10 consigli per scrivere migliori donatori grazie lettere

by Joanne Fritz

Non si può mai dire grazie troppo bene o troppo spesso

Dire grazie a un donatore termina una transazione, ma crea un ponte per il supporto futuro e un coinvolgimento più profondo. Fallo bene, e sei sulla buona strada per il futuro successo di raccolta fondi.

Ecco dieci suggerimenti per fare quella lettera di ringraziamento giusto.

01 - Scaricalo velocemente

Quarantotto ore sono un inversione di tendenza ideale per una lettera di ringraziamento. Se ciò è impossibile, mirare a non più di una settimana. Vuoi che il donatore ricordi che ha fatto la donazione in modo che il tuo grazie rafforzi la sua azione e lo ricompensi per averlo dato.

Recuperare subito la lettera farà sì che il nome del tuo ente di beneficenza rimanga nella mente del donatore, lo rassicuri che hai ricevuto la donazione e impressionalo con la tua efficienza e premura.

Anche i donatori online dovrebbero ricevere una lettera di ringraziamento per posta, ma è costoso e molte organizzazioni non profit si stanno spostando online il più possibile. In tal caso, assicurati che il tuo donatore online non abbia appena ricevuto una ricevuta via email. Prenditi del tempo per personalizzare un ringraziamento via email e trasformarlo in qualcosa di memorabile

Rispolvera le migliori pratiche per le lettere di ringraziamento via email . Nelle caselle di posta elettronica complete, la tua lettera di ringraziamento può passare inosservata, quindi fai attenzione alla riga dell'oggetto e assicurati che la riga "da" identifichi chiaramente la tua organizzazione.

Ci sono molti ostacoli a ringraziare un donatore tramite e-mail che potresti dimenticare. Deve stare fuori dalla cartella SPAM , catturare l'attenzione del donatore e invogliarlo ad aprire il messaggio. Non lasciare che la facilità e il costo relativamente basso della posta elettronica ti rendano ciechi alle sue carenze.

02 - Personalizzalo

Personalizza la tua lettera di ringraziamento con il nome del donatore (controlla l'ortografia e non chiamare mai Ms a Mr), e scrivi direttamente all'individuo. I nomi sono potenti.

Ciò che funziona per una lettera di raccolta fondi funziona anche per una lettera di ringraziamento. Ad esempio, usa pronomi personali , come "tu", "noi" e "io".

Includi informazioni sul donatore, ad esempio per quanto tempo è stato un donatore o che ti è piaciuto vederle all'ultimo evento. Forse il donatore ha ricevuto un premio o ottenuto una promozione. Sentiti libero di aggiungere qualcosa alla tua lettera.

Un buon sistema di registrazione dei donatori sarà il tuo migliore amico quando si tratta di questo livello di personalizzazione. La maggior parte dei sistemi, anche a basso costo, hanno la capacità di acquisire informazioni aggiornate sui donatori.

Quando hanno dato l'ultima volta? Si sono offerti volontari? Quando è stata l'ultima volta che il donatore ha avuto contatti con la tua organizzazione e qual è stata la natura di tale interazione?

Se questo è il primo donatore, invia un pacchetto di benvenuto e invita il donatore a iscriversi a newsletter e annunci.

Se si ringrazia un donatore da molto tempo, si consideri una nota scritta a mano piuttosto che una lettera formale o un altro modo creativo per ringraziare .

03 - Coordinarlo con temi di campagna

Coordinare il ringraziamento con l'appello o la campagna che ha portato la donazione.

Crea un modello per una lettera di ringraziamento quando scrivi i materiali per la raccolta di fondi. Pensalo come parte del pacchetto della tua campagna. Se la donazione è in risposta ad altri stimoli ... forse un evento che hai organizzato ... riporta la lettera a quell'evento.

Tornando al cerchio completo dell'appello migliora la viscosità del nome della tua organizzazione nella mente del donatore. È anche rassicurante per il donatore.

Se la donazione è in risposta a un particolare ricorso per posta elettronica, sviluppa una pagina di destinazione post-donazione sul tuo sito web appositamente per quei donatori.

Generico è fuori. La specificità di ciò che ha visto il donatore che lo ha costretto a dare è un must. Ad esempio, se un donatore ha donato per aiutare le vittime di un terremoto, assicurati che il tuo ringraziamento si riferisca a quella situazione.

04 - Usa storie per collegare i donatori ai risultati

Aiuta i donatori a visualizzare come sono stati spesi i loro soldi Il modo migliore per farlo è quello di raccontare una storia su una persona in particolare che è stata aiutata dalla donazione. La storia non deve essere lunga. Solo poche frasi e l'uso del nome di una persona possono essere sufficienti a suscitare empatia nel donatore.

