Inviato dalla scrivania di (Inserisci nome)
Di tanto in tanto ricevo un'email da un avvocato che invia una e-mail a nome della sua scrivania. Qui ci sono un paio di problemi con questo approccio alla posta elettronica.
Innanzitutto, l'indice di visualizzazione della Posta in arrivo della maggior parte dei sistemi di posta elettronica non visualizzerà un nome così lungo. La maggior parte delle persone vedrà solo una parte di "dalla scrivania di" e forse alcune lettere del nome della persona. Ancora più importante, sembra stupido e un po 'pretenzioso. Una scrivania non invia email. Se un avvocato invierà un'e-mail, dovrebbe essere a suo nome.
Effetti di fantasia
Alcuni avvocati amano essere creativi con l'aspetto delle loro e-mail. L'altro giorno ho visto il blocco firma di un avvocato e per un momento ho pensato che stavo avendo problemi di vista. Risulta che le lettere sfocate erano intenzionali. Gli effetti speciali possono sembrare divertenti, ma tutto ciò che rende le parole difficili da leggere è una cattiva idea. Soprattutto se ciò che è difficile da leggere è il nome dell'avvocato e l'indirizzo e-mail.
Ancora peggio degli effetti speciali sulle lettere è quando gli avvocati ingombrano le loro e-mail con opere d'arte o grafiche fantasiose. Questo rende il messaggio più lento da scaricare, più lento da aprire e più fastidi da leggere.
L'obiettivo di una email è di comunicare informazioni, non abilità artistiche. Mantienilo semplice.
Nessun blocco firma
Nella maggior parte dei sistemi di posta elettronica non è difficile impostare un blocco di firma automatico. Non deve essere complicato e le opinioni variano in base alla quantità di informazioni da includere in un blocco di firma. Alcuni avvocati trasformano i loro messaggi di posta elettronica in mini-spot pubblicitari che escono in ogni e-mail, mentre altri adottano un approccio molto minimalista con il loro nome, indirizzo e-mail o numero di telefono.
La maggior parte mette una specie di avviso sulla privacy o dichiarazione di non responsabilità legale nella parte inferiore del footer. Tutti questi sono usi accettabili di un blocco di firma email. Ciò che non è accettabile è inviare e-mail che non identificano il mittente. Il destinatario di un'e-mail non dovrebbe indovinare chi ha inviato l'e-mail. Gli avvocati dovrebbero identificarsi chiaramente in ogni comunicazione che inviano, e se l'avvocato è in gamba l'e-mail includerà anche un avviso sulla privacy.
Scrivere email mentre arrabbiato
Uno dei vantaggi del vecchio sistema di inviare lettere alle persone era che ci fosse un periodo di "raffreddamento" incorporato tra quando una lettera sarebbe stata scritta e quando sarebbe effettivamente uscita al destinatario. Se l'avvocato ha scritto la lettera lui stesso, sarebbe comunque probabile che si sieda su un tavolo per diverse ore prima di andare all'ufficio postale. Se fosse stato dettato, nel momento in cui il segretario ha finito di dattilografarlo, l'avvocato avrebbe potuto superare ciò che lo aveva reso così arrabbiato in primo luogo.
Quella protezione non esiste nella posta elettronica. Con una e-mail, l'avvocato può sparare una lettera arrabbiata in pochi secondi da ciò che ha scatenato la rabbia. 99,99% delle volte questa sarà una cattiva idea. Nessuno pensa più chiaramente quando è guidato dalla rabbia. Vai a fare qualcos'altro, e torna al problema offensivo più tardi, quando parte della rabbia si è dissipata.
Potrebbe fare la differenza tra mantenere o perdere clienti, amici e soldi.
Non effettuare risposte tempestive
Alcuni avvocati ritengono che la vecchia "regola dei 5 giorni" per rispondere alla corrispondenza commerciale si applichi anche alle e-mail. Non è così. A prescindere da quanto possa essere sconveniente, la realtà è che le persone si aspettano risposte più rapide a una e-mail rispetto a una lettera inviata per posta. Se un cliente o un altro avvocato invia un'email, provare a rispondere entro 24 ore, se possibile. Se è una questione complicata a cui non si può dare la giusta attenzione al momento, almeno inviare un riconoscimento e informare la persona su quando aspettarsi una risposta. La maggior parte dei clienti apprezzeranno un messaggio amichevole che dice che l'e-mail è stata ricevuta e verrà data risposta nel prossimo futuro. Di fronte al silenzio, il cliente è lasciato a speculare sul fatto che l'avvocato abbia persino ricevuto l'e-mail, se una risposta è in arrivo o se le preoccupazioni del cliente vengono semplicemente ignorate.
