Quali informazioni dovresti includere quando ricevi una donazione?
Per prima cosa, hai bisogno di una lettera di ringraziamento , ma devi anche includere le informazioni richieste dalla legge in modo che i donatori possano documentare che hanno donato una donazione deducibile dalle tasse alla tua organizzazione di beneficenza.
L'IRS richiede enti di beneficenza pubblici (noti anche come organizzazioni 501 (c) (3) ) per inviare una lettera di riconoscimento formale per qualsiasi donazione di oltre $ 250.
Il donatore può utilizzare questa lettera come prova della sua donazione e richiedere una detrazione fiscale . La maggior parte delle organizzazioni benefiche invia un riconoscimento per tutte le donazioni, anche piccole.
Entrambi gli obiettivi, ringraziando il donatore e soddisfacendo i requisiti legali, possono essere realizzati contemporaneamente o separatamente. La maggior parte delle associazioni di beneficenza riesce a raggiungere entrambi i requisiti entro una lettera.
Quando dovresti riconoscere una donazione a fini fiscali
L'IRS afferma che il riconoscimento deve essere fatto "per iscritto, al momento della sollecitazione o quando il pagamento è ricevuto, e in un modo che arriverà all'attenzione del donatore". (Vedi Pubblicazione IRS 1771)
Il riconoscimento della donazione deve avvenire entro e non oltre il 31 gennaio dell'anno successivo al regalo. Tuttavia, le migliori pratiche suggeriscono che le organizzazioni benefiche devono inviare un riconoscimento il più presto possibile dopo che il regalo è stato ricevuto.
Inoltre, la maggior parte delle organizzazioni benefiche invia una sintesi dei contributi di un donatore per l'anno precedente entro la fine di gennaio.
In un'epoca di appelli e donazioni di raccolta fondi multicanale, l'invio di tale sommario di fine anno per posta (indipendentemente dal fatto che la donazione originale sia stata fornita tramite assegno o online), assicura che la sua organizzazione abbia adeguatamente informato il donatore.
Potete inviare via e-mail il riassunto finale dei contributi di un donatore per l'anno precedente?
Sì. Non esiste alcuna prescrizione legale per il modulo che ogni lettera di accettazione deve prendere. Ad esempio, potrebbe essere una cartolina, un'e-mail o una lettera fisica.
Tuttavia, a mio parere, è meglio rendere il riepilogo di fine anno una lettera fisica per posta. Un messaggio di posta elettronica potrebbe non essere notato in una casella di posta affollata o addirittura finire nella cartella dello spam del donatore.
Cosa devi includere nel riconoscimento
- Il nome della tua organizzazione
- Una dichiarazione che dice che sei un'organizzazione esentasse 501c3
- La data in cui è stata ricevuta la donazione
- L'ammontare del contributo in contanti (contanti significa assegni, carta di credito e detrazione salariale)
- Una descrizione (ma non un valore) di un contributo non in contanti. Il donatore stima il valore dei contributi non in contanti quando li riporta all'IRS sulla sua dichiarazione dei redditi.
- Una dichiarazione che nessun prodotto o servizio è stato fornito dall'organizzazione, se applicabile
- Una descrizione e una stima in buona fede del valore di beni o servizi, se del caso, che l'organizzazione ha fornito in cambio del contributo. Un esempio potrebbe essere una cena in cui alcuni dei soldi pagano per il pasto mentre il resto è una donazione.
- Una dichiarazione che i beni o servizi, se presenti, che l'organizzazione ha fornito in cambio del contributo consisteva interamente di benefici immateriali se applicabile. Un esempio potrebbe essere un piccolo regalo del valore inferiore a $ 75, ad esempio una tazza o una borsa con il logo dell'organizzazione.
Cosa succederà se la mia organizzazione non fornisce un riconoscimento adeguato?
L'IRS ha negato le detrazioni fiscali ai donatori che non possono offrire un riconoscimento adeguato per le loro donazioni in beneficenza.
Il "Chronicle of Philanthropy" riportato su questo nel suo articolo, IRS Crackdown pone Focus su Gift Records. In un caso, il giudizio imperniato sul riconoscimento non è stato abbastanza tempestivo e privo della lingua richiesta.
SUGGERIMENTO: sviluppa la tua lingua di riconoscimento e fallo valutare da un avvocato specializzato in questioni non profit. Quindi usa lo stesso linguaggio in modo coerente.
Qualche esempio:
Non c'è motivo per cui la tua organizzazione non possa fornire un caloroso ringraziamento che incoraggerà i tuoi donatori a darti di nuovo e adempiere al tuo obbligo di fornire un riconoscimento accettabile IRS della donazione.
Sebbene il linguaggio di riconoscimento dovrebbe essere adatto a ciascuna organizzazione di beneficenza, ecco due esempi di affermazioni che soddisfano tutti i requisiti.
Il primo arrivò alla fine di una lettera scritta inviata per posta; il secondo faceva parte di una e-mail grazie .
1. "Come ente di beneficenza 501c3, le leggi fiscali ci impongono di notificare che questa lettera è il riconoscimento ufficiale del tuo regalo.Inoltre, siamo tenuti a certificare che non hai ricevuto alcun prodotto o servizio in considerazione di questo contributo, quindi, il pieno l'importo del tuo regalo è deducibile dalle tasse. Grazie! "
2. "Partners In Health, un'organizzazione senza scopo di lucro 501 (c) (3), non ha fornito alcun prodotto o servizio, in tutto o in parte, a te in considerazione per questo contributo volontario in contanti. deducibilità fiscale di questo regalo negli Stati Uniti, si prega di conservare questa lettera di conferma per i propri file. Partners In Health numero EIN è xxxxx. "
Entrambi questi esempi funzionano per le donazioni in denaro. Ma cosa succede se la donazione non è in contanti, ma beni o beni fisici di qualche tipo? In tal caso, utilizzare un linguaggio simile a questo esempio:
"Grazie per il vostro contributo di un frigorifero usato e di una stufa usata che [nome di nonprofit], 501 (c) (3) organizzazione no profit, ricevuta il [Data]. Nessun prodotto o servizio è stato fornito in cambio del tuo contributo. "
risorse:
GrantSpace Knowledge Base
Consiglio nazionale del non profit