L'invio di e-mail aziendali professionali si riduce alla creazione di abitudini che si concentrano su una comunicazione chiara, concisa e appropriata.
1. Utilizzare un indirizzo email aziendale
Quando sei un imprenditore, conducendo affari per conto della tua azienda, assicurati di utilizzare un indirizzo email aziendale. Idealmente, ciò significa che hai un indirizzo commerciale (ad esempio, yourname@yourbusiness.com) che utilizzi per tutte le comunicazioni aziendali.
Se ciò non è possibile, puoi creare un indirizzo email gratuito che includa il nome della tua attività commerciale (ad esempio, yourbusinessname@gmail.com). L'uso di un indirizzo e-mail personale chiaramente non correlato alla tua attività può, nel peggiore dei casi, danneggiare la tua professionalità e in molti casi potresti non essere preso sul serio.
2. Mantenere i messaggi brevi e dolci
Non c'è niente di sbagliato nello spiegare le cose in modo molto dettagliato; può fornire chiarezza e ridurre i fraintendimenti. Ma quando un messaggio e-mail inizia a sembrare un romanzo, puoi rapidamente perdere l'attenzione del destinatario e confondere il problema con informazioni irrilevanti. Per evitare ciò, attenersi a un argomento per e-mail e, quando è necessario includere ulteriori informazioni, utilizzare i sottotitoli in grassetto in modo che i dettagli più importanti siano chiari.
3. Usa righe soggetto descrittivo
Hai mai aperto un messaggio di posta elettronica basato sull'argomento, e alla fine sei completamente confuso e un po 'infastidito quando si trattava di qualcosa di completamente diverso? Dal momento che stai già mantenendo ogni email che scrivi limitato a un argomento come suggerito sopra, dovresti anche assicurarti che la riga dell'oggetto rispecchi quell'argomento e nient'altro.
Ciò non solo aiuterà il destinatario, ma aiuterà anche a rendere più facile la gestione della propria casella di posta elettronica .
4. Tonificarlo
È facile lasciar andare le cose quando invii un'email perché potresti sentirti protetto dallo schermo del computer, ma alcune conversazioni possono essere facilmente fraintese nella posta elettronica. In effetti, senza segnali verbali di comunicazione per temperare il messaggio che stai inviando, qualsiasi email può essere presa nel modo sbagliato. Se stai inviando un messaggio che potrebbe essere discutibile, rileggilo prima di inviarlo e se non sei ancora sicuro, probabilmente stai meglio sollevando il telefono.
5. Rendi utile la tua firma e-mail
Quotazioni, promozioni e iscrizioni alle newsletter in una firma e-mail possono essere efficaci in alcune situazioni, ma tali elementi non dovrebbero mai superare la firma e-mail per il motivo per cui è destinata a essere utilizzata, fornendo le informazioni di contatto. L'e-mail o la risposta iniziale dovrebbero includere una firma e-mail con il nome completo, la società e l'URL al minimo. Anche un numero di telefono, il titolo e il ripristino dell'indirizzo e-mail non fanno male.
6. Controlla il tuo ortografia e correzione di bozze
Il controllo ortografico è facile. Impostalo come impostazione predefinita nel tuo client di posta elettronica per controllare tutti i messaggi prima di inviarli.
L'e-mail è più informale e c'è un po 'più di clemenza con errori ortografici e grammaticali, ma sembra terribile inviare un messaggio pieno di errori. L'ultima cosa che vuoi è fare una brutta impressione perché ti stavi affrettando a inviare un'email e saltato controllando l'ortografia e la grammatica.
L'email è un metodo di comunicazione importante negli affari, anche se non è la tua prima preferenza. Seguendo queste best practice di posta elettronica aziendale ti aiuteremo a mantenere la tua comunicazione e-mail professionale e produttiva , e puoi essere sicuro che l'impressione che stai facendo è buona.