formato accettato dal settore eventi e riunioni per raccogliere, archiviare e condividere dati del rapporto post-evento accurati e completi su eventi di tutti i tipi (anche se esistono nuove versioni in vari programmi).

1. Modelli di richiesta di proposta (RFP)
   Insieme a un white paper pubblicato dal CIC in collaborazione con i delegati APEX e The Global Business Travel Association (GBTA), il CIC fornisce ancora formati RFP standard che rispondono alle informazioni fondamentali e alle esigenze specifiche di una varietà di esigenze RFP diverse, tra cui: audiovisivo, destinazione società di gestione, appaltatore di servizi, impianto singolo, trasporto, programma delle funzioni e set-up delle funzioni. Questi modelli semplificano la sollecitazione delle informazioni corrette, confrontano le risposte e prendono decisioni informate.

Risorse per la pianificazione degli eventi e software

Lo scopo dell'iniziativa APEX di Convention Industry Council era di cambiare radicalmente il modo in cui i professionisti comunicavano attraverso il settore delle riunioni e degli eventi dagli organizzatori di eventi a venditori, fornitori, appaltatori e altri professionisti dei servizi per eventi.

Prima dell'APICE, delle sue linee guida standardizzate, delle migliori pratiche e, in definitiva, dei suoi strumenti e risorse online, la comunicazione era la principale sfida per i professionisti del settore.

Molto è cambiato dai primi anni 2000. Mentre l'idea per APEX e questi obiettivi è iniziata già nel 1997, e il CIC si è concentrato principalmente sulla fase concettuale dal 2000 al 2004 in attesa di essere lanciato fino al 2004 e 2005. Dal lancio degli standard e degli strumenti APEX, molte altre risorse ed eventi sono stati sviluppati software di pianificazione, ma nessuna autorità ha annullato il CIC nella prescrizione degli standard di settore.