Suggerimenti essenziali per la pianificazione degli eventi per evitare un evento speciale disastroso
Ma quando si tratta di pianificazione degli eventi, un responsabile degli eventi competente cercherà sempre di mitigare la legge di Murphy riconoscendo il potenziale per le cose di andare in tilt e pianificare di conseguenza.
Come gestore di eventi, è tua responsabilità assicurarti che l'evento speciale del tuo cliente funzioni senza intoppi e con il minor numero possibile di intoppi.
Nel mondo reale non è possibile coprire tutte le possibilità, ma per lo meno devi essere consapevole degli errori di pianificazione degli eventi critici che ogni gestore di eventi deve evitare.
Avvisato in anticipo, quindi analizziamo cinque suggerimenti essenziali che potrebbero aiutarti a evitare un disastro totale al tuo prossimo evento pianificato.
- Cattiva comunicazione - questo è probabilmente l'errore più comune commesso da pianificatori di eventi inesperti e deve essere evitato a tutti i costi. Cattive comunicazioni (come problemi di comunicazione o mancata comunicazione) possono significare disastri. La cattiva comunicazione è spesso il risultato di una mancanza di attenzione ai dettagli, soprattutto quando si tratta della checklist degli eventi. È assolutamente fondamentale comunicare in modo efficace con il team degli eventi interni e con i fornitori. Anche se non vuoi microgestire tutti, devi sapere chi fa cosa e quando assicurare che tutti gli interessati sappiano cosa ci si aspetta da loro e rispettano il loro orario assegnato.
- Pianificazione di emergenza scarsa o mancante : ci sono buone probabilità che almeno alcune cose vadano storte nei giorni e nelle ore che precedono il tuo evento. Peggio ancora, alcune cose andranno probabilmente male durante il tuo evento speciale. È normale e prevedibile. Un organizzatore di eventi professionale pensa in anticipo, identifica cosa potrebbe andare storto e dispone di un buon piano di emergenza. Ad esempio, cosa succede se il sistema di registrazione non funziona correttamente il giorno dell'evento? Cosa succede se finisci il cibo perché si presentano persone extra? Che cosa succede se il tuo oratore principale non si presenta o arriva in ritardo? Se succedesse una di queste cose, saresti in grado di farcela? In altre parole, avresti un piano B?
- Trasporto inadeguato - sei assolutamente sicuro che il trasporto che hai organizzato per ottenere delegati e presentatori da e per il tuo evento sia adeguato? Effettua il check-in durante le settimane che precedono il tuo evento, e il giorno dell'evento, che tutti i requisiti di trasporto siano adeguatamente soddisfatti. Devi pensare in termini di contingenza. Cosa succede se un veicolo si rompe la mattina del tuo evento? Avete un mezzo di trasporto alternativo a vostra disposizione?
- Mancanza di segnaletica chiara - Nulla è più frustrante per chi partecipa a un evento speciale piuttosto che essere confuso su dove si terrà la prossima presentazione. Evita questo assicurandoti di visualizzare un'adeguata segnaletica di facile lettura e comprensione. È meglio esagerare e avere troppa segnaletica che perdere i partecipanti al rischio e chiedere continuamente indicazioni.
- Personale inadeguato a portata di mano - nel giorno del tuo evento speciale avrai probabilmente a che fare con un gran numero di partecipanti. Non fare l'errore di affidarsi a solo uno o due individui per affrontare le domande o le preoccupazioni dei delegati. Assicurati di avere un buon numero di partecipanti e, soprattutto, assicurati che tra il tuo team di pianificazione degli eventi e il personale fornito dai venditori, tu gestisca adeguatamente il tuo evento.
Oltre a pensare e pianificare in anticipo cosa potrebbe andare storto, per garantire un evento regolare e di successo, la politica migliore è sempre quella di controllare e ricontrollare.