Modulo W-2 Reporting, modulo 1095-C e altro
Le disposizioni della Affordable Care Act (ACA) sono complesse e dettagliate e ci sono conseguenze fiscali per queste segnalazioni. I datori di lavoro dovrebbero riesaminare la loro comprensione dei requisiti con consulenti fiscali o legali prima di prendere qualsiasi decisione o di inviare relazioni.
Segnalazione dei requisiti per tutti i datori di lavoro
Segnalazione dei costi di benefit ai dipendenti sul modulo W-2
L'ACA "richiede ai datori di lavoro di riportare il costo della copertura nell'ambito di un piano sanitario di gruppo sponsorizzato dal datore di lavoro". A partire dall'anno fiscale 2011, i datori di lavoro erano originariamente tenuti a segnalare il "costo complessivo" della "copertura sponsorizzata dal datore di lavoro applicabile" sul W-2 di un dipendente.
Le ultime informazioni dall'IRS su questo obbligo di segnalazione (a novembre 2014) sono: "Per l'anno solare 2012 e per gli anni futuri, i datori di lavoro sono generalmente tenuti a segnalare il costo delle prestazioni sanitarie fornite nel modulo W-2." Questo requisito si applica a "tutti i datori di lavoro che forniscono" copertura sponsorizzata dal datore di lavoro applicabile "....
Lo dice anche l'IRS
... i datori di lavoro hanno archiviato meno di 250 moduli W-2 per l'anno solare precedente (ad esempio, i datori di lavoro hanno presentato meno di 250 moduli 2012 W-2 (ovvero i moduli W-2 per l'anno solare 2012, che generalmente sono archiviati con SSA) all'inizio del 2013) non sarà richiesto di riportare il costo della copertura sui Moduli W-2 2013 (che generalmente sono depositati presso la SSA all'inizio del 2014).
Cosa deve essere segnalato sul W-2 di un dipendente?
Il rapporto W-2 deve essere incluso nel modulo W-2 di ciascun dipendente, utilizzando il codice DD - Costo della copertura sanitaria sponsorizzata dal datore di lavoro. Nel riferire, includi il valore di qualsiasi copertura medica, dentistica e di vista che potresti pagare.
I calcoli e ciò che è incluso in questo rapporto W-2 sono complessi e i dettagli vengono ancora elaborati dall'IRS.
Leggi ulteriori dettagli su questo requisito di segnalazione dall'IRS in questa pagina di domande e risposte.
Requisiti di segnalazione per i grandi datori di lavoro
Se la tua azienda ha 50 o più dipendenti a tempo pieno equivalenti , sei considerato un "Grande Datore di Lavoro Applicabile" (ALE) ai fini della segnalazione e ai fini della Responsabilità condivisa del datore di lavoro.
I dipendenti a tempo pieno sono quelli che lavorano, in media, almeno 30 ore settimanali.
Oltre agli obblighi di segnalazione descritti sopra per tutti i datori di lavoro, i requisiti di segnalazione per le ALE sono:
1. Una dichiarazione ai dipendenti sulla copertura assicurativa sanitaria offerta. Questa dichiarazione deve essere compilata per ciascun dipendente sul modulo 1095-C e segnalata all'IRS. Vedi di più su questo requisito su questa pagina IRS.
2. Se la tua azienda auto-assicura il suo piano di assistenza sanitaria, è necessario fornire una dichiarazione all'IRS su questa copertura. Maggiori informazioni su questa affermazione su questa pagina IRS.
Quando entrano in vigore questi requisiti di segnalazione?
Le informazioni richieste per le ALE devono essere fornite a partire dal 2015 e i report devono essere presentati nel 2016. I datori di lavoro possono riferire volontariamente le informazioni relative al 2014 nel 2015, ma questa segnalazione non è richiesta.
Quando devono essere forniti i report?
Il rendiconto informativo per il 2015 deve essere fornito ai dipendenti entro la fine di gennaio 2016 e all'IRS, insieme a un modulo di trasmissione, entro la fine di febbraio 2016. Si noti che si tratta delle stesse scadenze dei moduli W-2 ( tranne che i moduli W-2 devono essere presentati all'amministrazione della sicurezza sociale, mentre i moduli 1095 devono essere presentati all'IRS).
Le relazioni per gli anni futuri hanno le stesse scadenze.
Dichiarazione di non responsabilità: le informazioni sui requisiti del datore di lavoro della Affordable Care Act sono complicate e le date effettive e gli aiuti alla transizione sono confusi e in costante cambiamento e ogni situazione aziendale è unica. Assicurati di verificare con i tuoi consulenti fiscali, assicurativi e legali prima di implementare uno qualsiasi di questi requisiti di segnalazione.