Considerazioni tassabili
Questo articolo illustra alcuni dei problemi relativi ai conducenti dei dipendenti delle auto aziendali.
Solo l'uso aziendale è deducibile
Indipendentemente da chi sia alla guida di un'auto o che sia proprietario di un'auto, solo l'uso aziendale di tale auto è deducibile come spesa aziendale. Chi guida l'auto deve tenere buoni registri tempestivi della guida per uso aziendale.
L'evento aziendale deve essere registrato il giorno in cui si è verificato e deve includere i dettagli dello scopo, la data, la posizione o il chilometraggio.
Puoi dare ai dipendenti un assegno automatico
La maggior parte delle aziende offre ai dipendenti un'indennità per il rimborso delle spese per la guida dell'auto a fini commerciali. L'indennità può essere fornita oltre a fornire l'auto al dipendente.
Questa indennità non è un beneficio tassabile per il dipendente, purché sia fornita attraverso un piano responsabile. Un piano responsabile è un insieme di procedure stabilite dalla tua azienda per tenere adeguatamente conto dei soldi dati al dipendente. L'IRS vuole assicurarsi che tu non stia dando benefici ai dipendenti, ma che queste sono spese aziendali legittime pagate dal dipendente e rimborsate da te.
È necessario utilizzare un piano responsabile IRS
Fondamentalmente, per avere un piano responsabile, le spese di auto devono avere uno scopo commerciale legittimo, il dipendente deve fornirti una documentazione adeguata che mostri l'uso commerciale e le somme spese, e il dipendente deve restituire eventuali rimborsi in eccesso entro un ragionevole lasso di tempo.
L'indennità automatica che dai ai dipendenti può essere determinata utilizzando il tasso IRS standard (diverso ogni anno) o le spese effettive. Il metodo che usi dipende da te, con alcune limitazioni.
Se non si imposta e si utilizza un piano responsabile, qualsiasi indennità o rimborso che si danno ai dipendenti per la guida è tassabile per loro, e si deve includere gli importi di rimborso nella loro retribuzione e trattenere le tasse.
L'uso da parte dei dipendenti di un'auto è un vantaggio per le condizioni di lavoro
Secondo l'IRS, un beneficio per le condizioni di lavoro è "proprietà e servizi forniti a un dipendente in modo che il dipendente possa svolgere il proprio lavoro". Questo vantaggio è escluso dal reddito del dipendente sulla base del presupposto che il dipendente possa prendere la detrazione su una dichiarazione dei redditi personale. Nel caso di una macchina aziendale. Ricorda, questo è solo l'uso aziendale dell'auto che è (a) ammissibile come spesa aziendale e (b) non tassabile per il dipendente come beneficio.
Tuttavia, l'utilizzo da parte del dipendente dell'auto per motivi personali non è deducibile come spesa aziendale, né per il dipendente né per la tua azienda. Ecco come funziona:
L'uso personale di un'auto aziendale è un vantaggio tassabile
In sostanza, tutto ciò che dai dipendenti è un beneficio tassabile. Se si assegna a un dipendente l'uso di un'auto, l'IRS considera l'utilizzo personale da parte del dipendente come un vantaggio accessorio non in contanti.
Intuit Payroll afferma: "Una parte del valore dell'auto è considerata parte del compenso totale del dipendente ai fini fiscali." È necessario considerare il valore di questo beneficio e mostrarlo sulla retribuzione del dipendente e, naturalmente, trattenere le imposte federali e statali e le tasse FICA (tasse di previdenza sociale e Medicare) da questo importo, lo stesso da altre retribuzioni e benefici.
Le auto sono elencate proprietà di un business
Un'ultima nota: i veicoli commerciali sono in una classe speciale di proprietà ai fini della tassa professionale. Sono considerati proprietà elencate, che include proprietà che possono essere utilizzate sia per motivi di lavoro che personali.
Che tu dia l'auto a un dipendente o la usi tu stesso, se l'auto viene utilizzata meno del 50% delle volte per motivi di lavoro, puoi sempre detrarre l'uso aziendale, ma devi utilizzare l'ammortamento a quote costanti.
Se decidi di consegnare un'auto aziendale a un dipendente
Diamo un'occhiata ad un esempio per vedere come funziona tutto questo:
La tua azienda affitta una macchina e la consegna a Mary per la guida business.
Mary deve tenere buoni registri sulla divisione tra business e uso personale e fornire alla tua azienda report dettagliati. A tal fine, diciamo che guida il 50% per le imprese e il 50% per gli usi personali.
Indipendentemente da chi guida la macchina, il contratto di locazione è intestato alla società, pertanto il canone di leasing è deducibile come spesa aziendale, ma solo nella misura in cui viene utilizzato a fini commerciali. (Se l'auto viene acquistata, l'ammortamento sull'auto è deducibile, sempre solo per la parte commerciale del suo utilizzo.)
Se rimborsate Mary per le sue spese di guida, non è necessario considerare questo rimborso tassabile se si dispone di un piano responsabile, come descritto sopra.
Ma il valore della macchina per il tempo di guida personale deve essere incluso nel reddito di Mary (e si applicano le ritenute). Se il leasing mensile sulla macchina aziendale Mary Drive è di $ 500, è necessario includere $ 250 al mese nella sua busta paga.
Perché è importante conservare una buona documentazione sull'uso aziendale
Come si può vedere dalla discussione di cui sopra, è molto importante che il conducente della macchina aziendale mantenga record eccellenti per dimostrare la quantità di guida aziendale.
Questa prova è necessaria:
- Quindi puoi rimborsare le spese di guida dei dipendenti e non doverle includere nella retribuzione del dipendente
- Per dimostrare l'uso aziendale in modo da non dover includere questa parte del valore dell'auto nella retribuzione dei dipendenti,
- Quindi è possibile detrarre più spese di ammortamento, e
- Quindi puoi utilizzare più del valore dell'auto per le tue altre spese aziendali.
Ulteriori informazioni nelle pubblicazioni IRS
- Pubblicazione IRS 535 - Deduzione delle spese aziendali
- Pubblicazione IRS 15-B - Guida fiscale del datore di lavoro ai vantaggi accessori
- Pubblicazione IRS 463 - Spese di viaggio, di intrattenimento, regali e auto
- Argomento IVA IRS 510 - Uso commerciale di un'auto
Disclaimer: questo articolo è solo a scopo informativo. Non è inteso per essere consulenza fiscale o legale. Verificare con i propri consulenti fiscali e finanziari prima di iniziare a consegnare ai dipendenti le chiavi delle auto aziendali.