Assicurati che il tuo evento di raccolta fondi renda più soldi di quanto costi
Tuttavia, non preoccuparti: abbiamo raccolto gli otto errori principali che la maggior parte delle organizzazioni non profit fanno, i tipi di errori che portano a perdite piuttosto che a guadagni. Copriremo questi errori e ti forniremo consigli utili su come combattere ogni errore.
Ora, mettiamoci al lavoro e proponiamo soluzioni per ciascuno di questi fallimenti:
Aspettando troppo tempo per iniziare la pianificazione
Il primo errore è un passo falso da principiante. È facile da fare E facile da evitare. Diciamo la verità. Siamo stati tutti lì; abbiamo sovrastimato le nostre capacità e sottovalutato le difficoltà e le sfide nascoste di un evento. Quindi, abbiamo aspettato fino a un paio di mesi prima che ci piacerebbe ospitare un evento per fare qualcosa insieme.
Aspettare fino all'ultimo minuto non va a vantaggio di nessuno, meno di tutti la tua organizzazione
Come decidi quando è il momento giusto per iniziare a pianificare un evento? Inizia con la determinazione dei tuoi obiettivi di raccolta fondi. Devi prima chiedertelo, "Cosa speriamo di ottenere con questo evento?"
La risposta ti fornirà uno spazio per il tuo evento di raccolta fondi. Se miri a raccogliere migliaia di dollari per un particolare progetto, sai che dovrai dedicare ancora molte ore alla preparazione.
Se, tuttavia, non hai un obiettivo concreto in mente, potresti volerne determinare uno prima di iniziare a pianificare il tuo evento.
In definitiva, il tuo obiettivo è ciò che ancorerà il resto delle tue decisioni
Una volta individuato un obiettivo e determinato lo scopo del tuo evento, puoi iniziare a ricercare il tempo necessario per ciascun tipo di evento (la pianificazione silenziosa dell'asta, ad esempio, può richiedere fino a 9-12 mesi!).
Sfortunatamente, non c'è una regola ferrea quando si tratta di scegliere un momento per iniziare a pianificare. Tuttavia, più tempo darai a te stesso, più tempo dovrai respirare e riparare eventuali buche che incontri lungo il cammino.
La correzione semplice
Datti almeno 6-12 mesi per pianificare qualsiasi evento di raccolta fondi. In caso di dubbio, è meglio concedere più tempo di quello che pensi di aver bisogno.
Non scegliere un tema per la raccolta fondi
Alla fine, un tema è semplicemente un'idea unificante. È ciò che riunisce tutti i tuoi sforzi insieme sotto lo stesso ombrello. La maggior parte delle persone considera un tema come qualcosa sulla falsariga di "Under the Sea" o "Las Vegas Casino Night". In verità, questi sono grandi temi. Tuttavia, non sono le migliori idee possibili per il tuo scopo.
Se vuoi raccogliere denaro dai donatori, il tuo tema deve venire da un luogo onesto. Deve avere qualche significato dietro
Detto questo, un tema tradizionale può essere rielaborato per soddisfare tali criteri. Diciamo, ad esempio, che quest'anno è l'anno in cui prevedi di crescere in modo significativo. Vuoi comunicarlo ai partecipanti all'evento. Ma come? Con un tema divertente, ovviamente!
Immagina: uno spazio per eventi per la cena di raccolta fondi che sembra una vera e propria giungla, piena di alberi e fauna selvatica e, soprattutto, possibilità.
Hai indovinato! Il tema è "Crescere con noi".
I migliori temi sono quelli che raddoppiano come emozionanti e stimolanti
Ricorda, il tema che scegli invia un messaggio di subconscio ai tuoi partecipanti, quindi scegli saggiamente!
La soluzione semplice: non importa che tipo di raccolta fondi stai pianificando, non fa mai male a ravvivarlo con un tema divertente. Scegli un tema allettante e significativo e corri con esso!
