Puoi detrarre alcune spese relative al tuo lavoro
È una detrazione dettagliata
Le spese relative al lavoro rientrano nella categoria delle detrazioni varie.
Ciò significa che devi dettagliare sulla tua dichiarazione dei redditi per rivendicarli, quindi dovrai passare attraverso tutti i registri, i calcoli e gli altri tedium che l'itemizing comporta. Ci vorrà più tempo per preparare la dichiarazione dei redditi e, se assumerai qualcuno per prepararlo per te, molto probabilmente ti costerà di più. Questo non ha lo scopo di scoraggiarti, ma assicurati di avere sufficienti spese per i dipendenti non rimborsate che ti verranno comunque anticipate quando capirai cosa ti costerà in termini di tempo e denaro per rivendicarle.
L'elencazione indica anche che non è possibile richiedere la detrazione standard per il proprio stato di archiviazione. Se il totale di tutte le detrazioni dettagliate non eccede la detrazione standard a cui hai diritto, di solito non è nel tuo miglior interesse mettere in evidenza: finirai per pagare di più in dollari di tasse. Quindi, anche se potrebbe essere gratificante utilizzare tali spese per eliminare un margine dall'obbligo fiscale, potresti fare meglio a chiedere al tuo datore di lavoro di rimborsarti per quello che hai speso.
Idoneità alla deduzione delle spese per i dipendenti
"Unreempursed" è la parola chiave qui. Assicurati che il tuo datore di lavoro non ti abbia restituito ciò che hai speso. Non ti ha dato un anticipo per questi costi o un'indennità per pagarli. Se si verifica una qualsiasi di queste circostanze, non è possibile richiedere la detrazione.
Se dovessi dare una contabilità al tuo datore di lavoro, spiegando esattamente a cosa servivano i soldi, era molto probabile un anticipo o un'indennità, in particolare se dovessi restituire i soldi rimasti. Non solo queste spese non sono deducibili, ma il denaro dato a te potrebbe apparire nella casella 12 del tuo W-2 come reddito sul quale devi pagare le tasse. Tuttavia, devono essere soddisfatti diversi criteri prima che questo denaro ti venga addebitato come reddito.
Un'altra regola afferma che le cose su cui spendi denaro devono essere spese aziendali ordinarie e necessarie per il tuo datore di lavoro. "Ordinario" significa che la maggior parte delle persone nella propria linea di lavoro, o anche i loro datori di lavoro, spendono denaro per la stessa cosa. "Necessario" significa che l'acquisto o la spesa sono stati più o meno integrali per fare affari. Ad esempio, non sarebbe considerato ordinario o necessario per uno spettacolo teatrale acquistare un kit di strumenti, mentre potrebbe essere necessario che uno sceneggiatore ne abbia uno per riparare i problemi sul set.
Tipi di spese aziendali dei dipendenti che possono essere detratte
I dipendenti possono sostenere un'ampia gamma di spese relative al loro lavoro, ma queste cinque ampie categorie di spese di lavoro deducibili dalle tasse sono spesso rivendicate:
- Spese del veicolo: comprendono i costi associati all'uso del veicolo personale per motivi legati al lavoro. È possibile detrarre una parte delle spese di guida effettive in base al chilometraggio correlato al lavoro, oppure è possibile utilizzare la tariffa standard per il chilometraggio impostata dall'IRS ogni anno. Il tasso è 53,5 centesimi per ogni miglio a partire dal 2017. miglia ammissibili sono limitati a spostarsi da un posto di lavoro ad un altro, in visita clienti o clienti, andando a una riunione di lavoro lontano dal vostro posto di lavoro regolare, o di ottenere da casa vostra a un luogo di lavoro temporaneo quando avere uno o più luoghi di lavoro regolari. Il pendolarismo non è incluso. Pubblicazione IRS 463, capitolo 4 fornisce una spiegazione dettagliata di queste regole.
