Non c'è nulla di più importante per il successo della tua azienda del tuo sistema per la gestione di crediti, fatturazione e riscossioni. A volte questo sistema è chiamato "Sistema di gestione delle collezioni"; qualunque sia il nome, è necessario configurarlo e lavorarlo diligentemente.
Ecco perché: se hai molti clienti, ma nessun reddito da questi clienti, fallirai. Ecco un elenco di passaggi che dovrai seguire per implementare un sistema di gestione delle collezioni per la tua azienda:
Stabilire metodi di pagamento
In che modo la gente ti pagherà? Ciò dipende principalmente dal tipo di attività e dal fatto che i clienti siano persone o aziende o entrambi. Esistono alcuni metodi consolidati per ricevere denaro da clienti di tutti i tipi: più tipi di pagamento accettati, più utile sarà per i clienti. Ma dovrai pagare un premio per la gestione di alcuni tipi di pagamenti, come le carte di credito e di debito.
- Pagamenti in contanti, principalmente da privati in un'azienda al dettaglio
- Controlli, da individui in un ambiente di vendita al dettaglio e clienti commerciali
- Pagamenti con carte di credito e di debito da privati e aziende
- Metodi di pagamento online come PayPal, da privati e aziende.
- Piani di credito o di pagamento, sia da privati che da clienti commerciali.
- Altre fonti di pagamento esterne, come le compagnie di assicurazione, in determinati tipi di società.
Impostare l'elaborazione dei pagamenti "Regole pratiche"
Dopo aver determinato i tipi di pagamenti da eseguire, sarà necessario stabilire alcune regole per i dipendenti in merito all'accettazione e alla gestione di questi tipi di pagamento.
Ad esempio, quali sono le tue regole per accettare assegni? Effettui assegni di credito su nuovi clienti? Quando permetti ai clienti di pagare nel tempo? Quando porti un cliente in un tribunale per le controversie di modesta entità?
Invia bollette
Invia fatture ai clienti che ti devono dei soldi. Invia una fatturazione almeno una volta al mese o più spesso se sei seriamente intenzionato a raccogliere denaro.
Esegui un rapporto sull'invecchiamento clienti
A seconda del tuo tipo di attività, potresti avere clienti che non pagano al momento dell'acquisto o che pagano nel tempo. L'esecuzione di un rapporto sull'invecchiamento dei conti clienti ti mostrerà quando inviare le fatture e quando avviare metodi di raccolta più efficaci.
Iniziare i procedimenti di raccolta per i non paganti
Per i clienti che non pagano entro un ragionevole lasso di tempo (come stabilito dalle "regole pratiche"), avvia le procedure di incasso. Potresti voler inviare un account a un'agenzia di recupero crediti o a un tribunale per le controversie di modesta entità. Decidi qual è il migliore per ogni tipo di account.
La creazione e il funzionamento di un sistema di gestione delle collezioni può aiutarti a raccogliere il denaro che ti è dovuto e mantenere il flusso di cassa in movimento attraverso la tua azienda.