Ci sono dozzine di idee per eventi e temi da considerare.
Esclusione di prodotti di marca nel tuo evento
Può essere facile liquidare i prodotti come parte del tuo evento di raccolta fondi. Sembrano come un costo extra senza troppi benefici extra. Il ritorno sull'investimento (ROI) sui prodotti per la raccolta di fondi è astronomico.
Se ci pensate, avere un prodotto di marca che i partecipanti all'evento possono indossare o sorseggiare per i prossimi anni è praticamente inestimabile.
È pubblicità dei tuoi donatori!
Inoltre, i partecipanti al tuo evento possono indossare una maglietta o un drink da una bottiglia d'acqua con il nome della tua organizzazione ben visibile su di esso (più i nomi dei tuoi sponsor) per gli anni a venire. Se usano quel prodotto per cinque anni, ciò equivale a innumerevoli opportunità pubblicitarie.
Centinaia di amici, familiari e conoscenti possono leggere il messaggio su quella maglietta o bottiglia d'acqua e chiedere: "Di cosa si tratta?" Con un po 'di fortuna, susciterà i loro interessi, e quegli amici e familiari cercheranno di ottenere coinvolto con la tua organizzazione non profit.
Forse starai pensando: "Che mi dici di overstock? Cosa facciamo di tutti gli extra che abbiamo ordinato? "Dopotutto, una t-shirt deve essere ordinata in diverse taglie.
Tuttavia, il crowdfunding dei tuoi prodotti risolve l'overstock (e problemi di dimensionamento). Nel caso delle magliette, ogni partecipante può scegliere la propria taglia, lo stile e il colore in anticipo. In questo modo, non hai mai alcun extra in giro, e ognuno ottiene esattamente ciò che lui o lei vuole.
Attraverso una piattaforma di crowdfunding, ciascun partecipante può scegliere l'oggetto promozionale che desidera, effettuare un ordine e il prodotto verrà spedito direttamente a loro.
La soluzione più semplice: se non lo hai già fatto, assicurati di includere i prodotti di marca nella tua strategia di evento. La raccolta di fondi per il prodotto è molto più di una semplice T-shirt. Ci sono dozzine di idee sui prodotti tra cui scegliere.
Fumbling with the Sponsorship Ask
Non è un segreto: dietro i più importanti eventi di raccolta fondi c'è almeno un grande sponsor. Il problema di molte organizzazioni non profit è la creazione di quella domanda iniziale. È imbarazzante chiedere a un'azienda di sponsorizzare un evento, così come è imbarazzante chiedere a qualcuno denaro. Non viene naturalmente.
Le paternità non sono denaro per niente; sono un accordo di partnership. Hai qualcosa che ogni azienda attenta al mercato vuole. Hai una causa degna.
Ricerche di mercato hanno dimostrato che oltre il 70% delle persone cambierebbe brand in un'azienda che supporta una buona causa. Inoltre, la stragrande maggioranza delle persone raccomanderebbe vivamente qualsiasi prodotto o azienda che si colleghi a un'organizzazione non profit rispettabile.
Quindi, perché è così difficile fare la domanda? Si tratta di mancanza di ricerca. Per chiedere il meglio, devi sapere di cosa stai parlando, con chi stai parlando e cosa esattamente hai da offrire.
Il primo passo è quello di individuare eventuali connessioni che si possono avere all'interno dell'azienda. Avere qualcuno al suo interno dovrebbe aiutare a chiarire quali sono gli obiettivi dell'azienda.
Se non hai ancora connessioni interne, non preoccuparti. Puoi sempre raggiungere qualcuno e avviare una conversazione informale. Un colloquio informativo, se vuoi.
Il prossimo obiettivo è scoprire quali sono gli obiettivi di marketing dei tuoi potenziali sponsor. Cosa vogliono da una no-profit come la tua? È l'esposizione al tuo pubblico? In alternativa, si tratta più dell'affiliazione con una buona causa?
