La maggior parte delle e-mail ringraziate sono terribili. Non sono molto più di una ricevuta. E questo non è abbastanza. Le stesse regole che si applicano ai ringraziamenti spediti si applicano a quelli inviati via email.
Ecco alcune linee guida di base
- Inserisci il nome della tua organizzazione nella riga "Da" della tua email . Il donatore vuole sapere chi sei se intende prendere in considerazione l'apertura del tuo grazie.
- Sii chiaro nella riga "Oggetto" . Dì esattamente di cosa tratta questa email. Qualcosa come "Un caloroso grazie!" lavori. Oppure, "Grazie per la tua donazione". Non utilizzare più di 45 caratteri, quindi verrà visualizzato correttamente.
- Ottieni personale. Inizia il tuo messaggio con il nome del donatore. I nomi sono potenti, quindi usali. "Cara Joanne" o Gentile Fred e Louise. "Usa una virgola anziché un due punti. Vuoi essere informale.
- Inizia con un caldo "grazie" che menziona l'importo della donazione e il nome della campagna o del fondo a cui è stata fatta la donazione.
- Racconta una storia di come quella donazione aiuterà qualcuno o risolverà un problema. Sii specifico e descrittivo.
- Aggiungere una foto. Le foto sono facili da aggiungere in una email. Rendetelo il cuore caldo e un promemoria di chi il vostro donatore sta aiutando.
- T ell il donatore quando sentirà da voi il prossimo. Sarai in grado di segnalare i risultati di una determinata campagna? Quando? Invierai una newsletter o un rapporto?
- Fornisci al donatore informazioni di contatto specifiche in caso di domande o desideri maggiori informazioni. Dare un nome, numero di telefono e indirizzo email di una persona.
- Usa la firma di qualcuno che è importante . Potrebbe essere il direttore esecutivo, il direttore dello sviluppo o il presidente di questa particolare campagna.
- Includere un PS Le persone sono abituate. L'inizio e il PS sono le prime cose che il tuo donatore probabilmente vedrà. Il PS è un buon posto per invitare più impegno. Incoraggia il donatore a visitare il tuo sito Web, visualizzare un video, iscriverti alla tua newsletter o seguire la tua organizzazione su Facebook o Twitter. Approfitta del fatto che puoi includere collegamenti live in una email.
- Includere una divulgazione come "Considera questa lettera una ricevuta per il tuo contributo di $ 50 il 16/04/13. Ciò conferma che non sono stati ricevuti beni o servizi per questo contributo, che è completamente deducibile dalle tasse". ( Ulteriori informazioni sulla divulgazione )
01 - Email grazie da Helen Keller International
Dopo aver risposto all'appello di Million Mom per aiutare a promuovere le patate dolci in Africa per aumentare il consumo di vitamina A, ho ricevuto questa email grazie a Helen Keller International (l'organizzazione che ha ricevuto la mia donazione). La mia donazione è stata elaborata da GlobalGiving e ho ricevuto una breve ricevuta via email da tale organizzazione. Nel giro di due giorni ho ricevuto questo grazie dal coordinatore delle comunicazioni di Helen Keller.
Sono rimasto impressionato dalla reattività dell'organizzazione, ma l'e-mail è troppo breve e concisa per costruire davvero un legame con me al di là di questa donazione. La storia di uno specifico figlio o famiglia le cui vite sono state migliorate grazie alla mia donazione sarebbe stata più efficace. È vero che posso collegarmi a un video e a una newsletter che raccontano la storia in modo più completo. Ma, non fare mai affidamento su un lettore per farlo. Racconta anche la storia nella lettera.
Alcune cose che questo grazie si ottiene sono: 1. la riga dell'oggetto che mi dice subito di cosa tratta questa email, 2. l'uso del mio nome nel saluto, 3. l'invito ad intraprendere ulteriori azioni iscrivendoti a una newsletter , 4. il link a un video e 5. buone informazioni di contatto.
L'oggetto della mail recitava: "Grazie per la tua recente donazione!"
Cara Joanne,La ringrazio molto per la recente donazione a Global Giving al progetto "Mangia l'arancia per una migliore salute in Burkina Faso" di Helen Keller International.
Come ora sapete, questa umile radice può avere un impatto maggiore su donne e bambini, fornendo loro vitamina A miracolosa e salva-vita. Vorrei ora invitarvi ad iscrivervi alla nostra newsletter elettronica, WorldView, inviata una volta mese, così puoi imparare di più su come il tuo supporto sta aiutando HKI a prevenire la cecità e ridurre la malnutrizione per i più vulnerabili in tutto il mondo.
La nostra edizione più recente sul nostro programma di patate dolci a pasta arancione può essere visualizzata cliccando qui. Puoi iscriverti alla newsletter cliccando qui.
