Stabilire una strategia efficace di gestione dei crediti è una parte cruciale della gestione di un'azienda di successo. Ciononostante, ci occupiamo abitualmente delle piccole e medie imprese che non adottano un approccio metodico alla situazione, e sono le peggiori. Migliorare e ottimizzare i processi di contabilità clienti porta molti vantaggi alla tabella e non si applicano solo alla stessa AR. Un processo AR snello ed efficiente ha anche un impatto positivo sul marketing, sulle vendite, sul servizio clienti e sulle operazioni complessive.
Quindi, vale la pena dedicare tempo e sforzi per migliorarlo.
Perché ottimizzare le questioni relative alla contabilità clienti
Come molti titolari di aziende, potresti non vedere immediatamente i vantaggi di ottimizzare proattivamente i tuoi processi di contabilità clienti. Come accennato in precedenza, tuttavia, fare ciò può migliorare drasticamente molti aspetti della tua attività. Impedisce che il capitale esistente vada sprecato, il che aumenta la liquidità. A sua volta, un'azienda è maggiormente in grado di ridurre il debito, ridurre i costi, finanziare la crescita e, in molti casi, sovraperformare la concorrenza.
Una parte cruciale dell'ottimizzazione dei processi di contabilità clienti è quella di essere persistente sull'avvio tempestivo del processo. Troppo spesso, le imprese sono talmente intente a fare vendite che trattano i crediti come un ripensamento. Avviare il processo in anticipo significa discutere cose come i termini di pagamento nelle prime fasi della relazione con il cliente. Ottenere un nuovo cliente a bordo con pagamenti elettronici all'inizio del processo è un altro esempio di approccio proattivo alla situazione.
Prima di fare qualsiasi altra cosa, quindi, impegna la tua azienda a rendere i crediti esigibili una priorità il più presto possibile.
Insidie tipiche dei crediti commerciali
I titolari di aziende spesso spingono i clienti in credito, supponendo che lasciare abbastanza bene da solo sia perfetto. Tuttavia, le cattive pratiche AR causano una serie di problemi per le aziende.
Dall'estensione del credito a clienti non qualificati a non riuscire a seguire gli account scaduti in modo tempestivo, le pratiche di scarsa qualità assorbono tempo, denaro e produttività da un'azienda. Spesso producono un effetto a catena che tocca praticamente ogni aspetto della gestione di un'azienda. La cosa peggiore è che molti dei problemi sono facilmente evitabili.
Altri problemi comuni relativi all'AR includono l'applicazione impropria e l'allocazione dei pagamenti in contanti, il mancato rispetto dell'attendibilità delle fatture e delle fatture e l'incapacità di generare e utilizzare correttamente i report per azzerare potenziali problemi. Ognuno di questi e altri passi falsi possono causare problemi di vasta portata anche per le imprese di grande successo e redditizie, quindi è più che valevole la pena di prendere provvedimenti per correggerli il prima possibile.
Ottimizza queste cinque attività per migliorare l'elaborazione dei crediti clienti
Ottimizzare i processi di contabilità clienti sembra piuttosto scoraggiante fin dall'inizio. Tuttavia, adottando un approccio metodico alla situazione, è possibile implementare modifiche che si tradurranno in miglioramenti abbastanza rapidi e notevoli. Per tua comodità, abbiamo identificato cinque attività che, se correttamente ottimizzate, miglioreranno drasticamente il funzionamento complessivo del processo di contabilità clienti e, a sua volta, genereranno molti interessanti benefici per la tua azienda nel suo complesso:
- Mantenere i dati dei clienti accurati: centralizzare la procedura dei dati master per garantire l'accuratezza dei conti dei clienti e le informazioni è una parte cruciale per stabilire e mantenere un processo efficace di contabilità clienti. Ad esempio, indirizzi imprecisi possono far spedire le fatture nel posto sbagliato, il che si traduce in ritardi nei pagamenti. Gli account dei clienti devono essere controllati su base costante per verificare anomalie come termini di pagamento insoliti o inappropriati, limiti di credito, sconti e simili. Le modifiche ai dati dei clienti devono essere adeguatamente documentate e devono essere predisposti controlli per impedire a persone non autorizzate di accedere o modificare dati.
- Stabilire un processo di approvazione del credito chiaro e conciso - Troppo spesso, le aziende scivolano in abitudini di credito dannose al fine di aumentare le vendite. Certo, questo porta a un circolo vizioso che alla fine può essere disastroso per un'azienda. Estendere il credito può essere una cosa molto buona, ma deve essere stabilito un processo chiaro per farlo. Dovrebbe includere istruzioni chiare su quando e come valutare e ignorare i limiti di credito, quando mettere gli account in attesa e come funziona il processo di applicazione. È necessario eseguire revisioni periodiche del processo di approvazione del credito perché le circostanze cambiano.
- Stabilire un processo di fatturazione efficace - La fatturazione e la fatturazione dei clienti devono essere accurate e ottimizzate per essere efficaci. Errori nel prezzo, unità di misura e simili possono causare gravi danni. Inoltre, le fatture devono essere create e inviate in modo tempestivo e il modo in cui vengono prodotte deve essere coerente e definito. Un modo per migliorare la fatturazione e la fatturazione è automatizzare il più possibile, quindi non temere di fare affidamento sulla tecnologia qui. Utilizzare i report delle eccezioni per individuare gli account problematici. Se possibile, crea un portale clienti per trasferire parte del lavoro ai clienti dando loro un senso di autonomia.
