Il modulo W-2 include informazioni sulle retribuzioni dei dipendenti pagate nell'anno solare precedente e trattenute da tali salari, nonché informazioni sui benefici e altre detrazioni dalle retribuzioni.
Quando sono dovuti i moduli W-2?
Gli W-2 sono dovuti ai dipendenti entro la fine di gennaio, per l'anno solare precedente. Se il 31 gennaio è un fine settimana o una vacanza, i rapporti sono dovuti il giorno lavorativo successivo. Di seguito sono riportate le principali date di chiusura delle imposte pagate di fine anno per l'anno corrente.
I moduli W-2 sono dovuti all'Amministrazione della sicurezza sociale entro il 31 gennaio. Dopo aver consegnato i moduli W-2 ai dipendenti, è necessario inviare questi moduli, insieme al modulo di trasmissione W-3, alla Social Security Administration (SSA).
La scadenza di gennaio è un tentativo di frenare le frodi fiscali, ma significa che dovresti fornire i moduli W-2 ai dipendenti prima di gennaio, in modo da avere l'opportunità di esaminarli prima che vengano archiviati. Una distribuzione precedente ai dipendenti ridurrà gli errori nei moduli W-2 , quindi non è necessario archiviare un W-2 corretto.
Raccolta di informazioni per la preparazione di moduli W-2
Le informazioni per questo modulo provengono dal registro delle buste paga , che mostra i totali da inizio anno per ciascun dipendente per salari e ritenute, insieme a deduzioni per piani medici, conti di risparmio sanitario e altri articoli.
Di seguito sono riportati ulteriori dettagli sulle informazioni necessarie per preparare questi moduli W-2.
Difficoltà: media
Tempo richiesto: dipende dal numero di dipendenti e dal numero di detrazioni e pagamenti aggiuntivi
Ecco come preparare il modulo W-2
Informazioni del datore di lavoro
Per ciascun W-2 che si prepara, è necessario includere informazioni sulla propria attività: numero ID del datore di lavoro (EIN) e nome e indirizzo del datore di lavoro.
Numero di controllo
È possibile aggiungere un numero di controllo interno a ciascun W-2, se si pagano molti dipendenti. È possibile generare il numero da soli o il software di preparazione del libro paga può generare questo numero.
Guadagni dei dipendenti Avrete anche bisogno
- Salari totali, mance e altri compensi (Riquadro 1). Questa è una retribuzione lorda per tutti gli impiegati orari e stipendiati.
- Importo totale della trattenuta (casella 2)
- Salari della Social Security totale (fino al massimo della sicurezza sociale ) (Riquadro 3). Alcune retribuzioni non sono incluse nelle retribuzioni della previdenza sociale , quindi sarà necessario ridurre la voce di tali importi.
- Tassa di sicurezza sociale totale trattenuta (riquadro 4)
- Salari e consigli totali di Medicare (uguali alle retribuzioni totali) (Riquadro 5)
- Tassa Medicare trattenuta (Riquadro 6). Questo importo include l'importo della tassa addizionale di Medicare per i dipendenti con un reddito superiore.
- Suggerimenti sulla sicurezza sociale (riquadro 7) e suggerimenti assegnati (riquadro 8)
Successivamente, avrai bisogno di informazioni sui dipendenti e salari totali e ritenute per ogni dipendente per l'anno scorso:
Altri pagamenti Potresti aver pagato pagamenti EIC anticipati (credito sul reddito da lavoro) (Riquadro 9) e indennità di assistenza dipendente (Riquadro 10) corrisposto ai dipendenti.
Informazioni sulla partecipazione al piano pensionistico, dipendenti statutari
Su ciascun W-2 è necessario selezionare la casella appropriata se il dipendente partecipa a un piano di pensionamento (Box 13) o a un piano non qualificato (Box 11), se questo dipendente è un dipendente statutario (Box 13), o se il dipendente percepito pagamento per malattia di terzi (Riquadro 13.