Una volta che sai tutto questo, puoi determinare cosa devi negoziare per la loro sponsorizzazione. Avere tutte queste informazioni a portata di mano previene il confondere la domanda
Inoltre, alla fine della giornata, un potenziale sponsor è in grado di trarre vantaggio tanto dal partenariato quanto dall'organizzazione.
La soluzione semplice: condurre una ricerca approfondita prima del tempo per essere sicuri di sapere esattamente cosa chiedere ai potenziali sponsor e cosa offrire loro in cambio.
Scegliere di non segmentare il tuo database
Mentre stai facendo la lista degli invitati al tuo evento (e la verifica due volte), ti starai chiedendo, "Chi è più propenso a fare un regalo significativo dopo questo evento?" È una bella domanda!
Tuttavia, se ti limiti a riflettere, potresti perdere alcune grandi opportunità per rispondere alla tua domanda. La giusta linea d'azione è di saperne di più sui tuoi sostenitori e quindi di segmentare il tuo database di conseguenza. È possibile raggiungere il primo passo conducendo una ricerca prospettica.
Ci sono diversi approcci che puoi seguire per esaminare e valutare i tuoi donatori. Puoi fai-da-te e prova a carpire informazioni da internet.
Oppure puoi assumere un prospect researcher o un consulente. Puoi anche inviare la tua lista di donatori a un'azienda di screening di ricerca.
In ogni caso, lascia che le informazioni che raccogli dalla tua ricerca informino le tue decisioni di segmentazione. Diciamo, ad esempio, che conducete delle ricerche di prospettiva e scoprite di avere alcuni donatori che sarebbero candidati eccellenti per i regali più importanti.
Dovrai segmentare il tuo database per sottolineare che questi donatori potrebbero contribuire in modo significativo alla tua organizzazione non profit. Avere quella conoscenza può anche informare il modo in cui organizzi le classifiche dei posti a sedere dell'evento di raccolta fondi.
Inoltre, potrebbe influenzare il modo in cui raggiungi i singoli partecipanti. Alcuni partecipanti potrebbero finire per richiedere un tocco più personale (una telefonata piuttosto che un'e-mail) per invitarli al tuo evento.
Senza quella ricerca e separando i tuoi donatori in categorie significative, potresti aver speso troppa energia per i partecipanti che probabilmente non avrebbero dato. Peggio ancora, potresti aver ignorato i sostenitori cruciali! Per fortuna, ora sai l'importanza di fare un po 'di scavo in anticipo.
La semplice soluzione: condurre una ricerca prospettica sui partecipanti all'evento e segmentare il database prima dell'evento, in modo da non perdere l'occasione di amministrare un potenziale donatore principale.
Attendere i partecipanti all'evento Fundraising
Questo è un altro errore da principiante che, sfortunatamente, molte organizzazioni non profit fanno quando stanno organizzando un evento di raccolta fondi.
Come si suol dire, "Si perdono migliaia di dollari ogni minuto dopo le 21:00". Cioè, manda i tuoi ospiti a casa prima, piuttosto che dopo.
I partecipanti all'evento di raccolta fondi non vogliono essere tenuti prigionieri per sempre. Hanno vite, figli e lavoro, e non vogliono passare sei ore al tuo evento, non importa quanto sia meraviglioso.
In verità, i tuoi sostenitori adorano la tua organizzazione. Non si presenterebbero al tuo raccoglitore di fondi o non troverebbero modi per donare alla tua causa altrimenti. Tuttavia, ciò non significa che tu possa mantenere la loro attenzione per sempre.
Certo, ci sono un sacco di modi per ravvivare il tuo prossimo evento di raccolta fondi, ma anche il più avvincente "evento principale" non può giustificare una raccolta di fondi che duri più ore più del previsto.
In caso di dubbio, non fa mai male tagliare un buon evento un po 'corto. Potresti voler mantenere i bei tempi rotolanti, ma prendere una pagina dal libro dei Beatles e uscire mentre sei avanti.
