Se si utilizzano le spese giornaliere per i viaggi dei dipendenti, tutto ciò che si paga ai dipendenti rispetto alla tariffa giornaliera è tassabile per il dipendente.
Come sono determinati i tassi di Diem
Negli Stati Uniti, la General Services Administration (GSA) stabilisce la tariffa giornaliera per ciascuna città e stato degli Stati Uniti e per i viaggi all'estero.
Le tariffe giornaliere cambiano ogni anno, di solito il 1 ° ottobre. Il Dipartimento della Difesa e altre agenzie federali utilizzano la tabella dei tassi per diem di GSA. Puoi controllare le attuali tariffe giornaliere accedendo alla pagina web di Amministrazione generale dei servizi: https://www.gsa.gov/travel/plan-book/per-diem-rates.
Le tariffe giornaliere sono importanti per i datori di lavoro da seguire perché i rimborsi ai dipendenti che superano le tariffe giornaliere consentite sono tassabili per i dipendenti come reddito. I datori di lavoro devono disporre di un piano responsabile per le spese di rimborso dei dipendenti al fine di rispettare le normative IRS in materia di spese per spese giornaliere.
Come leggere la tabella dei tassi giornalieri
GSA Per Diem Tabella dei tassi ( CONUS si riferisce agli Stati Uniti continentali, OCONUS si riferisce al fuori degli Stati Uniti continentali) Questa informazione è principalmente per i dipendenti del governo degli Stati Uniti, ma può essere utilizzata da datori di lavoro privati che vogliono utilizzare le tariffe giornaliere.
La tabella del diario ora è ricercabile.
Puoi cercare per stato e città o per codice postale. Vedrai una ripartizione dei tassi di alloggio per mese e il diario per i pasti e le spese accessorie a destra. Alcuni mesi potrebbero essere diversi. Si noti che questo è il " tasso di alloggio massimo al mese, tasse incluse". Le tariffe pagate in eccesso rispetto al massimo sono imponibili ai dipendenti come reddito.
Assicurati di usare la tabella corretta; il CONUS per gli Stati Uniti continentali e l'OCONUS per fuori dagli Stati Uniti continentali. Non è possibile utilizzare le diarie per viaggi internazionali.
Tariffe e imposte di Diem
L'IRS dice che i rimborsi giornalieri sono non tassabili anche se superano le spese effettive ma non se superano il tasso federale. Ad esempio, se un dipendente è a Tampa per una conferenza a maggio 2016, tale dipendente può convertire il di-dia di $ 106, più $ 54 per i pasti e le spese accessorie.
Se si desidera utilizzare le diarie per i dipendenti, è necessario utilizzarle per l'intero anno solare, ma è possibile rimborsare le spese effettive o utilizzare pasti e spese accessorie per località specifiche.
È inoltre possibile utilizzare solo i pasti e le spese accessorie se si paga alloggio direttamente, fornire alloggio in natura, rimborsare le spese di alloggio reale. È inoltre possibile utilizzare le indennità giornaliere per i pasti e le spese accessorie per le gite di un giorno in cui non ci sono spese di alloggio.
Ulteriori dettagli, restrizioni e qualifiche dall'IRS
Come al solito con l'IRS, ci sono molti altri dettagli che devi sapere se vuoi utilizzare le diari per i viaggi dei dipendenti. Ulteriori informazioni sulle tariffe Di Diem nella pubblicazione IRS 463: spese di viaggio, intrattenimento, regali e auto.