Dato che il Taste of Chicago è iniziato nel 1980, i pianificatori del Gusto hanno una vasta esperienza nella pianificazione di un festival gastronomico comunitario. L'ufficio degli eventi speciali del sindaco gestisce il programma e supervisiona la pianificazione e l'esecuzione. Il suo team di gestione offre i seguenti suggerimenti per coloro che potrebbero creare per la prima volta un festival simile o espandere elementi di programmazione per un festival esistente.
01 - Consigli per i direttori generali del festival
Il direttore generale è la persona che gestisce i vari elementi del festival. Mary Slowik, direttore generale per il Taste of Chicago, offre i seguenti suggerimenti:
- Identifica il tuo pubblico e determina se vogliono un festival.
- Se esiste già un programma simile, evitare la duplicazione.
- Ottieni il buy-in dove vuoi tenere l'evento.
- Variare la programmazione per un evento di pubblico generale.
- Assicurati che lo spazio possa ospitare la folla.
- Assicurarsi che i fornitori possano gestire i volumi dei partecipanti.
- Crea un budget e ricevi offerte da aziende affidabili.
- Se questa è la prima volta che pianifichi l'evento, assumi un venditore esterno.
02 - Consigli per i responsabili delle operazioni del festival
Il responsabile delle operazioni supervisiona la preparazione del sito, la fase e la produzione, il supporto degli eventi e la sicurezza. John Truck, responsabile operativo per il Taste of Chicago negli ultimi 19 anni, consiglia quanto segue:
- I festival richiedono di lavorare con le persone, quindi preparatevi a rimanere dinamici e fluidi.
- Più sicuro di ottenere una buona attrezzatura ad un buon prezzo.
- Assicurati di affittare allestimenti e impalcature strutturalmente venduti.
- Ricevi offerte e controlla le cronologie di tutti i fornitori, inclusi i riferimenti.
- Mantenere alti gli standard e assicurarsi che tutto rimanga sotto controllo.
- Incontro con i fornitori ogni giorno durante il programma per la gestione delle squadre di lavoro.
- Sii fedele alla tua parola e venditori, artisti e persone del cibo torneranno e lavoreranno con te.
03 - Suggerimenti per la gestione della sponsorizzazione del festival
Il manager di sponsorizzazione è la persona che lavora per ottenere dollari di marketing per sostenere l'evento. Christine Jacob, responsabile della sponsorizzazione per il gusto, offre il seguente consiglio:
- Ricerca eventi paragonabili altrove e replicare i loro successi.
- Obiettivo sponsor per offrire valore in denaro, beni e pubblicità.
- Crea una categoria sponsor presentante.
- Crea le principali categorie di sponsorizzazione (ad esempio, auto, finanziario, bevande, media, ecc.).
- Creare categorie di sponsor per ciascuna delle aree di programmazione.
- Non permettere agli sponsor di vagare sul posto durante l'evento.
- Identificare i requisiti degli sponsor in anticipo quali elettricità, acqua, ecc. E notificare al team operativo di determinare le migliori posizioni.
04 - Suggerimenti per la gestione del concerto / Talent Festival
Il talent manager è la persona che negozia per portare artisti ad un festival. Jenenne Brown Mosely, talent manager per il Taste of Chicago, offre i seguenti suggerimenti:
- Conosci il tuo budget: artisti di grande nome possono tra $ 500.000 e $ 1 milione per 60-90 minuti.
- Non spendere troppo per un singolo artista per un evento di più giorni.
- Lavora a stretto contatto con i tuoi media sponsor per contribuire a compensare le spese.
- Negozia con artisti che potrebbero già essere nella zona intorno al tuo evento.
- Fai sapere al talento se stai offrendo il loro concerto come uno spettacolo gratuito (potresti ridurre le spese).
- Collaborare con sponsor come compagnie aeree e hotel per compensare le spese degli artisti.
- Assicurati un buon nome per i tuoi giorni di apertura, medio e finale.
05 - Suggerimenti per il Marketing Management Festival
Il responsabile marketing è la persona che gestisce tutte le comunicazioni relative a un festival. Cindy Gatziolis, responsabile marketing per il gusto, suggerisce quanto segue:
- I partner multimediali ti aiuteranno a ridurre il tuo bisogno di spese pubblicitarie.
- Incorporare festival in campagne pubblicitarie, pubbliche relazioni e marketing esistenti.
- Il programma di produzione della stampa con opuscoli degli eventi contribuirà a pianificare le scadenze per la pianificazione dei festival.
- Crea comunicati stampa individuali su ogni elemento di produzione per il festival.