L'Ufficio del sindaco di eventi speciali a Chicago e l'Associazione dei ristoranti dell'Illinois lavorano insieme per pianificare e realizzare questo festival alimentare annuale.
Pianificazione di un Festival gastronomico comunitario
Sia che si tratti di un grande festival gastronomico come il Taste of Chicago o una versione più piccola della stessa, la pianificazione di festival comunitari è una responsabilità significativa per gli organizzatori di eventi locali e comunali. The Taste of Chicago è un ottimo caso di studio per qualsiasi comunità che consideri un programma simile. Le principali aree funzionali di qualsiasi festival gastronomico comunitario includeranno quanto segue:
- operazioni
- Venditori di cibo
- Programmazione
- Sponsorizzazione
- Marketing / Pubbliche relazioni
- Contabilità / Gestione dei contratti
Scaveremo più in profondità in ciascuna area, ma prima diamo un'idea della timeline e della gestione generale di un tale evento utilizzando la pianificazione effettiva del Taste of Chicago.
Cronologia della programmazione del festival alimentare comunitario
Per chiunque si avvicini per la prima volta a questo tipo di evento o per coloro che stanno considerando un'espansione a un festival esistente, è importante iniziare a pianificare almeno un anno prima del tuo evento.
Per un esempio tangibile, l'Office of Special Events del Sindaco segue il seguente programma approssimativo per Taste of Chicago di ogni anno:
- 12 mesi : identificare posizione, date e abbozzo della mappa del festival. Coinvolgete le agenzie cittadine in ogni fase del processo
- 9 mesi : aggiorna la mappa del festival e inizia le RFP dell'area funzionale
- 6 mesi : conferma fornitori, sponsor, programmazione e fornitori
- 4 mesi : finalizzare l'intrattenimento e riconfermare l'area funzionale
- 3 mesi : produrre materiali di marketing per i festival
- 1 settimana : Gestisci il caricamento delle operazioni
- 1 giorno : gestione del caricamento del fornitore
- Conclusione dell'evento : gestione del carico delle operazioni
- 1 settimana dopo : tenere una riunione di riepilogo e formulare raccomandazioni
Gestione generale dei festival comunitari
Come agenzia governativa, l'Ufficio del sindaco di eventi speciali è responsabile del Taste of Chicago e una lunga lista di altri eventi lungo il lago di Chicago, i festival di quartiere e altre aree. The Taste è unico a Chicago perché è un evento gratuito, ma le entrate del Taste pagano per la maggior parte degli altri eventi gestiti dall'ufficio.
Con un'esperienza di gestione dei festival gastronomici che risale al 1980, la maggior parte dei team funzionali nell'ufficio del sindaco di Special Events e Illinois Restaurant Association hanno grande esperienza nelle loro aree. Ciò consente al direttore generale di Taste of Chicago di concentrarsi sulla pianificazione e sugli sforzi di esecuzione di tutte le parti coinvolte e mantenere l'evento in pista.
Oltre ai membri dell'ufficio, il direttore generale lavora con almeno 20 diversi uffici e agenzie cittadine, inclusi (ma non limitati a) i seguenti:
- Dipartimento di polizia
- Vigili del fuoco
- Dipartimento della Salute
- Strade e servizi igienico-sanitari
- Park District
- Ufficio delle comunicazioni di gestione delle emergenze
Un'altra importante area funzionale parte dell'Ufficio degli eventi speciali del Sindaco è la contabilità / gestione dei contratti. Essendo un evento governativo, è un processo di approvvigionamento altamente strutturato e tutti gli accordi devono seguire le linee guida della città.
Con una pianificazione temporale degli eventi in atto e la gestione degli eventi in generale, possiamo ora esaminare ciascuna delle principali aree funzionali dell'evento.
Avendo introdotto la storia dell'evento Taste of Chicago e utilizzando la sua pianificazione ed esecuzione come caso di studio, siamo pronti a scavare un po 'più in profondità in ciascuna delle principali aree funzionali dell'evento.
operazioni
L'area operativa è responsabile della preparazione del sito, della fase e della produzione, del supporto agli eventi, della sicurezza e altro.
Le operazioni richiedono molte riunioni pre-evento e il team operativo è strettamente legato al layout della mappa degli eventi.
Fa una grande differenza coinvolgere tutte le agenzie cittadine nelle prime fasi del processo, secondo il responsabile delle operazioni per il Taste of Chicago. Il team operativo gestisce i processi per quanto segue:
- Caricamento pre-evento (configurazione)
- Operazioni durante l'evento
- Caricamento post evento (abbattimento)
Questi processi includono chiusure stradali, tende da costruzione, operatori di carrelli elevatori, carpentieri, elettricisti, attrezzature e personale di manutenzione, sicurezza, logistica per camion di fornitori, rimorchi di gestione e altro ancora. Considera ciò che il tuo team operativo gestirà autonomamente e che cosa appalteranno per il tuo evento. Con quali altre agenzie dovrà lavorare la tua squadra? Contattateli il prima possibile.