- Affinare il processo di richiesta di contanti - All'arrivo, i pagamenti devono essere applicati correttamente. Devono essere applicati al cliente corretto e alle fatture appropriate. Altrimenti, se in seguito sorgono controversie o problemi, tentare di azzerare il problema iniziale sarà molto difficile. I pagamenti dovrebbero essere applicati rapidamente per garantire che in qualsiasi momento si sappia quali account sono correnti e quali sono scaduti. Un modo potenziale per ottimizzare il processo è offrire un numero limitato di opzioni di pagamento per semplicità. Inserisci le voci del diario prontamente e molto prima delle date limite. Ogni volta che è possibile, evita di riversare denaro in conti di suspense finché non hai il tempo di capire dove dovrebbe effettivamente andare.
- Ottimizza il processo di raccolta : l'ottimizzazione corretta dei crediti rende molto più facile la riscossione dei pagamenti in modo tempestivo ed efficace. Ad esempio, quando i pagamenti vengono applicati correttamente, è facile determinare quali account sono a rischio di default. Gli sforzi di raccolta dovrebbero essere coerenti e metodici. Dovrebbe essere stabilito un processo chiaramente definito per la negoziazione dei piani di pagamento per garantire che si integri perfettamente con gli obiettivi generali dell'azienda. I processi dovrebbero essere automatizzati il più possibile per ridurre il rischio di errori dall'immissione manuale.
Otto migliori pratiche da adottare per migliorare i processi di contabilità clienti
Il Centro americano di produttività e qualità, o APQC, ha stabilito una serie di standard denominati standard aperti. Illustrano le migliori pratiche per l'elaborazione dei conti clienti e dovrebbero dimostrarsi di valore inestimabile mentre si lavora per affinare i processi di AR. Abbiamo riepilogato gli otto punti più importanti degli standard aperti APQC per la vostra convenienza:
- Elimina gli ostacoli alla ricezione dei pagamenti: ad esempio, esamina i tuoi clienti per scoprire quali metodi di pagamento funzionano meglio per loro. Da lì, prendi in considerazione l'idea di offrire una diversa selezione di opzioni di pagamento per rendere più facile per i clienti pagare le fatture in tempo.
- Assegna priorità alla gestione del credito : non estendere il credito volenti o nolenti solo per mantenere le vendite in linea. Questa strategia si ritorce contro il lungo raggio ed è solo un esempio dei molti potenziali problemi che possono sorgere a causa di processi di gestione del credito poveri.
- Valutare regolarmente i crediti ricevibili - Stabilire un programma specifico per il monitoraggio e la valutazione dello stato dei crediti. Idealmente, dovrebbe essere fatto almeno una volta alla settimana. Prima trovi gli errori, prima puoi correggerli e meno è probabile che causino gravi problemi alla tua azienda.
- Prendi in considerazione i termini di pagamento abbreviati - Non esiste una legge che affermi che tutti i clienti debbano avere termini di pagamento net-30. Spesso, usando termini di pagamento più brevi, i clienti che pagano meno spesso pagano almeno un po 'più velocemente, quindi è una buona opzione da considerare.
- Creare un processo di risoluzione delle controversie di fatturazione - Stabilire un processo specifico per la gestione delle controversie di fatturazione. Ciò non solo semplificherà il processo, ma migliorerà la soddisfazione generale del cliente perché il suo team saprà esattamente cosa fare quando si verificherà una controversia.
- Automatizza - Esamina diversi tipi di software e altre forme di tecnologia per automatizzare il maggior numero possibile di processi di contabilità clienti. Quanto più è possibile rimuovere l'elemento umano, tanto più accurato e affidabile sarà l'intero processo. Molti programmi sono costosi, ma il ROI è considerevole in quanto vi sono meno errori e, in molti casi, anche la produttività dei dipendenti aumenta.
- Stabilire un processo di raccolta proattiva: rendere le raccolte una priorità assoluta e applicarle stabilendo una strategia di raccolta chiara e concisa. Idealmente, mirare ad intervenire precocemente. Quando un account scivola nella colonna scaduta, la tua squadra dovrebbe essercisi tutto e sapere solo cosa fare.
- Fattura elettronica - Se hai i mezzi per farlo, inizia a fatturare i clienti elettronicamente. Mentre ci saranno alcuni che non sono in grado di supportare fatture e pagamenti elettronici, la maggior parte delle aziende è a bordo di questi giorni. Meno controlli di carta devi elaborare e posta che devi inviare, più facile e più accurato sarà l'intero processo.
Come puoi vedere, non devi ricominciare da capo per migliorare e ottimizzare i tuoi crediti. Puoi scegliere di occupare un'area alla volta, oppure puoi lanciarti a tutto vapore e rinnovarlo tutto in una volta. In entrambi i casi, ogni passo che intraprenderai per ottimizzare i tuoi crediti riceverai profitti a lungo termine.