- Parcheggio, pedaggi e spese di trasporto locali: sono separati dalle spese del veicolo come carburante, olio, assicurazione e manutenzione. Includono gli altri costi di viaggio come il parcheggio, i pedaggi, i prezzi degli autobus o dei treni. E ancora, alcune spese non sono consentite. Se devi pagare per parcheggiare il tuo veicolo sul posto di lavoro, questo non è deducibile. Finché stai guidando per motivi di lavoro e non per spostamenti, tuttavia, questi costi possono essere detratti.
- Spese di viaggio: comprendono il costo di hotel, volo aereo, noleggio auto e spese simili se devi allontanarti da casa almeno una notte.
- Spese per i pasti e l'intrattenimento: se stai consumando un pasto o intrattieni clienti, clienti, soci in affari o dipendenti, questi costi sono deducibili se sono direttamente correlati e associati alla conduzione degli affari. "Direttamente correlato" significa che lo scopo del raduno era di condurre affari, che tu hai effettivamente intrapreso affari e che tu - o, più precisamente, il tuo datore di lavoro - avevi tutte le ragioni per credere che l'evento avrebbe prodotto un reddito. In genere, solo la metà del costo di pasti e intrattenimento è deducibile dalle tasse, ma ci sono alcune eccezioni a questa regola. Puoi trovarli nel Capitolo 2 della Pubblicazione 463.
- Altre spese aziendali: includono tutte le spese non incluse nelle categorie precedenti, come il costo di biglietti da visita, abbonamenti a pubblicazioni commerciali e aziendali, spese di home office, regali aziendali e istruzione professionale. Possono anche includere tutti gli strumenti o le attrezzature che potrebbero essere necessari per svolgere il tuo lavoro.
Come dedurre le spese aziendali dei dipendenti
Rivendicazione delle spese aziendali dei dipendenti inizia con il completamento del modulo 2106 per calcolare l'importo totale della detrazione a cui hai diritto. Se si desidera detrarre le spese effettive del veicolo, è possibile calcolare la detrazione in base alle miglia percorse completando la pagina 2 di questo modulo. Il modulo più breve 2106-EZ può essere utilizzato se si desidera richiedere il tasso di chilometraggio standard anziché le spese effettive del veicolo.
Puoi quindi inserire la detrazione che hai calcolato sulla riga 21 dell'Allegato A, il modulo che devi utilizzare per dettagliare le deduzioni. Inserisci il totale di tutte le detrazioni dettagliate, determinate dopo aver completato la Pianificazione A, alla riga 40 del modulo 1040 al posto della detrazione standard a cui avresti altrimenti diritto.
Altre detrazioni dettagliate includono costi come spese mediche e dentistiche non assicurate, premi di assicurazione sanitaria in alcuni casi, interessi ipotecari domestici e contributi di beneficenza. Di nuovo, quando hai completato la Tabella A, il totale di tutte queste detrazioni dovrebbe superare l'importo della detrazione standard a cui hai diritto.
La limitazione AGI
Tutte le detrazioni varie sono ridotte del 2 percento del reddito lordo corretto o AGI. Ciò che rimane è l'importo che si può pretendere come deduzione e immettere sul Programma A. Per esempio, se il tuo AGI è di $ 80.000, si può chiedere soltanto una deduzione per l'importo di totale spese varie che superano $ 1.600 o 2 per cento di $ 80.000 . Se hai $ 1,800 di spese, riceverai una detrazione di $ 200. Se le tue spese varie non ammontano al 2% del tuo AGI, non danno diritto a una detrazione.
Conservazione della documentazione
Supponendo che tu rispetti tutte queste regole e vuoi detrarre le tue spese relative al lavoro, l'IRS potrebbe aspettarti che tu sia in grado di sostenerle. Avrai bisogno di una prova per ogni spesa che rivendichi indicando la descrizione di ciò che hai speso, l'importo, lo scopo e la relazione commerciale e la data e il luogo in cui è stata sostenuta la spesa. Si consiglia di conservare un file in esecuzione durante l'anno per conservare tutte le ricevute o di controllarle regolarmente sullo smartphone o sul portatile. Non solo questo renderà i calcoli più facili in termini di tasse, ma avrai la prova a portata di mano se l'IRS ti chiederà mai di produrlo.