Ristoranti / fornitori
Data la complessità e la dimensione dei festival del cibo come il Taste of Chicago, l'Associazione dei ristoranti dell'Illinois si occupa della gestione dei venditori di generi alimentari che partecipano all'evento annuale. Per il Taste of Chicago 2015, l'evento ha collaborato con oltre 60 venditori di generi alimentari, tra cui 19 nuovi ristoranti che rappresentavano molti dei quartieri distinti di Chicago. Certo, a Chicago, alcuni articoli saranno sempre trovati presso i venditori di cibo selezionati per l'evento, tra cui pizza, costolette, gelati e cheesecake. Il tuo festival del cibo della comunità avrà probabilmente anche i suoi cibi tradizionali.
È un posto ambita da selezionare come venditore di ristoranti che partecipa a questo particolare festival gastronomico ei criteri richiedono che i partecipanti siano ristoranti locali che riflettono i quartieri di Chicago. Inoltre, devono essere in grado di gestire il volume e avere uno stato completamente pulito con la città. I ristoranti partecipanti sono sottoposti ai seguenti corsi e assegni:
- Completa il corso per il certificato di igiene del Festival estivo dell'Associazione di ristoranti dell'Illinois
- Gli uffici del Dipartimento della Sanità di Chicago visitano gli stand tre volte al giorno
- Gestisci il flusso di inventario tra i loro stand e i camion refrigerati
Quando si tratta del tuo evento della comunità, pensa a quali criteri potresti richiedere ai venditori di prodotti alimentari partecipanti e a quanti ne vorresti avere. Il primo anno può essere difficile, ma con il successo di ogni anno, probabilmente scoprirai di avere partecipanti sempre più disponibili.
Programmazione
The Taste of Chicago è un evento di comunità generale. Ciò significa che mentre "il cibo" è ciò che attira le folle, sono le altre attività che tengono le persone lì. Nel corso degli anni, il team di programmazione ha incorporato molti dei seguenti elementi nel programma generale:
- Concerti gratuiti su più palchi (intrattenitori nazionali e locali)
- Cooking padiglione dimostrativo con i migliori chef e autori di libri di cucina
- Villaggio familiare con palcoscenico per bambini
- Tenda ambientale per l'educazione "verde"
- Padiglione sportivo con consigli per il fitness
- Padiglione internazionale (shopping)
- 2 miglia a piedi
- Fornitori di cibo
- Budweiser Clydesdales e i loro compagni dalmati
- Giostre divertimenti
- Programma di fuochi d'artificio
- Cerimonia d'apertura
Considera quali altri programmi e attività potresti voler includere nel tuo festival gastronomico.
Sponsorizzazione
The Taste of Chicago coinvolge diverse categorie per le sponsorizzazioni , che è una delle principali fonti di finanziamento e supporto in natura. I marketers aziendali e gli organizzatori di eventi aziendali tendono a partecipare a eventi della community come il Taste per rafforzare il proprio marchio e ottenere visibilità.
L'ospitalità è un elemento che alcuni sponsor includono nei loro pacchetti, consentendo a quegli sponsor di ricevere un accesso favorevole ad alcune aree salotto e tende private per ospitare i propri eventi dei clienti.
I tipi di sponsor al Gusto includevano quanto segue:
- Comunicazioni cellulari
- Catena di negozi di alimentari
- Società di bevande
- Negozi al dettaglio e banche
- Compagnia aerea e alberghi
- Media
- Automobilistiche
- Fornitori di cibo
- Ristoranti
- Organizzazioni di fitness e assistenza sanitaria
- City Park District e trasporti pubblici
Considera quali sponsor aziendali locali potrebbero essere interessati a finanziare l'evento della tua comunità e pensa a quali tipi di pacchetti e vantaggi potresti fornire a quegli sponsor.
Marketing / Pubbliche relazioni
I marketer che lavorano nel Taste of Chicago sono in una posizione invidiabile perché è il tipo di evento che attira automaticamente l'attenzione dei media a Chicago e altrove. Meglio ancora, gli sponsor dei media aiutano anche a promuovere il gusto. Ciò significa che l'Ufficio degli eventi speciali del sindaco non deve spendere troppo sulle forme tradizionali di pubblicità per diffondere la notizia e promuovere l'evento .
I marketer promuovono l'evento scrivendo comunicati stampa dedicati a ciascuna area dell'evento, mantenendo il sito Web dell'evento e producendo la brochure dell'evento. Questi elementi richiedono di lavorare a stretto contatto con tutte le altre aree funzionali per documentare la pianificazione e il cambiamento dei contenuti nel momento in cui si verificano.
All'inizio, può essere difficile per i festival del cibo della comunità ottenere il tipo di esposizione che eventi grandi e famosi come il Gusto di Chicago. Ma considera quali mezzi di comunicazione potresti essere in grado di raggiungere per la stampa gratuita e iniziare a pianificare quei materiali di marketing che il tuo team di marketing gestirà come un sito Web, volantini e opuscoli.