Se la tua azienda ha un piano responsabile, il rimborso di alcune spese aziendali non è tassabile per il dipendente. Se il piano di rimborso aziendale non è conforme ai requisiti IRS per un piano responsabile, questi rimborsi sono imponibili per il dipendente, e il trattenimento delle imposte federali sul reddito e sulle buste paga deve essere effettuato su tali pagamenti.
Inoltre, tu come datore di lavoro devi segnalare questi pagamenti sul modulo W -2 del dipendente.
I piani responsabili possono includere il rimborso di una serie di diverse spese per i dipendenti, tra cui:
- Spese di viaggio per i dipendenti, inclusi pasti e intrattenimento,
- Acquisto di strumenti e attrezzature, e
- Spese per l'ufficio a casa dei dipendenti.
Il piano responsabile deve includere anche una procedura che richiede ai dipendenti di restituire i rimborsi in eccesso (quelli eccedenti gli importi consentiti) al datore di lavoro. Se un datore di lavoro imposta e mantiene un piano responsabile, le spese di viaggio dei dipendenti non devono essere considerate come reddito imponibile.
Requisiti di piano consentiti
Per essere considerato un "piano responsabile" dall'IRS, il tuo accordo deve includere TUTTI i seguenti:
- Le spese devono avere una connessione commerciale ; cioè, devono essere stati pagati o sostenuti durante l'esecuzione di servizi come dipendente.
- Il dipendente deve adeguatamente rendere conto al datore di lavoro per tali spese entro un termine ragionevole. È necessario richiedere ai dipendenti di fornire informazioni dettagliate su tali spese, tra cui la data, l'ora, il luogo, l'importo e lo scopo commerciale della spesa.
- È necessario richiedere al dipendente di restituire rimborsi in eccesso entro un periodo di tempo ragionevole e specifico, a seconda delle circostanze
Se tutti e tre questi requisiti non sono soddisfatti, il piano è determinato dall'IRS per non essere responsabile, e tutte le spese rimborsate al dipendente dalla vostra azienda sono tassabili per il dipendente.
Rimborsi in eccesso
Il rimborso in eccesso è un rimborso superiore all'importo consentito. Se il dipendente non restituisce rimborsi in eccesso entro un periodo di tempo ragionevole, tali importi eccedenti sono tassabili per il dipendente. La circostanza più comune sarebbe un caso in cui si dà un anticipo a un dipendente prima di partire per un viaggio, e le sue spese durante il viaggio sono inferiori all'importo anticipato.
Un ragionevole periodo di tempo per la restituzione dei rimborsi in eccesso è determinato dall'IRS come, ad esempio:
- Un anticipo ricevuto entro 30 giorni dal momento della spesa
- Il dipendente fornisce un conto adeguato delle spese entro 60 giorni dalla data in cui sono state pagate o sostenute.
- Il dipendente restituisce eventuali rimborsi in eccesso entro 120 giorni dalla data di pagamento o incorsi.
- Il dipendente riceve una dichiarazione (almeno trimestrale) che richiede la restituzione o una contabilità adeguata per gli anticipi arretrati e il dipendente rispetta i 120 giorni successivi alla ricezione della dichiarazione.
Invio di un piano responsabile all'IRS
No, non è necessario presentare un piano scritto all'IRS. Ma dovresti essere in grado di dimostrare di aver definito le tue esigenze per il rimborso delle spese ai dipendenti. Avrai bisogno di qualcosa in forma scritta per dimostrare all'IRS che capisci cos'è un piano responsabile e che stai operando con la tua azienda ai requisiti.
Innanzitutto, è necessario inserire questi requisiti per iscritto, come parte del manuale delle politiche e delle procedure per i dipendenti .
In secondo luogo, è necessario documentare tutte le transazioni con i dipendenti per i loro rimborsi delle spese, mantenendo i registri per dimostrare che sono stati seguiti tutti i requisiti del piano responsabile.
Il piano responsabile incide e le tasse aziendali
Se queste spese sono fatte all'interno di un piano responsabile non influisce direttamente sulla tua capacità di dedurre tali spese sulla dichiarazione dei redditi aziendali. Tuttavia, è necessario fornire una documentazione adeguata per dimostrare che tali spese erano legate al business.
Per i rimborsi di viaggio, ad esempio, è possibile detrarre la spesa sulla riga appropriata sulla dichiarazione dei redditi aziendale. Ad esempio, per i pasti e le spese di intrattenimento, utilizzare la riga 24b della Tabella C (per i proprietari unici o le LLC di un singolo socio).