2018 Scadenze per le relazioni annuali sui salari e sulle imposte
Uno dei tuoi doveri come datore di lavoro è di fornire rapporti ai dipendenti e agli appaltatori indipendenti che mostrano il loro reddito rispetto all'anno precedente. Il rapporto per i dipendenti è stato creato sul modulo W-2; quello per i lavoratori a contratto è su Form 1099-MISC. Queste relazioni sono dovute ai dipendenti e ai contraenti indipendenti entro la fine di gennaio dell'anno successivo. Pertanto, per gli stipendi e i pagamenti del 2017, le relazioni devono essere presentate il 31 gennaio 2018.
È inoltre necessario archiviare copie di questi report, insieme a report di riepilogo, all'IRS e alla Social Security Administration (SSA), a scopo di verifica entro la fine di gennaio.
Nuove modifiche di scadenza
Le scadenze per il deposito del modulo W-2 (con l'amministrazione della sicurezza sociale) e del modulo 1099-MISC (con l'IRS) sono state anticipate, a partire dal 2017 per l'anno fiscale 2016 e proseguendo negli anni futuri. La nuova scadenza è il 31 gennaio per ogni anno. La scadenza è la stessa sia per il deposito cartaceo che per quello elettronico ed è la stessa data di scadenza per fornire gli W-2 ai dipendenti e i moduli 1099-MISC agli appaltatori indipendenti.
Come vengono stabilite le date scadute
Se una qualsiasi di queste date di deposito cade in un fine settimana o in un giorno festivo nazionale, i depositi sono dovuti il primo normale giorno lavorativo successivo. Ad esempio, se il 31 gennaio è di sabato, la data di scadenza sarà lunedì 2 febbraio.
01 - Entro il 31 gennaio 2017 - Fornire copie del modulo W-2 ai dipendenti
I moduli W-2 devono essere forniti ai dipendenti entro il 31 gennaio 2018 per le imposte del 2017. È necessario inviare tutti i moduli W-2 2017, insieme a un report di riepilogo sul modulo W-3 , all'Amministrazione della sicurezza sociale entro il 31 gennaio 2018.
È possibile preparare i moduli W-2 seguendo la procedura dettagliata , inclusa la raccolta di informazioni sul dipendente e sui guadagni e compilando le caselle.
02 - Entro il 31 gennaio 2018, fornire copie di moduli 1099-MISC a non dipendenti
Questo articolo include tutte le informazioni necessarie per preparare e archiviare il modulo 1099-MISC per gli appaltatori indipendenti e le aziende che paghi.
Prima di poter preparare e inviare un 1099-MISC a un non dipendente, è necessario ottenere un modulo W-9 da tale persona, per verificare l'ID del contribuente.
Devi inviare un 1099-MISC a qualsiasi non dipendente a cui hai pagato $ 600 o più durante l'anno. La maggior parte dei non dipendenti deve ricevere un 1099-MISC, ma esistono eccezioni per chi deve ricevere un 1099-MISC.
03 - Entro il 31 gennaio 2018, File Form 1096 con l'IRS (insieme a 1099s)
Scopri come preparare e inviare il modulo 1096 (Riassunto annuale e trasmissione dei ritorni delle informazioni) all'IRS, insieme alle copie dei moduli 1099-MISC inviati a un appaltatore indipendente e alle attività che hai pagato.
È necessario compilare un modulo 1096 per ogni diverso tipo di modulo 1099 che si prepara se si inviano questi moduli per posta. Se si archivia 1099-MISC e altri 1099 moduli elettronicamente , non è necessario completare un modulo 1096.
04 - Entro il 31 gennaio 2018, modulo file W-3 con sicurezza sociale (con W-2s)
Il modulo W-3 è un modulo di trasmissione, che riassume le informazioni su tutti i moduli W-2 inviati all'amministrazione della sicurezza sociale. Il modulo W-3 deve essere inviato se si invia per posta. Le forme di trasmissione, insieme a tutti i moduli W-2 dei dipendenti, sono dovute all'Amministrazione della sicurezza sociale entro la fine di gennaio.
Potresti anche essere in grado di archiviare questi moduli online, utilizzando il portale di Business Services Online di Social Security Administration. Se si inviano moduli W-2 in linea, non è necessario includere un modulo di trasmissione W-3.
05 - Come richiedere un prolungamento del tempo di file W-2 di moduli 1099-MISC
Se pensi di dover archiviare in ritardo, puoi richiedere una proroga di 30 giorni per archiviare gli W-2. Le estensioni non vengono concesse automaticamente e dovrai fornire una spiegazione dettagliata del motivo dell'estensione. Usa il modulo 8809 per presentare una domanda di estensione entro il 31 gennaio. L'IRS dice che concederà l'estensione solo in "circostanze eccezionali o catastrofi". Le circostanze sono limitate a quelle che influenzano l'attività dell'azienda:
- Evento catastrofico in un'area disastrosa dichiarata presidenziale
- Morte, malattia grave o assenza inevitabile della persona responsabile della presentazione dei resi
- Incendio, vittime o disastri naturali, o
- L'azienda era nel suo primo anno di attività.
Presentare una domanda per un'estensione può aiutare a evitare multe e sanzioni per il deposito tardivo di moduli W-2 e 1099-MISC.
06 - Dipendenti vs. Appaltatori indipendenti - Qual è la differenza?
È importante essere sicuri di pagare le persone correttamente per il loro tipo di lavoro e utilizzare il modulo corretto per segnalare salari e pagamenti.
La differenza tra il fatto che qualcuno riceva un W-2 o un 1099-MISC per segnalare un reddito dipende dal fatto che la persona sia un dipendente o un appaltatore indipendente.
Se non sei sicuro che un lavoratore sia un dipendente o un lavoratore a contratto, questo articolo sullo stato dei dipendenti e dei contraenti potrebbe essere d'aiuto. Questo articolo su Che cos'è un dipendente include i tre criteri principali che l'IRS utilizza per valutare lo stato dei lavoratori,