Spero tu decida di rimanere in contatto con noi.
I migliori saluti,
Maggie
Maggie Jacoby
Coordinatore delle comunicazioni
Helen Keller International
352 Park Avenue South, Suite 1200
New York, NY 10010
Telefono #
Numero di fax
www.hki.orgFino a quando la grande massa della gente non sarà piena di senso di responsabilità per il benessere degli altri, la giustizia sociale non potrà mai essere raggiunta. - Helen Keller
Guarda i video di ABC World News sui nostri programmi sweetpotato e vitamina A dalle carni arancioni.
02 - Medici senza frontiere ha inviato questo video messaggio per una donazione ricorrente
Medici senza frontiere presta particolare attenzione ai donatori ricorrenti . Ad esempio, un mese hanno inviato questo video grazie. Puoi vedere l'intero messaggio qui.
Ecco cosa ha detto:
"VIDEO: PER TUTTO HAI FATTO, GRAZIE"
"Mentre guardi questo video, i team di MSF stanno salvando vite umane in situazioni di crisi in tutto il mondo, dalla Repubblica Centrafricana allo Yemen, dalla regione del Lago Ciad al Mar Egeo. È grazie alla tua generosità che siamo in grado di rispondere in caso di disastri , guerre e attacchi di epidemie Per conto dei nostri pazienti e del personale: grazie! "
Per ulteriori informazioni sull'utilizzo del video, vedere Azione! 10 modi per cui il non profit può aumentare di più i soldi con i video
03 - Email di Camfed Grazie lettera per una donazione mensile
Camfed ti invia un'email di ringraziamento ogni mese dopo che è stata fatta la mia donazione mensile. La parte inferiore dell'email è una cronologia delle mie transazioni che posso utilizzare a fini fiscali . Questa lettera è piuttosto breve, e credo che Camfed non riesca a cogliere l'opportunità di entrare in contatto con me più profondamente. Sarebbe utile qualcosa sul lavoro più recente dell'organizzazione o un link a un recente comunicato stampa o notiziari. Se sei abbastanza fortunato da avere un donatore ricorrente, assicurati di fare tutto il possibile per mantenerla.
Cara Joanne,
Grazie per la tua donazione a Camfed.
Grazie per aver sostenuto il lavoro di Camfed con le tue generose donazioni regolari. Il tuo prezioso dono ci sta aiutando a fornire un sostegno a lungo termine alle ragazze e alle giovani donne in Africa.
Se avete domande sul vostro ordine o sul nostro lavoro, ci piacerebbe avere vostre notizie. Si prega di e-mail info@camfed.org o chiamare il 415-963-4489.
Cordiali saluti,
Il team di Camfed
Camfed USA
369 Pine Street, Suite 420
San Francisco, CA 94104
Telefono: +01 415-963-4489 | usa@camfed.org
Si prega di stampare o salvare questo messaggio per i record personali. È possibile utilizzare questa pagina come ricevuta fiscale.
04 - Grazie per la donazione online nella scia di un disastro
Notate come questa lettera di ringraziamento è specifica per il disastro che volevo aiutare. Inoltre, c'è una testimonianza di una vittima del disastro. Non ho ricevuto una lettera da questa organizzazione, ma ho ricevuto una telefonata più tardi per ringraziarmi ancora. Bel tocco!
Cara Joanne,
Grazie per il tuo regalo di $ ___. Convoy of Hope ha dispiegato camion e squadre a Joplin, nel Missouri. "Le nostre preghiere vanno alle famiglie di Joplin che hanno perso i loro cari, le loro case e le loro attività commerciali, dice Hal Donaldson." Per gli amici come te, Convoy of Hope è stato in grado di schierare immediatamente squadre e aiuti di emergenza per aiutare le vittime di queste enormi tempeste. Grazie!
Il tuo dono finanziario ha aiutato persone come Rachael, che hanno perso la casa e non hanno cibo per i suoi figli. I lavoratori di Convoy of Hope hanno rifornito Rachael e la sua famiglia di cibo, acqua e prodotti per l'igiene in uno dei nostri siti di distribuzione appena fuori Birmingham, Ala.
"Quando hai dei bambini e non sai come li nutrirai, significa così tanto sapere che ci sono persone qui per aiutarti", dice Rachael.
Grazie ancora per la vostra rapida risposta che ha permesso a Convoy of Hope di aiutare migliaia di persone come Rachael nel sud-est, sulla scia di questo disastro.
Grazie per il tuo dono di $ ____ a Convoy of Hope. Sono le donazioni, come la tua, che ci forniscono aiuto in Giappone, continuano il nostro lavoro ad Haiti e anche tutti gli altri.
