Quando si tratta di gestione del tempo , capire come utilizzare il tempo in modo più produttivo è spesso una sfida. Un buon punto di partenza è la gestione della posta elettronica; questa è una delle aree in cima alla lista dei time-killer per molti proprietari di piccole imprese.
Poiché l'e-mail è una forma di comunicazione continua e non abbiamo il controllo completo sul flusso in entrata, dobbiamo lavorare per migliorare la nostra produttività nel modo in cui riceviamo, organizziamo, rispondiamo e anche pensiamo alle e-mail. I suggerimenti di seguito ti aiuteranno a creare un sistema per gestire la tua posta elettronica in un modo che supporti la produttività anziché consumarla.
1. Disattiva le notifiche.
L'e-mail tende ad arrivare in ogni momento del giorno e della notte, quindi è fondamentale controllare il flusso dei messaggi in arrivo nella tua giornata. Disattiva le notifiche dei nuovi messaggi sia sul computer che sullo smartphone per evitare costanti distrazioni e interruzioni della pianificazione e controllare la posta quando è conveniente per te.
2. Decidi come usare la tua casella di posta.
Ci sono molte filosofie differenti quando si tratta di gestire la tua casella di posta elettronica. Puoi usare la tua casella di posta come un catchall, limitarlo solo a messaggi con priorità alta o renderlo un elenco di attività lavorative.
La chiave è scegliere uno scopo per la tua casella di posta elettronica e attenervisi.
3. Crea mail whitelist e blacklist.
La maggior parte dei client di posta elettronica e dei provider di posta elettronica consente agli utenti di creare elenchi di indirizzi sicuri per garantire che i messaggi superino, inserendo o bloccando in blacklist, ciò che si considera come indirizzi di spam. Prenditi del tempo per aggiornare questi elenchi di frequente per mantenere pulita la tua email in arrivo.
4. Impostare un timer e un processo batch.
Alcuni proprietari di piccole imprese traggono vantaggio dall'avere tasche di tempo nel loro giorno solo per la posta elettronica. Se questo funziona per te, accantonare una quantità specifica di tempo durante il giorno per rispondere ai messaggi, spostare gli elementi di azione nell'elenco delle attività, eliminare la posta indesiderata e ottenere un'idea immediata di ciò che richiede la tua attenzione in seguito.
5. Utilizzare le regole per automatizzare il processo.
Per semplificare ulteriormente il processo di gestione della posta elettronica, utilizza le regole nel tuo client di posta elettronica che ordinano, contrassegnano, spostano e organizzano i tuoi messaggi. Mentre ci vorrà del tempo per creare regole che supportano il modo in cui usi la posta elettronica, una volta che le hai create, puoi ridurre una parte significativa del tempo di elaborazione della tua email.
6. Inizia subito dal tuo smartphone.
Molti proprietari di piccole imprese hanno smartphone in modo che possano rimanere in contatto e al lavoro, anche quando sono fuori ufficio. Se controlli frequentemente la posta elettronica sul tuo dispositivo mobile, puoi risparmiare una quantità significativa di tempo leggendo e iniziando a elaborare i messaggi mentre sei mobile. Anche se ti limiti a eliminare la posta indesiderata e i messaggi che non devi salvare, puoi beneficiare di una casella di posta semplificata quando torni in ufficio.
7. Se non lo leggi, disiscriviti!
Le newsletter via e - mail e altri messaggi di e -mail marketing possono essere un ottimo modo per rimanere in contatto con clienti, colleghi, partner e altre aziende a cui sei interessato, ma questi messaggi possono accumularsi rapidamente.
Se non hai letto un particolare invio ricorrente in diversi numeri, interrompi l'abbonamento. Limitare le newsletter via email e altri messaggi automatici solo a quelli che leggi regolarmente può essere un modo semplice per ridurre il volume nella tua casella di posta.
Per ulteriori strumenti per aiutarti a diventare più produttivo nella tua piccola azienda, consulta questo elenco di 101 app di produttività .