La semplice soluzione: mantieni cortissimi, dolci e giusti i tuoi eventi di raccolta fondi. Vuoi sempre lasciare i tuoi ospiti che vogliono di più!
Non riuscendo a chiedere una donazione dai partecipanti
Questo potrebbe essere un gioco da ragazzi, e ci si potrebbe chiedere perché è anche su questa lista. Tuttavia, a dire la verità, la maggior parte delle organizzazioni non profit non viene mai fuori e dice quello che vuole. Non chiedono mai veramente donazioni, anche quando pensano di averlo.
Molte organizzazioni non profit si stringono nelle spalle e dicono: "Ho chiesto supporto!" In tutta onestà, non è abbastanza. Se non chiedi mai ai tuoi sostenitori le donazioni, se non sei mai specifico delle tue esigenze, come puoi aspettarti che vengano per te?
Il modo migliore per rimediare a questa discrepanza è quello di approfondire quelle specifiche durante l'evento di raccolta fondi. Dì ai tuoi partecipanti tutto sui tuoi alti obiettivi e aspirazioni. Lascia che partecipino alla pianificazione delle tue imminenti iniziative.
Sono probabilmente curiosi dei progetti che intendi affrontare. Inoltre, vogliono sapere come possono aiutare - come possono entrare al piano terra del buon lavoro che stai perseguendo.
Chiedi ai donatori il loro aiuto. Dì loro che le loro donazioni contano e che ogni dollaro conta per realizzare i sogni della tua organizzazione no profit.
All'inizio può sembrare innaturale chiedere denaro a titolo definitivo, ma i tuoi donatori preferirebbero conoscere la verità piuttosto che continuare, inconsapevoli di come potrebbero essere di vero aiuto alla tua causa.
La soluzione semplice: fai domande dirette ai partecipanti al tuo evento. Potresti essere sorpreso da quanto siano positive le loro risposte.
Dimenticando di ringraziare i tuoi gentili donatori
Uno dei più grandi errori commessi da molti finanziatori non è quello di ringraziare i partecipanti e i donatori dell'evento. O se lo fanno, potrebbero non ringraziare i loro donatori nel modo giusto. Ad esempio, se un donatore restituisce $ 10 dopo un evento di raccolta fondi, è perfettamente accettabile inviare una e -mail di ringraziamento .
Tuttavia, se un donatore principale fornisce 5.000 dollari alla tua organizzazione non profit, puoi scommettere che un'e-mail non è sufficiente. Una lettera di ringraziamento ben ponderata è in ordine. Inoltre, potrebbe essere necessaria una telefonata formale per riconoscere il loro generoso contributo.
Il punto è: per fornire la migliore esperienza di amministrazione possibile, è importante considerare ciascuno dei suoi donatori come individui. È anche importante riconoscere che riconoscere i tuoi donatori è ciò che li fa tornare alla tua organizzazione .
In effetti, i donatori citano spesso la mancanza di comunicazione e / o gratitudine come motivo per lasciare una no-profit. Non importa solo quello che dici, ma importa anche quando lo dici.
La migliore pratica per ringraziare i partecipanti all'evento è inviare i tuoi ringraziamenti entro le prime 48 ore successive alla raccolta fondi. In pratica, questo significa che probabilmente dovresti inviare prima i ringraziamenti generali via e-mail e poi passare a modi più personalizzati come telefonate e lettere di ringraziamento per posta.
La soluzione semplice: assicurati di ringraziare i tuoi donatori presto, spesso e in un modo che si adatti al loro coinvolgimento con la tua organizzazione.
Anche se ci possono essere un bel po 'di errori che una no-profit potrebbe facilmente fare con un evento di raccolta fondi, ci sono anche altrettante soluzioni rapide. Usa queste soluzioni e puoi ospitare un evento di raccolta fondi con la certezza che raccoglierai più denaro di quanto spendi.