Destinatario errato nel campo A
Uno degli aspetti positivi della funzione di completamento automatico sui sistemi di posta elettronica è che consente agli avvocati di trovare più rapidamente gli indirizzi email dei loro clienti o colleghi. Uno dei rischi della funzione di completamento automatico è che un avvocato che non sta attento potrebbe inviare l'email alla persona sbagliata. In alcuni casi, questo potrebbe essere solo un lieve imbarazzo, ma in alcuni casi potrebbe essere una negligenza professionale. Non spedire per sbaglio via e-mail le comunicazioni riservate con i clienti a consulenti o anche a un altro cliente.
Utilizzando l'opzione "Rispondi a tutti".
Il consulente avversario ti invia un'email con una proposta o affermando la sua posizione su un problema. Inoltrate l'e-mail agli altri avvocati della vostra azienda coinvolti nel caso per discuterne. Presto il pulsante "rispondi a tutti" viene utilizzato liberamente, senza che nessuno si accorga che il consiglio avversario viene copiato nella discussione interna della tua azienda. Succede. Se si desidera inoltrare un'e-mail per la discussione, rimuovere le informazioni del mittente prima di inoltrarla. E, ogni volta che si utilizza l'opzione Rispondi a tutti, controllare ciascun indirizzo email nell'elenco dei destinatari prima di premere Invia.
8. Linee tematiche sciatte. Ricorda che qualsiasi cosa inviata a un altro avvocato in una e-mail potrebbe essere inoltrata a chiunque altro. Pensaci due volte prima di utilizzare righe tematiche come "il mio cliente idiota" o "l'ordine di un giudice stupido". Non si sa mai dove possa arrivare una copia di quell'e-mail. Inoltre, non lasciare le righe dell'oggetto in bianco, in quanto ciò potrebbe far sì che un altro avvocato non si accorga che esiste un'e-mail sul tuo caso. Un semplice oggetto di "caso Parkerson" o "accordo proposto da Smith" o qualsiasi titolo pertinente al contenuto dell'e-mail funziona meglio.
E mentre "client idiotico" può essere la descrizione più accurata dei contenuti dell'e-mail, è una scelta sbagliata per la riga dell'oggetto.
9. Guarda il tuo tono - e non fraintendere qualcun altro. Quando le persone parlano l'una con l'altra faccia a faccia, le indicazioni del viso e i toni della voce di solito rendono chiaro l'intento di una persona. Durante le telefonate, la voce di una persona di solito è sufficiente per essere in grado di dire quando qualcuno è sarcastico, scherzoso o serio. Ma nella posta elettronica è pericolosamente facile interpretare in modo errato l'intento di una persona. Numerose amicizie sono state danneggiate da una persona che ha letto male le intenzioni di un'altra persona in una e-mail. E con gli avvocati così abituati a litigare già tra loro, è facile per un avvocato essere rapido nell'assumere che l'altra persona sia ostile o maleducata.
Come discusso in "scrivere e-mail mentre arrabbiato", prenditi qualche minuto per rinfrescarti prima di inviare una risposta all'e-mail di quel coglione.
Dopo un'ora passa, potresti capire di averlo completamente letto in modo errato. Non avere una risposta di attivazione dei capelli alle affermazioni fatte nelle e-mail, e non sparare una risposta fino a considerare se è possibile che il mittente avesse un intento diverso da quello che inizialmente appariva. Se sembra che una dichiarazione possa essere letta in più di un modo, e uno di questi modi non è offensivo, prova a dare al mittente il beneficio del dubbio prima di tagliargli la testa con una letale e-mail.
Ci sono altri errori email dell'avvocato che dovrebbero aver fatto la lista dei Top 10? Raccontaci nel forum.