A causa di amici come te, i nostri soccorritori si sono schierati nella regione in cui acquisteranno e distribuiranno cibo, acqua e forniture salva-vita in collaborazione con i nostri partner nazionali.
Con il vostro aiuto, raggiungeremo ancora più famiglie e bambini bisognosi qui a casa e in tutto il mondo quest'anno.
Di seguito è riportato un riepilogo del tuo regalo. Puoi anche accedere a una ricevuta online facendo clic su questo link: xxxxxx
Importo: $ xxxx
Metodo di pagamento: Mastercard Credit Card, ************
Data: 24/05/2011
Designazione: risposta ai disastri negli Stati Uniti
Grazie per la tua compassione.
Cordiali saluti,
Hal Donaldson, presidente
05 - Email Lettera di ringraziamento da International Aid Agency
Ecco una lettera di ringraziamento che ho ricevuto da una delle mie organizzazioni internazionali di aiuto preferite, Partners in Health (PIH). Ho risposto a una richiesta di raccolta fondi via e-mail per un ulteriore aiuto per aiutare gli haitiani a superare un uragano e affrontare un'epidemia di colera.
La lettera è breve e un po 'generica, affrontando il lavoro complessivo dell'organizzazione, piuttosto che la necessità specifica a cui stavo rispondendo. Un problema con questa lettera è il linguaggio formale e rigido usato per descrivere il lavoro di PIH. Un esempio è questa frase, "... lavoriamo per diffondere il nostro modello per gli altri ..." Le organizzazioni sanitarie pubbliche spesso parlano in gergo usato nei circoli professionali della salute pubblica. Questo non è quello che piace alla maggior parte dei donatori.
La cosa positiva di questa email è che la riga "da" specifica esattamente chi ha inviato l'e-mail e la riga "soggetto" indica di cosa tratta l'email. Il modo in cui questi campi sono gestiti è molto importante per garantire che il donatore in realtà apra l'e-mail. È meglio essere specifici piuttosto che timidi o criptici.
A: Il mio nome
Da: partner in salute
Oggetto: Grazie per la tua donazione a Partners in HealthCaro mio nome,
A nome di Partners In Health, vorrei ringraziarvi per la vostra donazione di $ xx.xx. Ogni dollaro che contribuisci è profondamente apprezzato dalle comunità in cui lavoriamo. Il tuo regalo sarà designato per sostenere il nostro lavoro ad Haiti, o se hai selezionato, per sostenere il nostro lavoro in tutto il mondo.
Più di venti anni fa, quando Partners In Health fu fondata per la prima volta ad Haiti, promettemmo di fornire le migliori cure mediche in luoghi che non ne avevano, di accompagnare i nostri pazienti attraverso le loro cure e trattamenti e di affrontare le cause alla radice della loro malattia. Oggi lavoriamo in dodici paesi con un approccio globale alla rottura del ciclo della povertà e delle malattie - attraverso l'erogazione diretta dell'assistenza sanitaria e interventi a livello di comunità in agricoltura e nutrizione, alloggi, acqua pulita e generazione di reddito.
Il nostro lavoro inizia con il paziente prima di noi, ma si estende ben oltre la trasformazione delle comunità, dei sistemi sanitari e della politica sanitaria globale. Abbiamo documentato e diffuso i successi del nostro approccio integrato in mezzo a tragedie come il devastante terremoto di Haiti, in paesi ancora segnati dalla guerra, come il Ruanda, il Guatemala e il Burundi, e persino nel centro di Boston. Attraverso la collaborazione con importanti istituzioni mediche e accademiche come la Harvard Medical School e il Brigham & Women's Hospital, lavoriamo per diffondere il nostro modello agli altri; Attraverso gli sforzi di advocacy rivolti ai finanziatori e ai responsabili delle politiche globali, cerchiamo di elevare lo standard per ciò che è possibile nella fornitura di assistenza sanitaria nelle zone più povere del mondo.
È la vostra generosità e fiducia nella nostra missione che ci consente di svolgere questo lavoro, e siamo profondamente grati per la vostra collaborazione.
Grazie,
Ophelia Dahl
Direttore esecutivo
Partner in salutePuoi accedere per visualizzare, scaricare e stampare la cronologia delle donazioni online qui: XXXXXXXXX
Partners In Health, un'organizzazione senza fini di lucro 501 (c) (3), non ha fornito alcun prodotto o servizio, in tutto o in parte, per conto di questo contributo in denaro volontario. Se desideri richiedere la deducibilità fiscale di questo regalo negli Stati Uniti, ti preghiamo di conservare questa lettera di conferma per i tuoi file. Il numero EIN di Partners In Health è xxxxx.