Essere avvisati è salvato. Prima di inviare i moduli W-2 ai dipendenti e archiviare questi moduli con l'Amministrazione della sicurezza sociale (insieme al modulo di trasmissione W-3 ), rivedere questi errori comuni per evitare problemi.
Archiviare moduli W-2 in ritardo
A partire dall'anno fiscale 2016, il termine di archiviazione per i moduli W-2 (e 1099 moduli) è stato spostato fino al 31 gennaio. Quindi i moduli W-2 2017 per i dipendenti devono essere inviati all'Amministrazione della sicurezza sociale entro il 31 gennaio , 2018.
Ci sono sanzioni per il deposito in ritardo. Maggiori informazioni sulle nuove scadenze per i moduli W-2 e 1099.
Usando il modulo W-2 dell'anno sbagliato
Utilizzare il modulo W-2 per l'anno in cui il reddito era imponibile, non l'anno in cui si sta compilando il modulo. Ad esempio, per le retribuzioni dei dipendenti nel 2015, utilizzare il modulo W-2 2016 ; questo modulo sarà consegnato ai dipendenti e depositato presso l'Amministrazione della sicurezza sociale nel 2017.
Mancano le scadenze di archiviazione. È necessario fornire i moduli W-2 ai dipendenti entro e non oltre la fine di gennaio e inviare questi moduli all'Amministrazione della sicurezza sociale entro la fine di febbraio. Le scadenze cambiano ogni anno a seconda di quando la data cade sul calendario. Se la scadenza è in un fine settimana o in vacanza, la data viene spostata al giorno lavorativo successivo. Ecco le scadenze esatte per le imposte sui salari di fine anno per l'anno in corso.
Non utilizzare il modulo W-2 approvato
Non è possibile scaricare il modulo W-2, copiarlo e utilizzarlo.
Il rosso su A è un inchiostro speciale. È necessario ottenere i moduli approvati, da una società di forniture per ufficio, dall'IRS o da una società di software. Ulteriori informazioni su dove è possibile ottenere i moduli W-2 approvati.
Non riuscendo a bloccare la ritenuta di sicurezza sociale
La ritenuta di sicurezza sociale deve essere fermato al salario massimo imponibile della sicurezza sociale per ogni anno.
(Questo massimo cambia nella maggior parte degli anni per riflettere il costo della vita.) Sebbene questo non sia specificamente un errore W-2, è comune e causerà un over-report di salari della Social Security per un dipendente. È quindi necessario restituire l'eccesso al dipendente e correggere sia il W-2 che il modulo 941 , il salario trimestrale e il rapporto fiscale per i trimestri che riflettono l'eccesso. Ad esempio, se il dipendente ha raggiunto il massimo per trattenuta di sicurezza sociale a settembre, è necessario modificare il modulo 941 per il terzo trimestre.
Invio di moduli W-2 all'IRS
I moduli di sicurezza sociale devono essere consegnati ai dipendenti entro la fine di gennaio e depositati presso l'Amministrazione della sicurezza sociale entro la fine di febbraio, insieme al modulo di trasmissione W-3, che raccoglie tutte le informazioni da tutti gli W-2.
Impossibile ottenere una rinuncia IRS per E-fling
I datori di lavoro che archiviano 250 o più moduli W-2 devono ottenere una rinuncia se non desiderano l'e-file. Ulteriori informazioni su come ottenere una rinuncia dal deposito elettronico dei moduli W-2 (PDF).
Rendere questi errori di modulo comune sul modulo W-2
Gli errori di forma più comuni nei moduli W-2 includono:
- Impossibile includere decimali e centesimi sugli importi
- Mancato utilizzo dell'inchiostro nero (rendendo le voci troppo chiare)
- Creare voci troppo grandi o troppo piccole. L'IRS suggerisce di usare 12 pt. Tipo di carattere Courier per la stampa di W-2.
- Nome dipendente errato di formattazione. Il nome e l'iniziale del dipendente vanno nella prima casella, il cognome del dipendente va nella seconda casella e qualsiasi suffisso (come "Jr.") va nella terza casella.
L'utilizzo di un software finanziario può aiutarti a evitare molti di questi errori sui moduli W-2, in particolare gli errori di modulo e il software può avvisarti quando raggiungi l'importo massimo previsto per la previdenza sociale. Dai un'occhiata a questo articolo sui programmi software di contabilità 2012 di Rosemary Peavler, Guida alla finanza aziendale, concentrandosi su programmi che includono le funzioni di gestione stipendi.
Come correggere un modulo W-2
È necessario fornire un modulo W-2 a ciascun dipendente entro la fine di gennaio di ogni anno (per l'anno solare precedente), ma non è necessario inviare questi moduli all'Amministrazione della sicurezza sociale (SSA) fino alla fine di febbraio. Questo ritardo fornisce il tempo per correggere gli errori.
Se è possibile correggere l'errore prima di archiviare con SSA, è sufficiente apportare la correzione e inviare il modulo corretto.
Se trovi l'errore dopo aver archiviato l'SSA, devi inviare un W-2 corretto insieme a un modulo di trasmissione corretto W-3c).
Leggi ulteriori dettagli su come apportare correzioni a un modulo W-2, dopo averlo inviato a Social Security Administration.