Riquadro 12
La casella 12 è per gli importi per altre compensazioni o rapporti, da inserire in 1-4 caselle. Alcune delle informazioni più comuni per Box 12:- Social Security non ritirata, RRTA (pensionamento ferroviario) o imposta Medicare, sui consigli o sull'assicurazione sulla vita di gruppo
- Differenze elettive a 401 (k), 403 (b) e altri piani pensionistici qualificati
- Pagamento dell'assicurazione non imponibile
- Pagamenti del paracadute d'oro
- Spese di trasloco rimborsate escluse
- Contributi a conti di risparmio medico o conti di risparmio sanitario
- Opzioni azionarie dei dipendenti non statutarie
- Contributi designati di Roth ai piani 401 (k) o 403 (b)
- Costo della copertura sanitaria sponsorizzata dal datore di lavoro, utilizzando il codice DD, in base ai requisiti di segnalazione dell'Affordable Care Act
Riquadro 14
Le voci nella casella 14 sono per altre detrazioni o compensi che devono essere comunicati ai dipendenti per le loro dichiarazioni dei redditi. Per esempio- Pensione al netto delle imposte
- Rimborsi auto
- Tasse speciali per California, New York, New Jersey e Washington
- Contributi di beneficenza dedotti dalla retribuzione dei dipendenti
- Assicurazioni sanitarie e detrazioni per indennità accessorie
- Detrazioni uniformi ( per il costo delle uniformi )
- Detrazioni delle quote sindacali
- Reddito non tassabile
- Spese del veicolo incluse nelle retribuzioni (100% del valore di leasing del veicolo fornito al dipendente e incluso nelle retribuzioni del Box 1)
- C'è anche una scatola per gli articoli "Altro non sulla lista" che hai detratto dai dipendenti
Stato e informazioni locali
In questa sezione, inserirai informazioni su salari e trattenute locali e statali. Accedere:Si noti che sul modulo c'è spazio per due stati e due località. Se qualcuno ha lavorato in più di due stati o località durante l'anno, utilizzare un secondo W-2 per includere le informazioni aggiuntive.
- Il codice dello stato di due lettere e il codice fiscale dello stato della tua azienda (consulta il dipartimento delle entrate del tuo stato) (riquadro 15)
- Salari di Stato (riquadro 16)
- Imposta sul reddito statale trattenuta (casella 17)
- Salari locali, se presenti (casella 18)
- Imposta sui redditi locali trattenuta (casella 19)
- Nome della località (casella 20)
Verifica la precisione
Trascorri del tempo facendo in modo che le informazioni che fornisci ai dipendenti (e in definitiva alla Social Security Administration e all'IRS) siano accurate. Controlla i totali del registro delle buste paga per l'anno ed esegui un W-3 per assicurare l'accuratezza di tutte le informazioni che stai inviando.Moduli prestampati
Se si stampano i propri moduli W-2, è possibile ottenerli da diverse fonti:W-2 è una forma a più parti. Ecco le pagine di questo modulo:
- Il sito Web di IRS Forms Order (richiede 7-15 giorni)
- Un fornitore di moduli online o un negozio di forniture per ufficio.
- Copia A va all'Amministrazione della sicurezza sociale. La copia A viene solitamente stampata su un modulo rosso.
- La copia 1 è per la città, lo stato o la località
- La copia B è per il deposito con la dichiarazione dei redditi federale dell'impiegato
- La copia C è per i record del dipendente
- Copia 2 è un'altra copia per un'altra città, stato o località
- La copia D è per i registri del datore di lavoro.
Stampa W-2s
Stampa i moduli, verificando che siano allineati con un formato prestampato, se ne hai uno.Distribuisci gli W-2
- All'impiegato: copie B, C, 1 e 2
- Per l'amministrazione della sicurezza sociale - Copia A. L'SSA richiede l'invio della copia A dal W-2 di ciascun dipendente, insieme al modulo W-3, entro la fine di febbraio.
- Conserva la copia D per i tuoi dati.
Ancora confuso riguardo al modulo W-2? Risposte alle tue domande sul modulo 2011 W-2
Suggerimenti sulla preparazione del modulo W-2
- Il codice identificativo fiscale dello stato della tua azienda NON è il tuo numero ID fiscale di vendita. Molti stati usano il numero di identificazione fiscale federale (EIN) e aggiungono cifre alla fine. Rivolgersi al dipartimento delle entrate dello Stato per informazioni.
- Suggerimento di entrate. Il reddito da punta dei dipendenti è soggetto alle imposte sulla sicurezza sociale e alle imposte Medicare, inclusa la tassa addizionale di Medicare.
- Casella 12 - Più di 4 articoli
Se hai più di 4 oggetti per il Box 12, dovrai mettere gli oggetti aggiuntivi su un secondo W-2. Ma non includere lo stipendio e la trattenuta del dipendente su questo ulteriore W-2. - Il modulo W-3 , insieme alla copia A di tutti i moduli W-2 dei dipendenti, è dovuto all'Amministrazione della sicurezza sociale entro il 31 gennaio. Una volta completato il W-3 e disponendo di tutti i moduli W-2, inviare questi ai dipendenti. appena possibile, così hanno l'opportunità di rivedere i moduli. Se trovano errori, è possibile correggerli prima di inviare il report consolidato all'SSA entro il 31 gennaio.
- disconoscimento
Le informazioni fornite in questo "How To" sono per scopi generali, per aiutarti a raccogliere le informazioni necessarie per preparare e stampare i moduli W-2. Non è inteso come una consulenza fiscale e in nessun modo questa informazione cerca di essere completa o di dirti tutte le informazioni che devono essere incluse nei tuoi moduli W-2 . Parla con il tuo consulente fiscale per informazioni sulla tua situazione specifica.