Rendi il tuo donatore l'eroe di quelle storie. Lui o lei ha reso possibile quella storia. Tieni un inventario delle storie sulle cose buone che la tua organizzazione di beneficenza realizza. quindi imposta blocchi di copie usando quelle storie e inseriscile nelle tue lettere di ringraziamento come appropriato.

Cambiare spesso le storie manterrà le tue lettere fresche e renderà più facile spedire molte lettere senza doverle rendere completamente nuove.

Anche se servi persone che si trovano in situazioni delicate e hai bisogno di proteggere la loro identità, ci sono modi per raccontare le loro storie senza compromettere la loro privacy.

05 - Invita una persona reale a firmare le tue lettere

Evita le firme digitali a meno che non invii migliaia di lettere alla volta. Anche in questo caso, invia lettere di riserva ai donatori che offrono donazioni significative per il tuo direttore esecutivo, il presidente del consiglio di amministrazione o un presidente volontario per la raccolta di fondi da firmare. Usa veri e propri francobolli di prima classe per queste lettere.

06 - Aggiungi una nota personale scritta a mano

Se appropriato, chiedere al Direttore Esecutivo o al Presidente del Consiglio di aggiungere una nota personale alla lettera. I donatori da lungo tempo che potrebbero conoscere il tuo ED o i membri del consiglio trovano questo particolarmente gratificante.

Menzionare un evento recente a cui il donatore ha partecipato ricorderà al donatore un'esperienza piacevole e aggiungerà autenticità alla nota. Prendi in considerazione una festa per scrivere note con volontari in grado di scrivere appunti su lettere o allegare post-it con messaggi scritti a mano.

07 - Include una busta di risposta

Non consiglio di chiedere un'altra donazione in una lettera di ringraziamento. Onestamente, questo spegne le persone più di quanto pensi. Tuttavia, l'inclusione di una busta di risposta potrebbe ricordare al donatore che le future donazioni sono benvenute.

Molti donatori conservano queste buste e le usano per un regalo più tardi ... o anche subito. Andrew Olsen di Fundraising Fundamentals è entusiasta di includere buste di risposta nelle lettere di ringraziamento. Ha trovato organizzazioni di beneficenza che utilizzano questa tattica per i nuovi donatori che hanno "i tassi di conversione del 2 ° regalo che sono ovunque da 8% -12% in più rispetto a quelle organizzazioni che non li includono".

08 - Usa la lettera come ricevuta fiscale

Il tuo donatore grazie può anche essere una ricevuta. È necessario fornire una ricevuta annualmente a fini fiscali se un donatore restituisce $ 250 o più e si può includere tale divulgazione con questa lettera.

Le lettere di ringraziamento di oggi includono in genere le comunicazioni appropriate ogni volta che un donatore dà, sia online, tramite assegno o tramite donazione mensile .

È buona prassi anche fornire un riassunto delle donazioni per l'anno all'inizio dell'anno prossimo, proprio nel momento in cui i donatori preparano tipicamente le loro dichiarazioni dei redditi . Ricorda solo che una ricevuta non è un ringraziamento . La ricevuta dovrebbe essere una parte minore della lettera.

09 - Invita più coinvolgimento

È sempre bello includere un invito a visitare la tua agenzia e vedere il tuo lavoro di prima mano.

Nel mondo di oggi in cui potresti sollecitare donazioni da persone di tutto il mondo, l'impegno può essere raggiunto attraverso i social media . Incoraggia il tuo donatore a seguire la tua organizzazione su Facebook e Twitter o su qualsiasi altro social network a cui partecipi.

Poiché non ci sono collegamenti ipertestuali in una lettera inviata, fornisci l'indirizzo del tuo sito web e assicurati che i pulsanti dei social media siano facili da trovare.

Includere un invito esplicito a visitare il sito Web e fare clic su tali pulsanti e iscriversi alla newsletter o ad altre comunicazioni. Le icone dei social media sono alcuni degli elementi più importanti sul sito web del tuo ente di beneficenza.

10 - Aggiungi un postscript e fornisci le informazioni di contatto

Siamo tutti scrematori. Ecco perché la maggior parte di noi legge la parte superiore di una lettera e poi salta al PS. Quindi possiamo tornare indietro e leggere il resto della lettera. I direct mail marketing sanno tutto sul PS e lo includono sempre. A volte ne hanno più di uno.

Per il PS di una lettera di ringraziamento, potresti voler riferire di nuovo alla storia che hai fornito ("Michael e Jane sono al sicuro e felici grazie a te") o inserire importanti informazioni di contatto lì.

I donatori dovrebbero avere il nome, il numero di telefono e l'indirizzo e-mail di qualcuno nell'organizzazione che possono contattare con le domande. Il servizio clienti è importante tanto per le organizzazioni non profit quanto per le aziende, quindi è più facile per un donatore trovare una persona reale in caso di problemi.